EP Support | Datenimport aus Excel/ CSV

Daten aus Excel/ CSV importieren

Aus einer Excel- oder CSV-Datei können Sie Ihre Stammdaten wie Schulfächer-, Lehrkräfte-, Klassen-, Raum- und Schülerdaten mit wenigen Klicks per Copy/Paste in EduPage importieren. Bereits eingespielte Daten können mit den neu importierten Daten verknüpft werden.

Idea
Am Ende dieses Artikels finden Sie eine Stammdaten-Importvorlage.

Alternativ können Daten auch händisch eingegeben oder aus den Schulverwaltungsprogrammen Schild-NRW, Schild-NRW (mdb), Generic XML, ASV - Stundenplanprogramm, ASV - Notenverwaltung oder RHC Prime Line (beta) importiert werden, s. Datenimport aus Schulverwaltungsprogramm.

Warning
Bevor Sie Schülerdaten importieren, müssen zuerst die Klassen angelegt/ importiert sein! Andernfalls kann die Klasseninformation beim Import nicht zugeordnet werden und es wird für jeden Schüler eine Klasse angelegt.
Beachten Sie auch, dass die Daten der gesetzlichen Vertreter nicht separat importiert werden können, sondern für den Import in den Datensätzen der Schüler enthalten sein müssen.

1. Import

Achten Sie darauf, die Klassen vor den Schülern anzulegen/ zu importieren.
Beim Import gehen Sie jeweils folgendermaßen vor:
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > optional kann eine Kategorie gewählt werdenen (z.B. Schulfächer) > Datei > Import > Import aus Zwischenablage.

  2. Geben Sie an, welche Daten Sie importieren möchten. Wählen Sie dazu bei Tabelle die entsprechende Kategorie (Schulfächer/ Lehrkräfte/ Klassen/ Räume/ Schüler) aus.

    1. Beachten Sie beim Import von Schülerdaten, dass vorher die Klassen angelegt/ importiert sein müssen!

  3. Kopieren Sie die entsprechenden Daten aus Ihrer vorbereiteten Excel-Liste (Rechtsklick - Kopieren oder Strg+C). 

  4. Fügen Sie die kopierten Daten in das dafür vorgesehene Feld ein (Rechtsklick - Einfügen oder Strg+V).

    1. Wenn Sie den Spaltenkopf mit kopiert haben, setzen Sie einen Haken bei In der ersten Zeile stehen die Spaltenbeschriftungen. Falls in einem Spaltenkopf Fragezeichen stehen, klicken Sie diesen an und wählen eine Beschriftung aus dem sich öffnenden Menü aus. Wenn Sie nichts auswählen, wird die betreffende Spalte nicht importiert!

    2. Wenn Sie den Spaltenkopf nicht mit kopiert haben, klicken Sie jeden Spaltenkopf an und wählen eine Beschriftung aus dem sich öffnenden Menü aus.

  5. Wenn alle Spaltenüberschriften korrekt angegeben sind, klicken Sie auf Weiter und es öffnet sich das Importfenster:

    1. Die linken Spalten zeigen die zu importierenden Datensätze, die rechten die in EduPage bereits bestehenden.

    2. In der Mitte sehen Sie in der Spalte Befehl, ob und wie die neuen Daten zu EduPage hinzugefügt werden.

      1. Wenn neue Datensätze importiert werden, steht in dieser Spalte jeweils Hinzufügen.

      2. Wenn Datensätze importiert werden, die in EduPage bereits bestehen, werden diese i.d.R. korrekt zugeordnet und der Befehl Aktualisierung der Daten angezeigt. 

        1. Mit Klick in die Zeile können Sie die bestehenden und die zu importierenden Daten einsehen.

        2. Wenn Sie die Daten nicht aktualisieren möchten, klicken Sie den Befehl an und wählen Sie stattdessen Nicht importieren aus.

        3. Bei wichtigen oder zu vielen Unterschieden zwischen den zu importierenden und den bereits bestehenden Datensätzen, kann es sein, dass die Datensätze nicht verknüpft werden können und auf Hinzufügen oder Nicht importieren stehen, obwohl es den Datensatz bereits gibt. In diesem Fall folgen Sie der Anleitung in Abschnitt 2.

  6. Wenn Sie die Befehlsspalte überprüft und ggf. Befehle angepasst haben, klicken Sie auf Bestätigen, um den Import der Daten abzuschließen und schließen Sie das Import-Fenster mit dem x rechts oben.

    1. Wenn Sie vor dem Schließen des Fensters überprüfen möchten, ob der Import tatsächlich stattgefunden hat, gehen Sie folgendermaßen vor:

    2. Duplizieren Sie den aktuellen Tab oder öffnen Sie EduPage in einem neuen Tab.

    3. Prüfen Sie, ob die Import-Daten in Agenda Online vorhanden sind.

    4. Wenn ja, schließen Sie im ersten Tab das Import-Fenster.

2. Manuelle Verknüpfung von Datensätzen beim Import

Beim Import aus der Zwischenablage werden Ihnen auf der linken Seite die zu importierenden und auf der rechten die in EduPage bereits bestehenden Datensätze angezeigt (vgl. Abschnitt 1, Schritt 5).
Wenn Sie Datensätze importieren, die in EduPage bereits vorhanden sind (bspw. um diese mit weiteren Daten anzureichern), werden diese i.d.R. automatisch korrekt zugeordnet und stehen auf Aktualisierung der Daten. In manchen Fällen können die Daten jedoch nicht automatisch verknüpft werden und müssen stattdessen manuell zugeordnet werden.
Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Klicken Sie in der Zeile des zu importierenden Datensatzes auf den Befehl Hinzufügen bzw. Nicht importieren und wählen Sie stattdessen Verknüpfen (Link) + Aktualisierung der Daten.
  2. Suchen Sie anschließend das entsprechende Pendant aus den EduPage-Datensätzen (auf der rechten Seite) aus. Meistens ist es hilfreich, die Datensätze per Klick auf den Spaltenkopf nach dem Familiennamen zu sortieren (1).
  3. Wenn Sie den Datensatz gefunden haben, klicken Sie auf den Befehl in der entsprechenden Zeile (2).
  4. Nun sind die beiden Datensätze miteinander verknüpft. Sie werden in derselben Zeile angezeigt und stehen auf Aktualisierung der Daten.
  5. Wenn Sie die Befehlsspalte bei allen Datensätzen überprüft und ggf. Befehle angepasst haben, klicken Sie auf Bestätigen, um den Import der Daten abzuschließen.
  6. Schließen Sie das Import-Fenster mit dem x rechts oben.