EP Support | Termine automatisch berücksichtigen

Vertretung: Termine automatisch in der Vertretungsplanung berücksichtigen

Alert
Die neue Funktion der automatischen Berücksichtigung von Terminen bei der Vertretungsplanung ist aktuell in der Beta-Phase und kann optional bereits aktiviert werden.
Ab dem Schuljahr 2026/2027 wird die Funktion automatisch aktiv sein.
Bitte beachten Sie, dass in der Beta-Version der neuen Funktion noch Änderungen vorgenommen werden und ggf. nicht alle speziellen Fälle abgedeckt sind.
Bei Fragen oder Schwierigkeiten, wenden Sie sich bitte an den EduPage-Support.

Mit der neuen Funktion der automatischen Berücksichtigung von Terminen bei der Vertretungsplanung werden zweierlei Fälle abgedeckt:
  1. In Termine eingeteilte Lehrkräfte werden - wenn sie zu dieser Zeit eigentlich Unterricht hätten - automatisch als für diesen Unterricht abwesend erkannt und müssen nicht mehr manuell als abwesend übernommen werden.
  2. Wenn in Terminen eingeteilte Lehrkräfte zur Zeit des Termins abwesend sind, wird der Termin genauso wie betroffene Schulstunden automatisch als zu vertretene Stunde(n) angezeigt.
Notes
Voraussetzungen
notwendig
Damit Termine berücksichtigt werden können, muss in den Termin-Einstellung die Zeiteinstellung Stunde oder ganztägig ausgewählt sein.
notwendig
Für die in den Vertretungsplan übernommenen Termin-Stunden muss manuell eine Vertretung ausgewählt werden. Es ist keine Generierung möglich.
notwendig
Damit rückwirkend keine unerwünschten Effekte im Vertretungsplan auftreten, muss einmalig ausgewählt werden, welche Abwesenheitsgründe in der Vergangenheit bei vertretungsrelevanten Terminen verwendet wurden.

1. Automatische Berücksichtigung von Terminen aktivieren (Administrator)

  1. Navigieren Sie zu Vertretung > Einstellungen > Erweitert > Termine berücksichtigen.

  2. Klicken Sie auf Aktivieren.
  3. Wählen Sie nun aus, welche Abwesenheitsgründe in der Vergangenheit bei der Übernahme von Abwesenheiten aus Terminen verwendet wurden (vgl. )Vertretung: Abwesenheiten durch Termine im Vertretungsplan berücksichtigen.
    1. Damit stellen Sie sicher, dass rückwirkend keine unerwünschten Änderungen am Vertretungsplan in der Form entstehen, dass Termine aus der Vergangenheit als zu vertretende Stunden angezeigt werden*.


*Sollten rückwirkend Stunden aus Terminen zur Vertretung angezeigt werden, ist dies nicht "schlimm" und muss nicht zwangsläufig behoben werden - es ist nur eine Information, die dem Administrator bzw. Vertretungsplaner im Backend angezeigt werden und kann einfach ignoriert werden.
Falls gewünscht, können Sie die Ursachen überprüfen - es gibt 2 mögliche Ursachen; bei Möglichkeit 1 kann die Ursache leicht behoben werden:
  1. Möglichkeit 1: Der bei der Übernahme der Abwesenheiten aus dem Termin gewählte Abwesenheitsgrund wurde in der o.g. Liste nicht ausgewählt.
    1. Um dies nachträglich anzupassen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
      1. Liste der Abwesenheitsgründe anpassen:
        1. Deaktivieren Sie die Berücksichtigung von Terminen (Vertretung > Einstellungen > Erweitert > Termine berücksichtigen > Deaktivieren).
        2. Aktivieren Sie die Berücksichtigung erneut.
        3. Anschließend gelangen Sie wieder zur Liste der Abwesenheitsgründe und können die Auswahl neu treffen.
      2. Einstellung direkt bei Abwesenheitsgründen anpassen
        1. Navigieren Sie zu Vertretung > Einstellungen > Abwesenheitsgründe (Lehrkraft).
        2. Öffnen Sie die Einstellungen des betreffenden Abwesenheitsgrunds durch Doppelklick in die entsprechende Zeile.
        3. Haken Sie die Option Nicht auf Termine anwenden an.
        4. Speichern Sie die Einstellungen mit OK.
  2. Möglichkeit 2: Bei der Übernahme der Abwesenheiten aus den betreffenden Terminen wurde kein Abwesenheitsgrund zugeordnet.

2. Anwendungsbeispiele

Bsp. 1

Herr Kämmerer soll die Klasse 7a auf einen Ausflug begleiten.
Sein regulärer Unterricht in den Klassen 6b und 9a muss an diesem Tag deshalb vertreten werden.
Der Ausflug wird als Termin des Typs Wandertag mit der Zeiteinstellung Ganztägig angelegt.
Herr Kämmerer wird vom System automatisch als abwesend erkannt.
Im Vertretungsmodul werden die betroffenen Unterrichtsstunden automatisch als zu vertretende Stunden angezeigt.

Die Vertretungsplanerin trägt für diese Stunden manuell eine Vertretungskraft ein, da für Vertretungsstunden durch Termine keine Generierung möglich ist.

Da zwei Doppelstunden betroffen sind, hat sie jeweils die Wahl, diese gemeinsam zu bearbeiten oder aber die Einzelstunden separat. S. dazu Bsp. 2

Bsp. 2

Herr Fidelius hat heute DaZ-Unterricht mit mehreren Schülern aus verschiedenen Klassen.
Der Unterricht ist als Termin des Typs Förderunterricht mit der Zeiteinstellung Stunde: 5.-6. angelegt.

Leider ist Herr Fidelius erkrankt und fällt heute aus.
Die Vertretungsplanerin trägt die Abwesenheit im Vertretungsmodul ein.
Der DaZ-Unterricht wird automatisch als zu vertretende Stunde(n) angezeigt.

Die Vertretungsplanerin trägt für diese Stunde(n) manuell eine Vertretungskraft ein, da für Stunden aus Terminen keine Generierung möglich ist.
Da der Termin mit der Zeiteinstellung Stunde: 5. - 6. angelegt ist, hat sie die Wahl, ob sie beide betroffenen Stunden gemeinsam (Variante 1) oder separat (Variante 2) bearbeitet.
Variante 1
Wenn die Vertretungseinstellungen für beide Stunden gleich sein sollen, können diese gemeinsam bearbeitet werden.


Variante 2
Wenn sich die Vertretungseinstellungen der beiden Stunden unterscheiden sollen, müssen die Stunden separat bearbeitet werden.
Durch das +-Symbol links in der Zeile der Stunden können diese ausgeklappt werden:

Anschließend kann für jede Stunde separat eine Vertretung eingestellt werden:

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