EP Support | Manuelle Datenanlage und -Bearbeitung

Agenda Online: Daten manuell anlegen, bearbeiten & löschen

Um die Agenda Online (die Datenbank Ihrer EduPage) mit Daten zu befüllen, können Daten über verschiedene Wege importiert (s. Daten aus Excel/ CSV importieren, Datenimport aus Schulverwaltungsprogramm) oder manuell angelegt werden. Wie Sie bei der manuellen Datenanlage vorgehen, Daten bearbeiten und löschen, wird im Folgenden erläutert.
Idea
Alternativ zur direkten Anlage von Daten in Agenda Online können diese auch über den Assistenten in der linken Menüleiste angelegt werden.

1. Neue Datensätze anlegen

Um einen neuen Datensatz anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online und wählen Sie die gewünschte (Unter-) Kategorie aus (Schüler/ Gesetzliche Vertreter/ Klassen/ Lehrkräfte/ ...).
    1. Achten Sie auf eine sinnvolle Reihenfolge. Legen Sie bspw. Klassen an, bevor Sie Schüler anlegen, damit diese beim Anlegen den Klassen direkt zugeordnet werden können.
    2. Fügen Sie beim Anlegen von Schülern direkt im jeweiligen Datensatz den/ die gesetzlichen Vertreter hinzu, so werden diese gleich ins System übernommen und können in der Kategorie Gesetzliche Vertreter aufgerufen werden. Die Verknüpfung zum Kind wird auf diese Weise automatisch erstellt.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu (im Reiter Hauptmenü).

  3. Geben Sie die gewünschten Daten ein und speichern Sie den Datensatz mit OK.


2. Datensätze löschen

2.1 Allgemein

Um einen Datensatz, der noch keine Verknüpfungen enthält, zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Markieren Sie den Datensatz, indem Sie ihn anklicken.
  2. Wählen Sie Löschen in der oberen Menüleiste (Reiter Hauptmenü).
  3. Klicken Sie in dem sich nun öffnenden Fenster erneut auf Löschen.

2.2 Datensätze mit bestehenden Verknüpfungen löschen

Wenn Datensätze verknüpft sind; bspw. Klassen bereits Schüler enthalten oder Klassenbucheinträge gemacht wurden, bei Schülern Abwesenheiten erfasst oder diese in Terminen angegeben wurden, lassen sich die Datensätze nicht löschen. In solchen Fällen müssen zuerst die entsprechenden Einträge gelöscht werden. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
  1. Markieren Sie den Datensatz, indem Sie ihn anklicken.
  2. Wählen Sie Löschen in der oberen Menüleiste (Reiter Hauptmenü).
  3. Nun wird Ihnen angezeigt, was für Einträge das Löschen verhindern.
  4. Löschen Sie die genannten Einträge.
    1. Je nach Art des Eintrags kann dies unterschiedlich aussehen. Beispiele:
      1. Bei einer Abwesenheit, rufen Sie die betreffende Stunde im Klassenbuch oder im Modul Schüler-Abwesenheit auf und stellen Sie den Schüler wieder auf anwesend.
      2. Bei einem Termin, rufen Sie die Einstellungen des Termins auf und entfernen Sie den Schüler. (Dies ist nur dann notwendig, wenn einzelne Schüler im Termin ausgewählt sind.)
      3. Bei Bewertungen, löschen Sie die betreffenden Bewertungen.
      4. Falls schon Lerngruppen erstellt wurden, muss der Schüler aus Lerngruppen mit geteilter Klasse (also mit expliziter Schülerzuteilung) ausgetragen werden. Dies kann in der Lerngruppen-Übersicht oder in Agenda Online im im Datensatz des Schülers im Bereich Schulzeit > Lerngruppen/AGs/BGs gemacht werden.
  5. Wenn alle Einträge gelöscht/rückgängig gemacht sind, lässt sich der Datensatz ebenfalls löschen.

2.3 Vorgehen bei abgehenden Schülern (& gesetzlichen Vertretern) / Lehrkräften

Wenn Schüler oder Lehrkräfte während des Schuljahrs oder am Ende des Schuljahrs die Schule verlassen, bestehen i.d.R. so viele Verknüpfungen, dass eine Löschung der Datensätze sehr aufwendig wäre. Zudem wäre damit keine lückenlose Datenpflege möglich.
Wie Sie in solchen Fällen vorgehen, erfahren Sie hier: Datenpflege: Änderungen erfassen, Abschnitt 3.

3. Änderungen erfassen

3.1 Überschreiben von Daten vs. Änderung ab einem bestimmten Zeitpunkt

Bei Änderungen an Daten wie bspw. Stammdaten von Personen ist das Vorgehen davon abhängig, welche Art von Stammdaten betroffen ist:
  1. Daten wie (E-Mail-) Adresse, Telefonnummer etc. können i.d.R. einfach überschrieben werden.
  2. Bei einer Namensänderung oder einem Klassenwechsel hingegen ist es meist wichtig, dass die Änderung nicht rückwirkend übernommen wird, sondern ab einem bestimmten Datum in Kraft tritt. Wie Sie dies einstellen, erfahren Sie hier: Datenpflege: Änderungen erfassen, Abschnitt 1.

3.2 Massenänderung

Wenn Sie für mehrere Datensätze die gleiche Änderung durchführen möchten, können Sie dies wie folgt über die Massenänderung tun. 

  1. Navigieren Sie in Agenda Online zur gewünschten (Unter-) Kategorie.
    1. In manchen Kategorien wie z.B. Schüler finden Sie Dropdown-Menüs mit weiteren Unterkategorien wie z.B. den einzelnen Klassen.
  2. Markieren Sie die Datensätze, an denen Sie Änderungen vornehmen möchten.
    1. Mit Strg+A können Sie alle angezeigten Datensätze markieren (alternativ mit Klick auf die erste und anschließend Klick mit gedrückter Shift-Taste auf die letzte Zeile).
    2. Mehrere nicht zusammenhängende Datensätze markieren Sie durch Anklicken mit gedrückter Strg-Taste.
    3. Ohne Markierung sind automatisch alle angezeigten Datensätze ausgewählt.
  3. Klicken Sie auf Optionen > Massenänderung.
  4. Wählen Sie in der rechten Seite des Fensters die gewünschte Änderung aus. Um z.B. mehrere Schüler einer Interessengruppe zuzuordnen, wählen Sie Anpassen: Interessengruppen.
  5. Überprüfen Sie sicherheitshalber die ausgewählten Schüler, die im unteren Bereich angezeigt werden.
  6. Geben Sie an, was in Zukunft gelten soll; in diesem Beispiel wird die Interessengruppe ausgewählt.
  7. Bestätigen Sie mit dem entsprechenden Button rechts unten (hier Anpassen: Interessengruppen)


4. Verknüpfungen zwischen Schülern und gesetzlichen Vertretern bearbeiten

4.1 Verknüpfung hinzufügen

Wenn Sie die Datensätze der gesetzlichen Vertreter über die der Schüler anlegen wie in Abschnitt 1, Schritt 1.b beschrieben, werden die Datensätze automatisch miteinander verknüpft, sodass hier i.d.R. nichts manuell verknüpft werden muss. Muss dennoch einmal eine Verknüpfung manuell hinzufügen werden, gehen Sie wie folgt vor.
  1. Öffnen Sie den Datensatz des gesetzlichen Vertreters und klicken Sie auf Kinder.
  2. Klicken Sie Hinzufügen und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das zugehörige Kind aus.

  3. Speichern Sie die Auswahl mit OK.

4.2 Verknüpfung löschen

Um eine Verknüpfung zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor.
  1. Öffnen Sie den Datensatz des gesetzlichen Vertreters und klicken Sie auf Kinder.
  2. Markieren Sie das Kind, dessen Verknüpfung getrennt werden soll, indem Sie es anklicken.
  3. Wählen Sie trennen und bestätigen Sie mit OK.


    • Related Articles

    • Löschen von Daten aus EduPage

      Personenbezogene Daten können über die Funktion Daten DSGVO-konform löschen jeweils nach dem Ende des darauffolgenden Schuljahrs (bei manchen Daten bereits nach dem Ende des betreffenden Schuljahrs) vom Administrator gelöscht bzw. anonymisiert ...

    • Agenda Online: Übersicht

      Agenda Online ist neben dem Stundenplan das wichtigste Modul Ihrer EduPage, da es die Datenbank darstellt, aus der alle anderen Module gespeist werden. Dieser Artikel bietet eine Übersicht über die Struktur, wichtige Einstellungen und ...

    • Benutzerrechte für Lehrkräfte und Mitarbeitende verwalten

      In EduPage sind die unterschiedlichen Kontotypen (Lehrkräfte, Schüler, Eltern) mit entsprechenden Benutzerrechte verbunden, die Sie an verschiedenen Stellen manuell verändern können. Für Lehrkräfte und Mitarbeitende gibt es erweiterte Benutzerrechte, ...

    • Betreuung: Betreuungskräfte anlegen (Administrator)

      Betreuungskräfte werden genauso wie Lehrkräfte in Agenda Onlineangelegt. Durch die Zuordnung einer Rolle sowie einer Firma werden die entsprechenden Rechte bzw. Einschränkungen zugewiesen, sodass Betreuer bspw. nur die relevanten Daten der Schüler ...

    • Datenpflege: Änderungen erfassen

      Dieser Beitrag beschreibt, wie Sie als Administrator Änderungen an diversen Stammdaten, Klassen- oder Schulwechsel sowie Änderungen von Schul- oder Anstellungszeiten korrekt erfassen, um eine saubere und lückenlose Datenpflege zu gewährleisten. 1. ...