EduPlan | Stammdatenimport

EduPlan | Stammdaten importieren

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie die Stammdaten Ihrer Schüler und damit auch Lehrkräfte*, Fächer und Kurse importieren können; s. Abschnitt 1.
Zudem erfahren Sie in Abschnitt 2., was bei einem Folge-Import ggf. beachtet werden muss.

Notes

Voraussetzungen
  1. Notwendig
    Sie benötigen ein registriertes und eingerichtetes EduPlan-Konto (s. EduPlan: Konto einrichten).
  2. Notwendig
    Für den Import der Schülerdaten benötigen Sie die SchILD-Exportdatei SchuelerLeistungsdaten.dat mit den Stammdaten Ihrer Schüler.
    Diese Datei enthält auch Fächer und Kurse sowie einige Lehrkräfte-Daten. Fächer und Kurse müssen deshalb nicht separat angelegt/importiert werden.
  3. Notwendig
    Stellen Sie vor dem Import sicher, dass jede Lehrkraft ein individuelles Kürzel hat und es keine Dopplungen gibt.
  4. Empfohlen
    Da die SchuelerLeistungsdaten.dat-Datei nur bestimmte Lehrkräfte-Daten enthält (bspw. Kürzel und Fächer) und andere nicht (wie z.B. Namen), empfiehlt es sich, die Lehrkräfte-Daten nochmals separat über     die SchILD-Exportdatei Lehrkraefte.dat zu importieren.

InfoBitte beachten Sie, dass Hospitanten- sowie Raum-Daten nicht importiert werden können.
Wie Sie diese stattdessen manuell anlegen können, erfahren Sie hier: Stammdaten manuell anlegen.

1. Import

Mit den Schülerdaten werden automatisch auch Fächer, Kurse und einige Lehrkräfte-Daten importiert.
Da nicht alle Lehrkräfte-Daten in den Schülerdaten enthalten sind, sollten die Lehrkräfte-Daten zusätzlich separat importiert werden.
Die Reihenfolge ist hierbei unerheblich.
Schülerdaten
Lehrkräfte-Daten
Schülerdaten
  1. Öffnen Sie in Ihrem EduPlan-Konto den Reiter Stammdaten in der oberen Menüleiste.
  2. Wählen Sie Schüler:innen > Importieren.

  3. Klicken Sie auf Datei hier ablegen oder klicken zum Auswählen und wählen Sie die zuvor erstellte Datei SchuelerLeistungsdaten.dat aus.
    1. Alternativ können Sie die Datei per Drag & Drop in den Ablagebereich ziehen.

  4. Klicken Sie auf Weiter, um den Import zu starten.
    1. Beachten Sie, dass der Import je nach Datenmenge einige Minuten dauern kann.
    2. Bereits vorhandene Datensätze von Schülern und Lehrkräften werden beim Import automatisch aktualisiert: Fehlende (Abitur-) Fächer werden ergänzt.
  5. Überprüfen Sie die angezeigten Importinformationen.

  6. Klicken Sie auf Schließen, um den Import abzuschließen.
Lehrkräfte-Daten
  1. Öffnen Sie in Ihrem EduPlan-Konto den Reiter Stammdaten in der oberen Menüleiste.
  2. Wählen Sie Lehrer:innen > Importieren.

  3. Klicken Sie auf Datei hier ablegen oder klicken zum Auswählen und wählen Sie die zuvor erstellte Datei Lehrkraefte.dat aus.
    1. Alternativ können Sie die Datei per Drag & Drop in den Ablagebereich ziehen.

  4. Klicken Sie auf Weiter, um den Import zu starten.
    1. Beachten Sie, dass der Import je nach Datenmenge einige Minuten dauern kann.
    2. Bereits vorhandene Datensätze von Schülern und Lehrkräften werden beim Import automatisch aktualisiert: Fehlende (Abitur-) Fächer werden ergänzt.
  5. Überprüfen Sie die angezeigten Importinformationen.
  6. Klicken Sie auf Schließen, um den Import abzuschließen.
 

2. Beim Folge-Import zu beachten

Sollten Sie aufgrund von Daten-Änderungen erneut importieren, ist dabei Folgendes zu beachten:
  1. Bei Schüler-Datensätzen erfolgt die Zuordnung der Import-Daten zu den bereits bestehenden Datensätzen aufgrund von Vornamen, Nachnamen und Geburtsdatum.
    1. Änderungen der Prüfungsleistungen werden problemlos übernommen.
    2. Wenn es jedoch Änderungen bei einem der drei o.g. Elemente gibt, kann der Datensatz nicht eindeutig zugeordnet werden. In diesem Fall wird ein neuer Datensatz angelegt.
      1. Prüfen Sie deshalb nach einem Folge-Import die Schüler-Datensätze und löschen Sie bei Dubletten den nicht mehr benötigten Datensatz manuell (s. Stammdaten bearbeiten / löschen).
  2. Lehrkraft-Datensätze sind durch die eindeutige Zuordnung anhand des Kürzels i.d.R. unproblematisch. Hier ist lediglich (bereits vor dem ersten Import) darauf zu achten, dass es keine zwei Datensätze mit demselben Kürzel gibt.

Info
Wie Sie Daten nach dem Import bearbeiten oder löschen können, erfahren Sie hier: Stammdaten bearbeiten / löschen.

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