EP Support | Lehrkraft-Anwesenheit

Lehrkraft-Anwesenheit

Das Modul Lehrkraft-Anwesenheit stellt eine Übersicht über diverse Arbeitszeit-Kennzahlen von Lehrkräften bereit.
Die Informationen speisen sich aus den Modulen Stundenplan, Vertretung und Termine. Berechnungen und Kategorien können individuell definiert / angepasst werden.

1. Ansicht

1.1 Aufbau

Im Modul Lehrkraft-Anwesenheit (Unterricht > Lehrkraft-Anwesenheit) wird die Anwesenheit einer Lehrkraft pro Monat angezeigt.
Die Lehrkraft sowie Monat und Schuljahr können über Filter in der oberen Menüleiste ausgewählt werden (Lehrkräfte ohne administrative Berechtigungen können hier ausschließlich die eigenen Anwesenheitsdaten einsehen):


Die tabellarische Ansicht ist in die 3 Hauptspalten Stunden, Tätigkeitsform und Anwesenheit gegliedert:
  1. Die Informationen in der Hauptspalte Stunden entstammen dem Stundenplan, dem Termine-Modul und dem Vertretungsplan.
  2. In der Spalte Tätigkeitsform werden die Stunden bestimmter Kategorien wie bspw. unterrichtete Stunden / fachfremde Stunden / Vertretungsstunden / Abwesenheit etc. summiert angezeigt.
    1. Diese Kategorien können selbst angepasst bzw. konfiguriert werden; s. Abschnitt 2.
      1. Je nach Kategorisierung können Stunden auch zu mehreren Kategorien gehören und damit in mehreren Spalten summiert werden.
  3. In der Hauptspalte Anwesenheit können optional manuell Arbeitszeiten erfasst werden.


1.2 Spalten ein-/ausblenden & weitere Anpassungsoptionen

  1. Navigieren Sie zu Unterricht > Lehrkraft-Anwesenheit > Anzeigen.
  2. Für jede Hauptspalte kann separat eingestellt werden, welche (Unter-) Spalten angezeigt werden.
    1. Klicken Sie im Bereich der gewünschten Hauptspalte auf Bearbeiten.
    2. Wählen Sie durch Setzen bzw. Entfernen der Haken an, welche Spalten ein- bzw. ausgeblendet werden sollen.
      1. In der rechten Spalte Anzeigen können Sie zwischen Immer und Nicht verwendet wählen.
        1. Nicht verwendet bedeutet, dass die Spalte nur angezeigt wird, wenn es Angaben in dieser Spalte gibt.

    3. Übernehmen Sie die Auswahl mit OK.
  3. Bei den weiteren Elementen kann ebenfalls durch Anhaken bzw. Entfernen von Haken festgelegt werden, was (nicht) angezeigt werden soll.
  4. Falls Sie bei bestimmten Lehrkräften andere Anzeigeeinstellungen benötigen, gehen Sie (jeweils) vor wie folgt:
    1. Wählen Sie im betreffenden Bereich Ausnahme hinzufügen.
    2. Es öffnet sich ein Duplikat der Anzeigeeinstellungen. Nehmen Sie hier die gewünschten Anpassungen vor.
    3. Klicken Sie in das Feld Ausgewählte Nutzer und wählen Sie die Lehrkraft aus, für die die Ausnahme gelten soll.
      1. Per Klick auf Mehr können Sie mehrere Lehrkräfte auswählen, für die dieselbe Ausnahme gelten soll.
  5. Speichern Sie die Änderungen.

2. Berechtigungseinstellungen

Per Standard-Einstellung können Lehrkräfte ihre eigenen Anwesenheitsdaten selbst editieren. Dies kann optional gesperrt werden.
Zudem können Berechtigungen zur Einsicht oder Bearbeitung von Anwesenheitsdaten wählbarer Nutzergruppen oder auch eine vollständige administrative Berechtigung an ausgewählte Nutzer vergeben werden.

2.1 Editierung für Nutzer sperren / entsperren

  1. Navigieren Sie zu Unterricht > Lehrkraft-Anwesenheit > Sperre.
    1. Alternativ Unterricht > Lehrkraft-Anwesenheit > Einstellungen > Benutzerrechte.
  2. Per Standard-Einstellung ist die Editierung nicht gesperrt, das Schloss-Symbol ist offen und grün hinterlegt.
    1. Klicken Sie auf das grüne, offene Schloss-Symbol, um die Editierung zu sperren.

    2. Das Schloss ist nun geschlossen und rot hinterlegt - die Editierung ist gesperrt.
    3. Umgekehrt kann die Sperre per Klick auf das rot hinterlegte, geschlossene Schloss-Symbol wieder aufgehoben werden.
  3. Um zeitliche Ausnahmen hinzuzufügen - also Zeiträume, in denen die Editierung (nicht) möglich ist - gehen Sie vor wie folgt:
    1. Klicken Sie auf Ausnahme hinzufügen.
    2. Geben Sie das Anfangs- und Enddatum des Zeitraums ein.
    3. Passen Sie ggf. per Klick auf das Schloss-Symbol in der Ausnahme-Zeile an, welche Einstellung im gewählten Zeitraum gelten soll.

  4. Speichern Sie die Einstellung.

2.2 Einsichts- / Bearbeitungsberechtigung für bestimmte Nutzer einrichten

Um ausgewählten Nutzern das Einsicht- oder Bearbeitungsrecht für die Anwesenheitsdaten einer wählbaren Nutzergruppe einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Navigieren Sie zu Unterricht > Lehrkraft-Anwesenheit > Sperre.
    1. Alternativ Unterricht > Lehrkraft-Anwesenheit > Einstellungen > Benutzerrechte.
  2. Klicken Sie im unteren Bereich (Arbeitsgruppenverwaltung) auf + Hinzufügen.
  3. Geben Sie in der Spalte Gruppenname eine Bezeichnung ein.
  4. Wähle Sie in der Spalte Lehrkräfte / Mitarbeiter die Mitglieder der Nutzergruppe aus.
  5. Wählen Sie in der Spalte Administrator die Lehrkraft aus, die ein Einsichts- oder Bearbeitungsrecht bekommen soll.
    1. Sie können per Klick auf Hinzufügen in dieser Spalte weitere Lehrkräfte auswählen.
  6. Um einer (oder mehreren) der gewählten Administratoren nicht nur das Einsichts-, sondern auch Bearbeitungsrecht einzurichten, klicken Sie einmal in der jeweiligen Zeile in die Spalte Recht zum Editieren.
    1. Es erscheint daraufhin ein Ja - der Lehrkraft wurde das Bearbeitungsrecht erteilt.
    2. Mit erneutem Klick in die Zelle kann das Ja entfernt werden -  die Lehrkraft hat nur ein Einsichtsrecht.
  7. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

2.3 Vollständige administrative Berechtigung vergeben

Um einem Nutzer die vollständige Berechtigung zur administrativen Verwaltung des Moduls Lehrkraft-Anwesenheit einzurichten, vergeben Sie das Benutzerrecht Lehrkraft-Anwesenheit - Administration.


3. Tätigkeitsformen (de-) aktivieren / hinzufügen

Neben den voreingestellten Tätigkeitsformen stehen auch die Vertretungstypen und Abwesenheitsgründe aus dem Vertretungsmodul automatisch zur Verfügung. 
  1. Navigieren Sie zu Unterricht > Lehrkraft-Anwesenheit > Einstellungen > Tätigkeitsform.
  2. Im oberen Bereich des Fensters finden Sie eine Auflistung aller Tätigkeitsformen. 
    1. (De-) aktivieren Sie die Tätigkeitsformen, die Sie (nicht) benötigen, indem Sie den jeweiligen Haken setzen bzw. entfernen.
      1. Wenn Sie sicher sind, dass bestimmte Tätigkeitsform nie benötigt werden, können Sie diese optional per Klick auf das Mülleimer-Symbol löschen.
  3. Um eine neue Tätigkeitsform hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:
    1. Klicken Sie auf + Neu.

    2. Geben Sie eine Abkürzung und optional einen Namen an.
    3. Falls die Tätigkeitsform anstelle einer Kennzahl eine Zeitangabe benötigt, wählen Sie diese Option in der letzten Spalte aus.
    4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

4. Angaben manuell editieren

Um Kennzahlen oder andere Angaben zu verändern, kann per Klick in die jeweilige Zelle direkt manuell editiert oder eine Massenänderung genutzt werden.
Alternativ können die entsprechenden Gewichtungs- bzw. Berechnungseinstellungen angepasst werden - dies ist dann sinnvoll, wenn generelle Änderungen für bestimmte Fächer, Termine oder Tätigkeitsformen benötigt werden; vgl. Abschnitt 5.
  1. Per Klick in die Zelle einer Summenspalte kann der Wert manuell angepasst werden.
    1. Änderungen durch den Nutzer werden blau, Änderungen durch einen Administrator rot angezeigt.
  2. Per Klick in die Zelle einer Stunde kann die Auswahl der auf die Stunde zutreffenden Tätigkeitsformen durch Setzen / Entfernen der Haken angepasst werden.
  3. Per Klick auf den grünen +-Button im Spaltenkopf der Hauptspalten finden Sie verschiedene Massenänderungsoptionen.
    1. Klicken Sie auf Änderungen speichern, um die Massenänderung zu übernehmen.
  4. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Speichern.

5. Gewichtung & Zuordnung zu Tätigkeitsform für Schulfächer / Termine definieren

5.1 Abweichende Gewichtung einstellen

  1. Navigieren Sie zu Unterricht > Lehrkraft-Anwesenheit > Einstellungen > Stunden.
  2. Klicken Sie im Bereich Schulfächer - Gewicht in der Tätigkeitsform bzw. Termine - Gewicht in der Tätigkeitsform auf Hinzufügen.

  3. Wählen Sie das betreffende Schulfach bzw. die betreffende Terminart aus.
  4. Geben Sie in der Spalte Stunde den gewünschten Stundenwert an.
  5. Wählen Sie in der Spalte Zeitinterfall aus, ob sich der eingegebene Stundenwert auf ein Zeitintervall von 45 oder 60 Minuten bezieht.
  6. Falls die Einstellungen nicht für alle Nutzer gelten sollen, fügen Sie über Ausnahme hinzufügen abweichende Einstellungen für gewählte Nutzer hinzu wie in Abschnitt 1.2, Schritt 4 beschrieben.
  7. Speichern Sie die Änderungen.

5.2 Abweichende Zuordnung zu Tätigkeitsformen einstellen

  1. Navigieren Sie zu Unterricht > Lehrkraft-Anwesenheit > Einstellungen > Stunden.
  2. Klicken Sie im Bereich Schulfächer - Tätigkeitsform bzw. Termine - Tätigkeitsform auf Hinzufügen.
  3. Wählen Sie das Schulfach / die Terminart aus, für die die Einstellung gelten soll.

  4. In den Spalten der Tätigkeitsformen können Sie jeweils auswählen, ob die Standard-Einstellungen gelten oder ob Sie eine Anpassung vornehmen möchten.
    1. Bei einer Anpassung wählen Sie die Tätigkeitsformen bzw. deren Unterkategorien aus, in die Stunden des gewählten Schulfachs gezählt werden sollen.
    2. Geben Sie durch Auswahl von +/- an, ob die Stunden positiv oder negativ in die Summe einfließen.
  5. Speichern Sie die Änderungen.

6. Berechnungen für Tätigkeitsformen festlegen

Optional können für bestimmte Tätigkeitsformen bestimmte Berechnungsweisen festgelegt werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn die automatische Berechnung nicht die gewünschten Ergebnisse liefert.
Überprüfen Sie insbesondere, ob Sie bei der Berechnung des Saldos eine eigene Berechnungsweise benötigen.
  1. Navigieren Sie zu Unterricht > Lehrkraft-Anwesenheit > Einstellungen > Tätigkeitsform.
  2. Klicken Sie im unteren Bereich (Tätigkeitsformen - Berechnung) auf + Hinzufügen.

  3. Es öffnet sich eine Zeile für die neue Berechnung.
  4. Klicken Sie in die Spalte Tätigkeitsform und wählen Sie die Tätigkeitsform(en) aus, für die die Berechnung gelten soll.
  5. Klicke Sie in die Spalte Berechnung und hinterlegen Sie die gewünschte Berechnung wie folgt:
    1. Wählen Sie zunächst die gewünschte Funktion aus.
    2. Je nach gewählter Funktion werden passende weitere Auswahloptionen und Einstellungsmöglichkeiten angezeigt.
    3. Wenn Sie alles wie gewünscht eingestellt haben, klicken Sie auf OK.
  6. Sie können beliebig viele Berechnungen einstellen.
    1. Bei mehreren Berechnungen gilt die Reihenfolge von oben nach unten.
    2. Berechnungen können über das Pfeilsymbol per Drag & Drop nach oben oder unten verschoben werden.
  7. Speichern Sie die Änderungen.

7. Ausgangsbeträge für Urlaub & Saldo hinterlegen

Um am Anfang des Schuljahrs bei Nutzern Ausgangswerte für Saldo oder/und Urlaub zu hinterlegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Klicken Sie links unten bei Bilanz für U: [...], S: [...] auf Einstellen.

  2. Klicken Sie auf Ausgewählte Benutzer > Mehr.
    1. Falls Sie die Einstellung nur für eine einzige Lehrkraft treffen möchten, können Sie auch direkt auf Weiter klicken und Schritt 3 überspringen.
  3. Wählen Sie die Lehrkräfte aus, für die Sie Ausgangsbeträge hinterlegen möchten, und übernehmen Sie die Auswahl mit OK.
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Sie können nun für jede Lehrkraft separat Werte eingeben oder durch Auswahl mehrere Lehrkräfte > Masseneinstellung für mehrere Lehrkräfte einen Wert eingeben.
Auf diese Weise können auch Restbeträge des alten Schuljahrs manuell übernommen werden.

8. Druck & Export von Anwesenheitsberichten

  1. Navigieren Sie zu Unterricht > Lehrkraft-Anwesenheit > Druck.
  2. Wählen Sie den gewünschten Bericht aus.

  3. Wählen Sie die Lehrkraft aus (1).
    1. Mit Klick auf mehr können Sie mehrere Lehrkräfte auswählen.
  4. Geben Sie den Zeitraum ein (2).
  5. Passen Sie ggf. unter Spalten, Filter (3) Einstellungen an und übernehmen Sie diese mit Klick auf Generieren (4).
  6. Über Drucken (5) kann der Bericht ausgedruckt und über Speichern (6) als PDF- oder HTML-Datei exportiert werden.


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