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Schulanmeldung

Mit der Schulanmeldungsfunktion können Sie ein digitales Anmeldeformulare erstellen und eingegangene Anmeldungen direkt in EduPage verwalten.

Der Ablauf des Anmeldeprozesses ist dabei folgendermaßen vorgesehen:
  1. Ein Interessent bzw. gesetzlicher Vertreter füllt das Anmeldeformular online aus und sendet es ab.
  2. Er erhält daraufhin automatisch einen Code und kann die Anmeldung optional ausdrucken.
  3. Die Anmeldung wird von der Schule bestätigt und damit die Terminbuchung für den Interessenten/ gesetzlichen Vertreter freigeschaltet.
  4. Der Interessent/ gesetzliche Vertreter erhält eine E-Mail mit Informationen zur Terminbuchung.
  5. Der Interessent/ gesetzliche Vertreter bucht einen Termin für ein Anmeldegespräch.
  6. Wenn es zur Einschreibung kommt, können die Stammdaten des zukünftigen Schülers und dessen gesetzliche Vertreter aus der Anmeldung nach Agenda Online übertragen werden.
Info
Bei Nutzung der EduPage-Website (Stundenpläne und Vertretungen oder Vollständige Schulwebseite) wird das Anmeldeformular in die Website integriert. 
Wird die EduPage-Website nicht bzw. nur der Login verwendet, kann die Anmeldung trotzdem genutzt werden, ist aber nicht über die Login-Seite aufrufbar. Der Link muss Interessierten dann anderweitig übermittelt werden.

1. Anmeldeformular konfigurieren

1.1 Allgemein

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Spezielle Seiten > Administration (unter Schulanmeldung).

  2. In den Einstellungen der Schulanmeldung ist automatisch die Schulanmeldung für das kommende Schuljahr vorhanden und kann bearbeitet und aktiviert werden (s. nachfolgende Schritte).

  3. Klicken Sie auf Schulanmeldung testen, um eine Vorschau des Anmeldeformulars mit den aktuellen Einstellungen zu sehen.
  4. Falls Sie unterschiedliche Anmeldeformulare benötigen (bspw. bei mehreren Schulformen innerhalb eines Schulkomplexes), können Sie weitere hinzufügen. Klicken Sie dazu auf Fügen Sie eine weitere Schulanmeldung hinzu [...].
    1. Markieren Sie jeweils die Schulanmeldung, die Sie bearbeiten möchten, indem Sie sie anklicken, und führen Sie die nachfolgenden Bearbeitungsschritte jeweils für alle Anmeldeformulare durch.
  5. Über Text - Kopfzeile und Text - Fußzeile können Sie optional Text eingeben. Dieser erscheint später auf der Website über bzw. unter dem Button, mit dem das Anmeldeformular geöffnet wird:
  6. Mit dem Button Text vor der Formularsignatur kann optional Text eingegeben werden, der entsprechend im Anmeldeformular angezeigt wird.
    1. Hier können auch Dateien zum Download bereitgestellt werden, s.u. Abschnitt 1.3.
  7. Über den Button Einstellungen legen Sie im Bereich Optionale Bereiche auf der Schulanmeldung fest, welche Eingabefelder im Anmeldeformular enthalten sind.
    1. Automatische Pflichtfelder werden hier nicht angezeigt. 
  8. Speichern Sie die Einstellungen.
  9. Unter Pflichtfelder sehen Sie die aktuell in der Anmeldung enthaltenen Felder.
    1. Pflichtfelder sind orange hinterlegt, optionale Felder grün.
    2. Einige Felder (Vorname, Nachname, Personenkennzeichen) sind automatisch als Pflichtfelder eingestellt.
      1. Auch der Bereich Einverständnis über die Verarbeitung der Daten ist ein fester Bestandteil des Formulars. Statt des Standard-Texts kann unter Einstellungen jedoch eigener Text hinterlegt werden, s.u. Abschnitt 1.4.
    3. Die übrigen Felder können als Pflichtfeld oder optionales Feld eingestellt werden. Durch Anklicken des jeweiligen Feldes kann manuell zwischen diesen Optionen umgeschaltet werden.
  10. Speichern Sie die Einstellungen.

1.2 Individuelle Textfelder/ Dropdown-Menüs/ Datei-Upload hinzufügen

Wenn Sie ein eigenes Textfeld, ein Dropdown-Menü oder die Option des Datei-Uploads in Ihr Anmeldeformular integrieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Spezielle Seiten > Administration (unter Schulanmeldung) > Einstellungen.
  2. Haken Sie die Option Individuelle Felder aktivieren an.
  3. Geben Sie bei Name den gewünschten Text ein.
  4. Wählen Sie bei Typ aus, ob Sie ein reines Textfeld, ein Dropdown-Menü oder eine Möglichkeit zum Datei-Upload anlegen möchten.

  5. Um ein weiteres individuelles Feld hinzuzufügen, setzen Sie den Haken beim ersten (bzw. vorherigen) angelegten Feld.
    1. Beim Auswählen des Typs oder spätestens beim Speichern der Einstellungen geschieht dies automatisch.
  6. Wenn Sie alle Einstellungen wie gewünscht vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.

1.3 Dateien zum Download bereitstellen/ Grafiken einfügen

Um eine Datei zum Download oder eine Grafik in Ihr Anmeldeformular einzubinden, gehen Sie vor wie folgt:
  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Spezielle Seiten > Administration (unter Schulanmeldung) > Text vor der Formularsignatur.
  2. Geben Sie optional Text ein.
    1. Achten Sie darauf, den Cursor anschließend dort zu positionieren, wo der Download-Link eingefügt werden soll.
  3. Klicken Sie auf das Symbol zum Einfügen einer Datei (1) bzw. einer Grafik (2).

  4. Klicken Sie auf Dateien auswählen und laden Sie die gewünschte Datei hoch.
    1. Sie können auch mehrere Dateien hochladen.
  5. Klicken Sie die Datei einmal an, um den Download-Link/ die Grafik in das Textfeld einzufügen.
    1. Das Datei-Upload-Fenster schließt sich automatisch und der Link/ die Grafik ist ins Textfeld integriert.
  6. Speichern Sie die Einstellungen.

1.4 Eigene Datenschutzklausel verwenden

Als Datenschutzklausel zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist ein Standard-Text hinterlegt. Dieser ist automatisch im Anmeldeformular enthalten.
Statt des Standard-Texts kann auch ein eigener Text verwendet werden.
  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Spezielle Seiten > Administration (unter Schulanmeldung) > Einstellungen.
  2. Im Bereich Einverständnis über die Verarbeitung von Daten ist per Standardeinstellung die Standardklausel ausgewählt. Wählen Sie stattdessen Eigene Klausel aus.
  3. Klicken Sie auf Anpassen und geben Sie den gewünschten Text ein.

  4. Optional können hier auch Dateien zum Download oder Grafiken eingebunden werden, genau wie im Text vor der Formularsignatur (vgl. Abschnitt 1.3).
  5. Klicken Sie auf Speichern.
  6. Unterhalb des Textfeldes können Sie auswählen, ob die Datenschutzklausel nur online auf dem Anmeldeformular angezeigt werden soll oder auch beim Ausdruck des Formulars vorhanden ist.

  7. Speichern Sie die Einstellungen.

1.5 Weitere Einstellungen

Unter Einstellungen > Spezielle Seiten > Administration (unter Schulanmeldung) > Einstellungen können Sie im Bereich Allgemeine Einstellungen verschiedene weitere Einstellungen vornehmen. Bspw. die Einrichtung von Benachrichtigungen über eingegangene Anmeldungen per E-Mail, eine Eingangsbestätigung der Anmeldung an die gesetzlichen Vertreter (die standardmäßig aktiviert ist) etc. 

2. Schulanmeldung aktivieren & online stellen

Damit die Schulanmeldung auf Ihrer EduPage-Website sichtbar ist und genutzt werden kann, sind zwei Einstellungen notwendig.

2.1 Aktvierung

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Spezielle Seiten > Administration (unter Schulanmeldung).
  2. Klicken Sie im Bereich Aktivierung auf Anwendung einschalten.
    1. Falls Sie mit mehreren Anmeldeformularen arbeiten, können Sie diese jeweils separat aktivieren.

2.2 Sichtbarkeit auf Website

Je nach Voreinstellungen kann die Anmeldung auf der Website verborgen sein. Überprüfen Sie dies und stellen Sie sie ggf. sichtbar:
  1. Navigieren Sie zu Start > Module und Navigation > Liste aller verfügbaren Module, aktivierte Module.
  2. Klicken Sie auf den Punkt Navigation links oben.
  3. In der Navigation sehen Sie auf der linken Seite die versteckten und auf der rechten die sichtbaren Module.
    1. Falls das Modul Schulanmeldung (Achtung: NICHT Anmeldung oder Anmeldungen!) auf der linken Seite steht, ziehen Sie es per Drag & Drop auf die rechte Seite an die gewünschte Position in der Kategoriestruktur Ihrer Website; dabei bietet sich die Unterseite Schulanmeldungen an.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

3. Termine für Anmeldegespräche einstellen

Damit Interessierte nach Bestätigung der eingegangenen Anmeldung (s.u. Abschnitt 4.) einen Gesprächstermin buchen können, müssen Termine zur Auswahl gestellt werden:
  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Spezielle Seiten > Administration (unter Schulanmeldung).
  2. Öffnen Sie den Reiter Terminbuchung und klicken Sie auf Einstellungen.

  3. Geben Sie Datum, Uhrzeit und Zeitdauer des (ersten) Zeitintervalls an, in dem Termine angeboten werden sollen.
  4. Wählen Sie die Dauer eines Termins und optional die Dauer der Pause zwischen den Terminen aus.
  5. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  6. Falls Sie weitere Zeitintervalle angeben möchten, geben Sie die Daten für das nächste Zeitintervall ein wie oben beschrieben und klicken Sie erneut auf Hinzufügen.
    1. Wenn Sie mehrere Slots gleichzeitig anbieten möchten, können Sie diese einfach mehrmals hinzufügen.
  7. Fahren Sie so mit allen gewünschten Zeitintervallen fort.

  8. Klicken Sie auf Speichern.

4. Eingegangene Anmeldungen bestätigen & Terminbuchung freigeben

Damit Interessierte einen Termin für ein Anmeldegespräch buchen können, muss die Anmeldung bestätigt werden. Mit der Bestätigung ist die Terminbuchung für diese Anmeldung freigeschaltet und der Interessent bzw. der gesetzliche Vertreter erhält automatisch eine E-Mail mit den Informationen und dem Link zur Terminbuchung; s. Quick-Start-Guide für Eltern/ gesetzliche Vertreter, Abschnitt 1.
Diese E-Mail kann als Erinnerung auch manuell erneut versandt werden.

4.1 Anmeldungen bestätigen

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Spezielle Seiten > Administration (unter Schulanmeldung).
  2. Öffnen Sie den Reiter Liste. Hier werden die eingegangenen Anmeldungen angezeigt.

    1. Wenn eine eingegangene Anmeldung nachträglich vom Ersteller verändert wurde, werden beide Varianten in der Liste angezeigt.
    2. Blenden Sie in dem Fall die Spalte Detail ein (falls diese nicht bereits angezeigt wird).
      1. Klicken Sie dazu auf das Spaltensymbol über der Liste.

      2. Haken Sie die Option Detail an und schließen Sie das Fenster wieder.

    3. In dieser Spalte werden nun die Informationen zu den Versionen angezeigt.
  3. Öffnen Sie eine Schulanmeldung, indem Sie den Code der Anmeldung anklicken.
  4. Überprüfen Sie die Anmeldung und bestätigen Sie sie mit dem entsprechenden Button in der oberen Menüleiste.
    1. Sie können die Anmeldung auch ausdrucken oder löschen.
    2. Wenn die Anmeldung eine hochgeladene Datei enthält, können Sie diese im entsprechenden Bereich der Anmeldung über Datei anzeigen einsehen bzw. herunterladen.

  5. Verfahren Sie so mit allen Anmeldungen.
  6. Bestätigte Anmeldungen erkennen Sie an einem grünen Haken vor dem Code.
    1. Über die Option Bestätigte anzeigen in der oberen Menüleiste können Sie nach bestätigten Anmeldungen filtern.

4.2 E-Mail zur Terminbuchung manuell senden

Wenn es bestätigte Anmeldungen gibt, zu denen noch kein Termin gebucht wurde, können Sie die E-Mail zur Terminbuchung als Erinnerung erneut an die Ersteller der eingegangenen Anmeldungen versenden.
  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Spezielle Seiten > Administration (unter Schulanmeldung).
  2. Öffnen Sie den Reiter Terminbuchung.
  3. Wählen Sie Senden Sie eine Nachricht über die Möglichkeit, einen Termin zu buchen.
    1. Diese Option ist nur unter den o.g. Umständen verfügbar.


5. Buchungsübersicht einsehen/ drucken

Nachdem die eingegangenen Anmeldungen bestätigt wurden und die Interessierten/ gesetzlichen Vertreter einen Termin gebucht haben, können Sie eine Übersicht der gebuchten Termine einsehen bzw. ausdrucken.
  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Spezielle Seiten > Administration (unter Schulanmeldung).
  2. Öffnen Sie den Reiter Terminbuchung. 
  3. Falls Sie mit mehreren Anmeldeformularen arbeiten, und klicken Sie auf Liste mit gebuchten Terminen.
  4. Sie sehen nun die Liste der Anmeldungen, zu denen ein Termin gebucht wurde.
    1. In der Spalte Termin werden die Termindetails angezeigt.
  5. Klicken Sie auf das Drucker-Symbol über der Liste, um die Übersicht auszudrucken oder als PDF-Dokument abzuspeichern.

6. Schüler einschreiben & Stammdaten übernehmen

Wenn das Anmeldegespräch zu einer Einschreibung des Interessenten geführt hat, können Sie die Stammdaten des zukünftigen Schülers und der gesetzlichen Vertreter folgendermaßen in Ihre Agenda Online übernehmen:
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Schulanmeldung > Schulanmeldung.
  2. Klicken Sie die gewünschte Schulanmeldung an und wählen Sie Editieren (obere Menüleiste).
  3. In diesem Fenster können Sie die Daten aus der Schulanmeldung editieren oder ergänzen, falls gewünscht.
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen -> Schulanmeldungen [...] unten links im Fenster.

  5. Nun öffnet sich der (noch nicht gespeicherte) Datensatz des zukünftigen Schülers inkl. der Daten der gesetzlichen Vertreter.
  6. Wenn alle Daten korrekt sind, speichern Sie den Datensatz mit OK.
    1. Die Daten der gesetzlichen Vertreter werden beim Speichern automatisch als eigene, bereits mit dem Kind verknüpfte Datensätze in der Kategorie Gesetzliche Vertreter angelegt.


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