EP Support | Zeiterfassungsterminals

Datafox-Terminals für die Zeiterfassung

Durch eine Kooperation zwischen RAABE und dem Hersteller Datafox ist es möglich, Zeiterfassungsterminals von Datafox für die Zeiterfassung von Lehrkräften bzw. Mitarbeitenden oder/und Schülern in EduPage einzusetzen.
Die Geräte können direkt bei Datafox erworben werden (Personalzeiterfassung - exakt & einfach | DATAFOX Terminals – datafox).
Sie werden von Datafox geliefert, vorkonfiguriert und nach der Netzwerkanbindung in EduPage eingebunden.

Info
Bitte beachten Sie, dass die Terminals ausschließlich zur Zeiterfassung genutzt werden können und nicht für das (abgekündigte) Kantinenmodul.

1. Überblick: Datafox-Geräte

Datafox bietet verschiedene Terminals für unterschiedliche Einsatzszenarien an; s. Personalzeiterfassung - exakt & einfach | DATAFOX Terminals – datafox.

1.1 Verfügbare Eigenschaften

  1. Die Geräte lassen sich je nach Anwendungsfall flexibel konfigurieren.
  2. LAN und WLAN-Modul können alternativ eingesetzt werden.
  3. Netzteil und PoE können alternativ eingesetzt werden.
  4. RFID sowie Barcode-/QR-Leser können alternativ eingesetzt werden.

1.2 Anmeldearten am Terminal

Je nach Gerätekonfiguration kann die Anmeldung am Gerät über unterschiedliche Wege/Medien erfolgen:
  1. RFID-Token
    1. Entsprechende Transponder können, wenn gewünscht, ebenfalls bei Datafox erworben werden.
  2. NFC-fähige Smartphones
  3. Fingerabdruck

1.3 Individualisierung der Geräte

  1. Als EduPage-Nutzer steht Ihnen ein Standarddesign von RAABE zur Verfügung.
  2. Alternativ kann eine individuelle Gestaltung des Geräts gewählt werden.
    1. Die Zusatzkosten richten sich hierbei nach Bestellablauf und gewünschter Ausführung.

1.4 Hinweise zum Hersteller

Datafox hat seinen Sitz in Geisa in Südthüringen.
Die Geräte werden ebenfalls dort produziert.

2. Bestellablauf

  1. Wenden Sie sich bei Interesse an einer Zeiterfassungslösung an den EduPage-Vertrieb und lassen Sie sich zu passenden Geräten und dem monatlichen Lizenzmehrpreis beraten.
  2. Entscheiden Sie sich für eine passende Lösung.
  3. Bestellen Sie das gewünschte Gerät direkt bei Datafox.
    1. Bei Bedarf veranlassen Sie gleichzeitig eine Individualisierung des Geräts.
  4. Sie erhalten das vorkonfigurierte Gerät direkt von Datafox.
  5. Nun kann das Gerät in Betrieb genommen werden wie in Abschnitt 3. beschrieben.

3. Inbetriebnahme des Geräts

Für den Aufstellungsort des Terminals empfiehlt sich ein geschützter, zentraler Ort wie z.B. Empfang, Sekretariat oder Lehrerzimmer - je nachdem, ob Sie die Zeiterfassung ausschließlich für Mitarbeitende oder auch für Schüler nutzen.
  1. Schließen Sie das Gerät ans Stromnetz an und starten Sie es gemäß den Vorgaben von Datafox.
  2. Verbinden Sie das Terminal mit dem Netzwerk am Aufstellungsort.
    1. Falls Sie Unterstützung bei der Installation benötigen, wenden Sie sich an Datafox.
  3. Wenden Sie sich nun an den EduPage-Support, um Ihr Terminal mit Ihrer EduPage-Instanz verbinden zu lassen.
  4. Anschließend können Sie mit der Registrierung der Anmeldemedien fortfahren; s. Abschnitt 4.

4. Registrierung der Anmeldemedien

Damit die Check-Ins/-Outs am Terminal - im Folgenden als Beeps bezeichnet - in EduPage automatisch den betreffenden Mitarbeitenden / Schülern zugeordnet werden können, müssen die Anmeldemedien einmalig registriert werden.
Registrierung bei Lehrkräften
Registrierung bei Schülern
Registrierung bei Lehrkräften
  1. Navigieren Sie in Ihrer EduPage zu Agenda Online > Kollegium.
  2. Öffnen Sie den Datensatz der Person, deren Anmeldemedium Sie registrieren möchten.
  3. Wählen Sie E-Karten > E-Karte hinzufügen.

  4. Geben Sie die ID des Mediums in das Feld Wert ein.
    1. Sollten Sie die ID nicht (mehr) parat haben, gehen Sie folgendermaßen vor:
      1. Erfassen Sie das Anmeldemedium am Terminal wie bei der regulären Erfassung der Ankunftszeit (s. Abschnitt 6.).
      2. Navigieren Sie in EduPage zu Einstellungen > Sicherheit > Geräteverwaltung (unter Ankünfte zur Schule) > Beeps.
        1. Optional kann hier über die Filtereinstellungen (1) nach registrierten bzw. nicht registrierten Beeps gefiltert werden.
        2. In der Spalte Lesegerät werden Ankunfts-Beeps mit A und Verlassen-Beeps mit B angezeigt.
      3. Kopieren Sie die ID in der Spalte Chip Nummer (2).

      4. Tragen Sie die ID in den Datensatz der betreffenden Person ein wie oben beschrieben.
      5. Alternativ kann die Nummer auch am Terminal abgelesen und manuell übertragen werden.
  5. Wählen Sie im Feld Typ eine passende Option aus dem Dropdown-Menü aus.
    1. Sollte es keine exakt zutreffende Option geben, wählen Sie eine ähnliche.
  6. Speichern Sie mit OK > OK.
Registrierung bei Schülern
  1. Navigieren Sie in Ihrer EduPage zu Agenda Online > Schüler.
  2. Öffnen Sie den Datensatz der Person, deren Anmeldemedium Sie registrieren möchten.
  3. Wählen Sie Anderes > E-Karte hinzufügen (unter E-Karten).

  4. Geben Sie die ID des Mediums in das Feld Wert ein.
    1. Sollten Sie die ID nicht (mehr) parat haben, gehen Sie folgendermaßen vor:
      1. Erfassen Sie das Anmeldemedium am Terminal wie bei der regulären Erfassung der Ankunftszeit (s. Abschnitt 6.).
      2. Navigieren Sie in EduPage zu Einstellungen > Sicherheit > Geräteverwaltung (unter Ankünfte zur Schule) > Beeps.
        1. Optional kann hier über die Filtereinstellungen (1) nach registrierten bzw. nicht registrierten Beeps gefiltert werden.
        2. In der Spalte Lesegerät werden Ankunfts-Beeps mit A und Verlassen-Beeps mit B angezeigt.
      3. Kopieren Sie die ID in der Spalte Chip Nummer (2).

      4. Tragen Sie die ID in den Datensatz der betreffenden Person ein wie oben beschrieben.
      5. Alternativ kann die Nummer auch am Terminal abgelesen und manuell übertragen werden.
  5. Wählen Sie im Feld Typ eine passende Option aus dem Dropdown-Menü aus.
    1. Sollte es keine exakt zutreffende Option geben, wählen Sie eine ähnliche.
  6. Speichern Sie mit OK > OK.
 

5. Hinterlegung und Übernahme von Abwesenheitsgründen

  1. Hinterlegen Sie die Abwesenheitsgründe, die Sie für die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeitenden benötigen, im Vertretungsplan; s. Vertretung: Grundeinstellungen, Abschnitt 2.
    1. Damit die Abwesenheitsgründe in die Einstellungen des Terminals übernommen werden können, muss in das Bemerkungsfeld jeweils der Text #PZE eingegeben werden.

  2. Die Übernahme muss in den Geräteeinstellungen des Terminals veranlasst werden.
    1. Sollten sich hinsichtlich der Abwesenheitsgründe Änderungen ergeben, muss die Übernahme jeweils erneut durchgeführt werden.

6. Ablauf der Zeiterfassung (Mitarbeitende / Schüler)

  1. Wählen Sie im Menü Ihres Terminals die Ankunft bzw. das Verlassen aus.
  2. Nun kann durch Vorhalten des Anmeldemediums die Ankunft / das Verlassen als Beep erfasst werden.

7. Übernahme der erfassten Zeiten innerhalb von EduPage

  1. Die erfassten Beeps können unter Einstellungen > Sicherheit > Ankunftszeiten anzeigen (unter Ankünfte zur Schule) > Schüler bzw. Lehrkräfte eingesehen werden.
  2. Zudem werden die erfassten Ankunfts-/ Verlassenszeiten in die entsprechenden EduPage-Module übernommen:
    1. Bei Lehrkräften werden die Zeiten in das Modul Lehrkraft-Anwesenheit in die Spalten Ankunft und Gehen übertragen.
    2. Bei Schülern werden die Zeiten in der Anwesenheitserfassung des Klassenbuchs angezeigt.
      1. Optional können die Anwesenheiten anhand dieser Zeiten übernommen werden, sodass die Schüler mit erfassten Ankünften als anwesend und die übrigen als abwesend hinterlegt sind.
        1. Klicken Sie dazu auf Anhand Ankünfte anpassen und bestätigen Sie mit OK.


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