EP Support | Datenlöschung

Löschen von Daten aus EduPage

Personenbezogene Daten können über die Funktion Daten DSGVO-konform löschen jeweils nach dem Ende des darauffolgenden Schuljahrs (bei manchen Daten bereits nach dem Ende des betreffenden Schuljahrs) vom Administrator gelöscht bzw. anonymisiert werden.
Daten können auch unabhängig von dieser Funktion manuell gelöscht werden.
Zur Löschung von Stammdaten s. Daten manuell anlegen, bearbeiten & löschen, Abschnitt 2.
Beachten Sie, dass es u.U. Elemente mit personenbezogenen Daten gibt, die nur manuell gelöscht werden können; s. Abschnitt 3.

1. Übersicht: Löschbare Daten

Die folgende Tabelle enthält alle Daten, die über die Funktion Daten DSGVO-konform löschen gelöscht bzw. anonymisiert werden können.
Weitere Elemente mit personenbezogenen Daten wie bspw. Stundenpläne oder erstellte Berichte können direkt im jeweiligen Modul gelöscht werden; s. Abschnitt 3.
Art der Daten
Detailübersicht: löschbare Daten
Löschung / Anonymisierung
Hinweise
Mitteilungen
Nachrichten
Chat
Löschung

Bewertung
Noten (Zwischen- und End- / Zeugnisnoten)
Schülerbeobachtungen
Verhalten im Unterricht

Löschung
Generierte Zeugnisse / Abschlussdokumente müssen manuell gelöscht werden, s. Abschnitt 3.
Lehrstoff
Lehrstoffeinträge
Löschung

Schüler-Abwesenheit
Abwesenheiten
Abwesenheitsnotizen
Entschuldigungen
Löschung

Lehrkräfte
Vorname
Nachname
Titel
div. IDs
Geburtsdatum und -ort
Geschlecht
KFZ-Kennzeichen
Adress- und Kontaktdaten
Einstellungszeitraum etc.
Lehrbefähigungen
Deputatsinformationen

Anonymisierung
Es muss ein Datum bei Eingestellt bis eingegeben sein, das im betreffenden Schuljahr liegt.
Schüler
Vorname 
Nachname
Personenkennzeichen
Reisepass-Nummer
Adress- & Kontaktdaten
Geburtsdatum, -ort, -land
Geschlecht
Nationalität
Staatsbürgerschaft(EN)
Muttersprache
Religionszugehörigkeit
Förderschwerpunkt
Sorgerecht
KFZ-Kennzeichen
div. IDs (inkl. SIS#, Vertragsnummer,  Schranknummer etc.)
Unterscheidungsmerkmal
Schulzeit-Daten (inkl. Fremdsprachen, Wahlpflichtfächer, Lerngruppen etc.)
Migrations-Daten
Gesundheitsdaten
Herkunfts-/ Folgeschule
Offizielle Entscheidungen
Daten im Bereich Anderes
Anonymisierung
Die Löschung darf erst nach der Hochstufung der Klassen/ dem Import ins neue Schuljahr durchführt werden.
Bei den betreffenden Schülern darf keine Hochstufung/ kein Import ins neue Schuljahr erfolgt sein.*
Wird der Übergang ins neue Schuljahr über die EduPage-Funktion Import ins neue Schuljahr durchgeführt, muss deshalb vor der Hochstufung der Klassen ein entsprechendes Datum bei Ende der Schulzeit hinterlegt werden.

*Wenn ein zu löschender Schüler bereits hochgestuft/ ins neue Schuljahr importiert wurde, muss er zuerst dort in Agenda Online gelöscht werden, bevor er über die Einstellungen gelöscht werden kann.
Gesetzliche Vertreter
Vorname
Nachname
Personenkennzeichen
Adress- und Kontaktdaten
Geschlecht
Titel
Religionszugehörigkeit
div. IDs (inkl. SIS#, Kundennummer etc.)
Beruf
Firma
Benutzerrechte

Anonymisierung
Beim jeweiligen Kind darf keine Hochstufung/ kein Import ins neue Schuljahr erfolgt sein, s.o.
Die Löschung darf deshalb erst nach der Hochstufung der Klassen/ dem Import ins neue Schuljahr (ohne die zu löschenden Schüler) durchführt werden.

Lehrkraft-Anwesenheit
Anwesenheitsinformationen
Ankunft
Gehen
Stunden in Summenspalten
Löschung

Vertretung
Abwesenheiten
Löschung


2. Anleitung: Daten DSGVO-konform löschen

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Sicherheit > Daten DSGVO-konform löschen (unter Datensicherheit und Datenschutz).

  2. Wählen Sie einen Reiter und damit die Kategorie der zu löschenden Daten aus.
  3. Wählen Sie die Kachel des gewünschten Schuljahrs aus.
    1. Es können auch mehrere Kacheln ausgewählt werden.
  4. Klicken Sie auf Markierte Daten dauerhaft löschen.
  5. Bestätigen Sie die Löschung, indem Sie im Hinweis-Fenster ebenfalls Markierte Daten dauerhaft löschen wählen.

  6. Geben Sie Ihr Admin-Passwort ein.
  7. Klicken Sie erneut auf Markierte Daten dauerhaft löschen.

3. Weitere Daten/ Elemente, die ggf. manuell gelöscht werden müssen

Je nach Nutzung bestimmter Module und Funktionen kann es Elemente mit personenbezogenen Daten geben, die nicht über die o.g. Funktion gelöscht werden, sondern manuell gelöscht werden müssen.

3.1 Stundenpläne

Da Stundenpläne Daten von Lehrkräften (und bei Nutzung des Kursstufenmoduls auch von Schülern) enthalten, müssen diese ggf. gelöscht werden.
  1. Navigieren Sie zu Stundenpläne.
  2. Markieren Sie den Stundenplan, den Sie löschen möchten, indem Sie ihn anklicken.
  3. Wählen Sie Löschen in der oberen Menüleiste.
  4. Bestätigen Sie die Löschung mit OK.

3.2 Zeugnisse

Falls Zeugnisse erstellt wurden, können Sie diese folgendermaßen löschen:
  1. Navigieren Sie zu Dokumentation > Dokumentation > Zeugnisse / Abschriften.
  2. Führen Sie für jede Klasse die folgenden Schritte durch:
    1. Klicken Sie auf den Namen der Klasse oder die zugehörige Schüleranzahl, um die Klasse zu öffnen.
    2. Markieren Sie alle Schüler, indem Sie in der Überschriftenzeile der Tabelle das Kästchen in der ersten Spalte anhaken.
    3. Wählen Sie die nun verfügbare Option PDF-Zeugnis / Ausdruck löschen in der oberen Menüleiste.
    4. Bestätigen Sie die Löschung mit OK.

3.3 Klassenbuch-Archiv

Wenn Sie im Archiv des Klassenbuchs Berichte erstellt haben, sind diese noch gespeichert und für den Export verfügbar.
Gehen Sie in diesem Fall folgendermaßen vor:
  1. Navigieren Sie zu Klassenbuch > Archiv.
  2. Klicken Sie auf das angezeigte Schuljahr und wählen Sie ein Schuljahr aus der Vergangenheit aus.
  3. Wenn es noch gespeicherte Berichte gibt, werden diese bei der jeweiligen Klasse mit grünem Haken angezeigt.
    1. In diesem Fall muss die Auswahl rückgängig gemacht werden wie in den folgenden Schritten beschrieben.
  4. Klicken Sie oberhalb der Klassen auf Alle auswählen.
    1. Es sind nun alle Klassen angehakt.
  5. Wählen Sie nun Massenänderung.

  6. Öffnen Sie das Dropdown-Menü im Fenster der Massenänderung.
  7. Wenn Optionen mit grünem Haken angezeigt werden, klicken Sie diese jeweils einmal an, um den Haken zu entfernen.
    1. Es darf keine Option mit grünem Haken mehr geben.
  8. Wenn alle Haken entfernt sind, klicken Sie auf Speichern, um die leere Auswahl zu übernehmen.
  9. Nun sind die "alten" Berichte nicht mehr gespeichert.

3.4 Protokolle

  1. Navigieren Sie zu Dokumentation > Protokolle.
  2. Markieren Sie die Protokolle, die Sie löschen möchten, indem Sie die entsprechenden Kästchen in der ersten Spalte anhaken.
  3. Wählen Sie Ausgewählte Protokolle löschen.

  4. Bestätigen Sie mit OK.

3.5 Schülerwerke

Schülerwerke müssen nicht zwingend gelöscht werden, wenn die Schülerdaten anonymisiert sind. Nur wenn im Bild Namen o.ä. erkennbar sind, ist dies erforderlich.
  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Spezielle Seiten > Schülerwerke (unter Dokumente).
  2. Führen Sie für jedes Element mit Schülerwerken die folgenden Schritte durch:
    1. Klicken Sie das Element an, um es zu öffnen.
      1. Klicken Sie dabei nicht auf ein Bild, sondern in den weißen Bereich.
    2. Um alle Schülerwerke des Elements  zu löschen, klicken Sie links unten auf Löschen.
    3. Um nur bestimmte Schülerwerke zu löschen, haken Sie diese an, wählen Sie die nun verfügbare Option Löschen in der oberen Menüleiste und bestätigen Sie mit OK.

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