EP Support | Übergang ins neue Schuljahr

Übergang ins neue Schuljahr: Hochstufung der Klassen

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie als Administrator (oder als Lehrkraft mit dem Benutzerrecht aScAgenda - Administration) beim Schuljahreswechsel die bestehenden Klassen ins neue Schuljahr übertragen und dabei eine Hochstufung vornehmen.
Zudem werden Vorgehensweisen in speziellen Fällen (Wiederholung einer Klasse, Zusammenlegung von Klassen etc.) beschrieben.
Datensätze für neue Klassen/ Schüler werden direkt im neuen Schuljahr angelegt/ importiert, s. Daten aus Excel/ CSV importieren bzw. Datenimport aus Schulverwaltungsprogramm.
Sie können in Agenda Online jederzeit in ein anderes Schuljahrs wechseln - entweder per Rechtsklick auf ascAgenda > Schuljahr wählen oder alternativ über Einstellungen (obere Menüleiste) > Schuljahr > Schuljahr wählen.
Zur manuellen Umstellung des Schuljahrs in weiteren Modulen, s. Umstellung des Schujahrs (manuell).

1. Hochstufung der Klassen

  1. Navigieren Sie zu Agenda Online.
  2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Optionen > Übergang ins neue Schuljahr.
  3. Wählen Sie den gewünschten Schuljahresübergang aus.

  4. Nun öffnet sich das Import-Fenster, in dem das alte Schuljahr links und das neue Schuljahr rechts angezeigt wird.
  5. Klicken Sie bei einer Klasse, die hochgestuft werden soll, auf Übertragen.
  6. In dem sich nun öffnenden Fenster werden die Daten der Klasse im neuen Schuljahr angezeigt. Passen Sie ggf. den Namen und die Abkürzung an.
    1. Wenn die Klassenbezeichnung eine Zahl enthält, wird automatisch die Bezeichnung mit der nächsthöheren Zahl angezeigt. Sie können hier beliebig editieren.
    2. Im unteren Bereich werden die Schüler der Klasse angezeigt, die ins neue Schuljahr importiert werden.
      1. Dies sind alle Schüler, bei denen kein Ende der Schulzeit im alten Schuljahr angegeben ist.
      2. An dieser Stelle ist es nicht möglich, abgehende Schüler "abzuwählen". Dies muss vor der Hochstufung separat über das Ende der Schulzeit im jeweiligen Schülerdatensatz gemacht werden, vgl. Abschluss des alten Schuljahrs, Abschnitt 1.
      3. Wiederholer werden im ersten Schritt ebenfalls hochgestuft. Zum weiteren Vorgehen bei Wiederholern, s.u. Abschnitt 2.1.

  7. Bestätigen Sie die Angaben mit OK, um den Import und die Hochstufung der Klasse durchzuführen.
  8. Gehen Sie so bei allen Klassen vor, die Sie hochstufen möchten.
    1. Die Abschlussklassen werden nicht hochgestuft, es sei denn, es gibt Wiederholer. S. dazu Abschnitt 2.2.
  9. Mit Klick auf Weiter können Sie im nächsten Schritt (Stunden) optional das Zeitraster in Agenda Online für das neue Schuljahr anpassen.
    1. Alternativ kann dies auch separat gemacht werden.
    2. Zur Funktion des Zeitrasters in Agenda Online, s. Agenda Online: Übersicht, Abschnitt 2.5.
  10. Mit erneutem Klick auf Weiter können Sie im letzten Schritt (Schuldaten) die wichtigsten Schuldaten und Einstellungen für Klassenbuch, Abwesenheitserfassung, Zeitraum und Schulwochen überprüfen und ggf. anpassen.
  11. Klicken Sie auf Bestätigen, um das Importfenster zu schließen.

2. Vorgehen bei Wiederholern

2.1 In Klassen, die hochgestuft werden

  1. Stufen Sie die Klassen mit Wiederholern hoch, wie in Abschnitt 1. beschrieben.
  2. Wechseln Sie in die Ansicht des neuen Schuljahrs, falls Sie sich in der des alten befinden.
  3. Ändern Sie in den Datensätzen der Wiederholer die Klasse manuell.
    1. Bei mehreren Wiederholern mit derselben Zielklasse, nutzen Sie die Massenänderung; s. Daten manuell anlegen, bearbeiten & löschen, Abschnitt 3.2.

2.2 In Abschlussklassen

Bei Wiederholern in Abschlussklassen gibt es zwei mögliche Vorgehensweisen.

2.2.1 Hochstufung der Abschlussklasse
  1. Stellen Sie sicher, dass bei allen Schulabgängern der betroffenen Abschlussklasse das Ende der Schulzeit eingepflegt ist (s. Abschluss des alten Schuljahrs, Abschnitt 1.).
    1. Bei den Wiederholern darf an dieser Stelle kein Datum (im alten Schuljahr) eingetragen sein.
  2. Stufen Sie die Klasse hoch, wie in Abschnitt 1. beschrieben.
    1. Hierbei werden nur die Schüler ohne Ende der Schulzeit hochgestuft.
    2. Wählen Sie einen eindeutigen Namen.

  3. Wechseln Sie in die Ansicht des neuen Schuljahrs, falls Sie sich in der des alten befinden.
  4. Ändern Sie in den Datensätzen der Wiederholer die Klasse manuell.
    1. Bei mehreren Wiederholern mit derselben Zielklasse, nutzen Sie die Massenänderung; s. Daten manuell anlegen, bearbeiten & löschen, Abschnitt 3.2.

2.2.2 Hochstufung über Platzhalterklasse
Zur besseren Übersicht können Sie statt der Hochstufung der Abschlussklasse auch den Weg über eine Platzhalterklasse wählen.
  1. Wechseln Sie in die Ansicht des alten Schuljahrs, falls Sie sich in der des neuen befinden.
  2. Stellen Sie sicher, dass in den Datensätzen der Wiederholer kein Datum bei Ende der Schulzeit eingetragen ist.
  3. Legen Sie eine neue Klasse mit eindeutiger Bezeichnung als Platzhalter für die Wiederholer an.
  4. Ändern Sie die Klasse der Wiederholer zur neu angelegten Platzhalterklasse.
    1. Bei mehreren Wiederholern in der Abschlussklasse, nutzen Sie die Massenänderung; s. Daten manuell anlegen, bearbeiten & löschen, Abschnitt 3.2.
  5. Stufen Sie nun die Platzhalterklasse hoch, wie in Abschnitt 1. beschrieben.
  6. Wechseln Sie in die Ansicht des neuen Schuljahrs.
  7. Ändern Sie in den Datensätzen der Wiederholer die Klasse wie gewünscht.
    1. Nutzen Sie bei mehreren Wiederholern mit derselben Zielklasse optional die Massenänderung.

3. Einzelne Schüler nachträglich übertragen

Wenn ein Schüler nicht übertragen wurde, weil ein Ende der Schulzeit eingestellt war, dieser dann aber doch ins neue Schuljahr übernommen werden soll, gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Wechseln Sie in die Ansicht des alten Schuljahrs, falls Sie sich in der des neuen befinden.
  2. Löschen Sie im Datensatz des betroffenen Schülers das Datum bei Ende der Schulzeit.
  3. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Optionen > Übergang ins neue Schuljahr.
  4. Wählen Sie den gewünschten Schuljahresübergang aus.
  5. Bei der Klasse des Schülers wird nun angezeigt, dass ein Schüler übertragen werden kann. Klicken Sie hier auf Übertragen.
  6. Bestätigen Sie die Übertragung mit OK.

4. Zusammenlegung von Klassen

Wenn zwei Klassen im alten Schuljahr zu einer Klasse im neuen Schuljahr zusammengelegt werden sollen, gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Stufen Sie beide Klassen separat hoch, wie in Abschnitt 1. beschrieben.
    1. Wählen Sie bei Namen und Abkürzung im neuen Schuljahr nicht dieselbe Bezeichnung - dies würde keine Zusammenlegung bewirken; die Klassen wären separat, jedoch mit derselben Bezeichnung angelegt.
    2. Bsp:
      8a (altes Schuljahr) > 9 (neues Schuljahr)
      8b (altes Schuljahr) > 9b (neues Schuljahr)
  2. Wechseln Sie in die Ansicht des neuen Schuljahrs, falls Sie sich in der des alten befinden.
  3. Ändern Sie bei den Schülern einer der beiden Klassen die Klasse und wählen Sie als Zielklasse die andere aus.
    1. Bsp:
      Sie ändern bei den Schülern der Klasse 9b die Klasse zu 9.
    2. Sie können die Klasse für alle Schüler der Klasse gleichzeitig ändern, indem Sie die Massenänderung nutzen, s. Daten manuell anlegen, bearbeiten & löschen, Abschnitt 3.2.
  4. Löschen Sie die nun leere Klasse, die nicht mehr benötigt wird.

5. FAQ

  1. Die Importfunktion ist ausgegraut und kann nicht ausgewählt werden.
    In diesem Fall ist ein Schulverwaltungsprogramm voreingestellt. Sie können dies folgendermaßen beheben:
    1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Datei > Importieren > Aus dem Schulverwaltungsprogramm importieren.
    2. Entfernen Sie das ausgewählte Schulverwaltungsprogramm:
      1. Klicken Sie auf Anpassen.
      2. Wählen Sie statt des Schulverwaltungsprogramms die leere Auswahloption ( - ) aus.
      3. Klicken Sie auf Bestätigen > OK.
    3. Nun kann die Funktion Import ins neue Schuljahr genutzt werden.


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