Agenda Online: Übersicht
Agenda Online ist neben dem Stundenplan das wichtigste Modul Ihrer EduPage, da es die Datenbank darstellt, aus der alle anderen Module gespeist werden. Dieser Artikel bietet eine Übersicht über die Struktur, wichtige Einstellungen und Bearbeitungsoptionen von Agenda Online.
1. Struktur
1.1 Schülerdaten
Unter Schülerdaten können Daten von Schülern und deren gesetzlichen Vertretern gespeichert werden.
1.1.1 Schüler
Neben Namen, Klasse und Katalognummer (relevant für Zahlungen) können in der Kategorie Schüler folgende Daten erfasst werden:
- Grundlagen (personenbezogene Identifikationsdaten, Geburtsdaten, Geschlecht, Nationalität, Staatsbürgerschaft(en), Informationen über Herkunft, Muttersprache, Förderschwerpunkt, Sorgerecht etc.)
- Kontaktdaten, Zugangsdaten, Unterscheidungsmerkmal (im Klassenbuch für Lehrkräfte sichtbar)
- Schulzeit (Fachbereich, Jahrgang, Wahlpflichtfächer, Fremdsprachen, Interessen- und Lerngruppen etc.)
- Gesundheitsdaten
- Gesetzliche Vertreter
- Schulanmeldungen (Herkunfts- und Folgeschule)
- Archiv (Historie über Klassen- und Fachbereichszugehörigkeit der vergangenen Schuljahre bis dato)
- Offizielle Entscheidungen
- Anderes (Informationen zu ÖPNV-Nutzung, E-Karten etc. Individuelle Eingabefelder, Möglichkeit zum Datei-Upload)
1.1.2 Gesetzliche Vertreter
Neben Namen (im grauen Bereich oben) können in der Kategorie gesetzliche Vertreter folgende Daten hinterlegt werden:
- Grundlagen (personenbezogene Identifikationsdaten, Geschlecht, Titel, Religionszugehörigkeit, Zugangsdaten)
- Kontaktdaten
- Schulzugehöriges Kind/ schulzugehörige Kinder
1.2 Schuldaten
1.2.1 Klassen
Neben Namen und Abkürzung (im grauen Bereich oben) können in der Kategorie Klasse folgende Daten hinterlegt werden:
- Grundlagen (Jahrgang, Fachbereich, Raum, Klassenlehrkräfte etc.)
- Erweitert (Benotungszeitraum, SIS-ID)
- Schüler (Klassenliste)
- Archiv (Historie der vergangenen Schuljahre bis dato)
1.2.2 Lehrkräfte - Mitarbeiter
Neben Namen, Abkürzung und Zugangsdaten (im grauen Bereich oben) können in der Kategorie Lehrkräfte - Mitarbeiter die folgenden Daten erfasst werden:
- Grundlagen (personenbezogene Identifikationsdaten, Geburtsdaten, Geschlecht, Ausbildung, Informationen zur Anstellung etc.)
- Kontaktdaten
- Benutzerrechte (vgl. Benutzerrechte für Lehrkräfte und Mitarbeitende verwalten)
- E-Karten
- Deputat (Grunddeputat, Anrechnungsstunden)
- Anderes (Einschränkungen bei nicht-pädagogischen Fachkräften (s. Einstellungen für nicht-pädagogische Fachkräfte), Arbeitszeit, Unterscheidungsmerkmal etc., individuelle Eingabefelder, Möglichkeit zum Datei-Upload)
1.2.3 Schulfächer
Bei den Schulfächern können weitere Informationen wie z.B. der Name auf dem Zeugnis, Fremdsprache oder Unterscheidungsmerkmal eingestellt werden. Auch die Information, bis wann das Schulfach gebraucht wird oder wie viele Abwesenheiten eine versäumte Unterrichtsstunde ergeben, kann hier hinterlegt werden.
1.2.4 Räume
Wie bei Schulfächern kann auch bei Räumen das Jahr eingestellt werden, bis zu dem der jeweilig Raum gebraucht wird. Es können Klassen hinterlegt werden, die in dem Raum unterrichtet werden, oder eine Bemerkung an die Lehrkräfte für die letzte Unterrichtsstunden in diesem Raum.
1.2.5 Interessengruppen
Mit Interessengruppen können AGs oder ähnliche Gruppen abgebildet werden, die außerhalb des regulären Unterrichtsrahmens stattfinden. Ähnlich wie bei Lerngruppen werden eine Lehrperson (oder mehrere), Klassen oder einzelne Schüler zugeteilt und optional Standards und Jahrgangsstufe zugewiesen. Auch Zeitpunkt und Anzeigeeinstellungen im Vertretungsplan können hier eingestellt werden. S. dazu sowie Vertretungsplan, Abschnitt 1.2).
1.2.6 Lerngruppen
Auch Informationen zu Lerngruppen können bei den Schuldaten abgerufen werden. Im Gegensatz zu den Interessengruppen werden diese jedoch nicht bei den Schuldaten angelegt, sondern im Modul Übersicht.
Lerngruppen führen die Informationen der Zugehörigkeit von Schülern zu (Teil-) Klassen, Fächern und Lehrkräften zusammen, sodass diese im Klassenbuch korrekt hinterlegt sind. S. dazu Lerngruppen anlegen.
1.3 Schulanmeldungen
1.3.1 Schulanmeldung
Wenn die EduPage-Funktion Schulanmeldungen genutzt wird, werden eingehende Schulanmeldungen in diesem Bereich angezeigt.
Wird eine Schulanmeldung angenommen, so werden die Daten des Schülers sowie des/ der gesetzlichen Vertreter(s) direkt in die entsprechenden Bereiche Ihrer Agenda Online übernommen (s. Abschnitt 1.1).
Schulanmeldungen können unter Einstellungen > spezielle Seiten > Administration (unter Schulanmeldung) konfiguriert werden.
1.4 Codelisten
Im Bereich Codelisten haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Werte für Ihre EduPage zu definieren. Neben Fachbereichen, Bildungsfeldern, Stunden und Tagesabschnitten umfasst dies bspw. Abwesenheitstypen, Terminarten (s. Termine, Abschnitt 3.2), Lehrbefähigungen, Texte für Schülerbeobachtungen, Klauseln im Zeugnis, Firmen (für Praktika), Gebäude und Inventargruppen.
1.5 Anderes
Unter Anderes können Unfallmeldungen hinterlegt werden, sensible Schülerdaten, Inventar (s. Inventar) sowie Informationen, die für die Nutzung des Kantinenmoduls relevant sind.
1.6 Weitere Ansichten
Der Bereich weitere Ansichten beinhaltet eine Übersicht über offizielle Entscheidungen (die hier nur editiert, nicht neu angelegt werden können - neue Entscheidungen werden über das Modul Bewertung eingetragen) sowie Verknüpfungsinformationen zwischen Klassen und Schulfächern, Schülern und gesetzlichen Vertretern sowie Familieninformationen.
1.7 SIS
Im Bereich SIS finden Sie Informationen, die aus bestimmten Schulverwaltungsprogrammen wie bspw. ASV übernommen und in den Stundenplan importiert werden können.
2. Wichtige Einstellungen & Ansichten
Die Ansicht in den jeweiligen Kategorien kann individuell angepasst werden, indem Filter gesetzt, Spalten ein- und ausgeblendet, Datensätze gruppiert werden etc. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier: Ansicht & Druck/ Export von Daten in Agenda Online.
Einige häufig benötigte Einstellungen und Ansichtsoptionen werden im Folgenden beschrieben.
2.1 Anderes Schuljahr anzeigen
Um in die Ansicht eines anderen Schuljahrs zu gelangen, gibt es mehrere Optionen:
- Agenda Online > Rechtsklick auf ascAgenda > Schuljahr wählen
- Agenda Online > Dropdown-Menü unter aktuellem Datum (Reiter Hauptmenü) > Schuljahr wählen.
2.2 Alle (auch inaktive) Schüler anzeigen
In der Kategorie Schüler ist per Standardeinstellung der Filter Interne Schüler gewählt. Bei dieser Option werden Schüler, die die Schule im aktuellen Schuljahr verlassen haben oder bei denen eine Unterbrechung der Schulzeit vorliegt, ausgeblendet.
Wenn Sie diese mit einblenden möchten, wählen Sie stattdessen Alle Schüler.
2.3 Zeitraster definieren bzw. erweitern
Unter Agenda Online > Codelisten > Stunden können Sie das Zeitraster definieren, das für Ihre Schule gelten soll.
Beachten Sie, dass dieses Zeitraster per Standard-Einstellungen aus dem Stundenplan übernommen wird und in Agenda Online lediglich erweitert werden sollte.
- Die Erweiterung des Zeitrasters in Agenda Online auf den Nachmittag/ Abend nach der Unterrichtszeit ermöglicht auch zu diesen Zeiten die Anlage von Terminen auf Stundenbasis.
- Dies bewirkt, dass für in Termine eingebundene Lehrkräfte die Termin-Zeit automatisch in die Lehrer-Anwesenheit und damit die Wochenstunden eingerechnet wird.
- Beim Veröffentlichen eines Stundenplans wird das Zeitraster des Stundenplans nach Agenda Online übernommen, vorausgesetzt, die Person, die den Stundenplan veröffentlicht, ist Administrator oder verfügt sowohl über das Benutzerrecht Stundenplan - Administration als auch asc Agenda - Administration.
- Wenn die Übernahme des Zeitrasters nicht gewünscht ist, entfernen Sie beim Veröffentlichen des Stundenplans den Haken bei Das Zeitraster automatisch vom Stundenplan übernehmen (Schritt 3 Import).
Um das Zeitraster, das beim Veröffentlichen eines Stundenplans nach Agenda Online übernommen wird, zu erweitern, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Navigieren Sie zu Agenda Online > Codelisten > Stunden.
- Markieren Sie eine Stunde und klicken Sie auf Editieren.
- Geben Sie bei Anzahl der Unterrichtsstunden die Gesamtanzahl der Stunden ein, mit denen Sie den Tag einteilen möchten (Anzahl der Unterrichtsstunden + Anzahl der Stunden, die Sie für den übrigen Nachmittag/ Abend benötigen, um Termine wie Elternabende etc. auf Grundlage dieser Stunden anlegen zu können).
- Passen Sie die Zeiten der neuen Stunden an und klicken Sie auf Speichern.
- Achten Sie bei zukünftigen Stundenplanänderungen darauf, beim Veröffentlichen den Haken bei Das Zeitraster automatisch vom Stundenplan übernehmen zu entfernen (s. Box oben). Andernfalls werden die Stunden in Agenda Online überschrieben und die zusätzlich eingefügten Stunden damit gelöscht.
- Falls sich im neuen Stundenplan tatsächlich das Zeitraster der Unterrichtsstunden geändert hat, übernehmen Sie dieses entweder und erweitern es in Agenda Online erneut, oder Sie übernehmen es nicht und gleichen die Zeiten in Agenda Online manuell an.
3. Bearbeitungsoptionen
Im Folgenden sind die Werkzeuge der verschiedenen Reiter erläutert, die Sie in den Listen/ Kategorien von Agenda Online finden.
3.1 Hauptmenü
- Neu
- Einen neuen Datensatz anlegen.
- Editieren
- Ausgewählten Datensatz bearbeiten.
- Löschen
- Ausgewählten Datensatz löschen
- Dropdown-Menü
- Auswahl der hinterlegten Ansichten
- Filter
- Nach bestimmten Kriterien filtern (kategorieabhängig)
- Datum
- Durch Auswahl eines anderen als des aktuellen Datums kann in die Ansicht des gewählten Datums gewechselt werden.
- Schuljahr
- Hinter dem Feld des Schuljahrs verbirgt sich ein Dropdown-Menü, mit dem in die Ansicht eines anderen Schuljahrs gewechselt werden kann (s.o. Abschnitt 2.1).
- Suchen
- Durchsuchen der gesamten Kategorie (nicht nur innerhalb der aktuellen Ansicht)
- Drucken
- Aktuelle Ansicht drucken oder aus Vorlage drucken
- Konto
- Kontoinformationen des ausgewählten Datensatzes einsehen
- Fragen?
- Kontaktformular zu Schul-Admin oder EduPage-Support
3.2 Datei
- Zurück
- Zum Hauptmenü zurückkehren
- Drucken
- Auswahl der Druckvorlagen (Unterschied zu Drucken im Hauptmenü)
- Schnelles Drucken
- Drucken der aktuellen Ansicht
- Exportieren
- Export für ausgewählte Programme oder Listenansicht als .csv
- Importieren
- Import von Daten aus einem Schulverwaltungsprogramm oder über die Zwischenablage (aus einer Excel- oder CSV-Datei)
- Datensicherung
- Erstellen und Verwalten von Backups (s. Datensicherung, Abschnitt 2.)
3.3 Listen
- Auswahl der entsprechenden Listen / Kategorien in Agenda Online
- Kategorieübergreifende Suchfunktion
3.4 Ansicht
- Startansicht
- Zur Startansicht wechseln (keine Liste/ Kategorie ausgewählt)
- Standardeinstellungen
- Ansicht auf Standard-Einstellungen zurücksetzen
- Speichern
- Aktuelle Ansicht (Spalten) speichern (überschreibt vorherige Ansicht, wenn Änderungen vorgenommen wurden, s. Abschnitt 2.)
- Speichern unter
- Ansicht (Spalten) unter neuem Namen speichern, sodass sie über das Hauptmenü ausgewählt werden kann (s. Abschnitt 2.)
- Löschen
- Löscht die aktuelle Ansicht (gilt nur für selbst erstellte Ansichten)
- Alles gruppieren
- Datensätze gruppieren anhand der Hinterlegung unter Gruppieren nach oder Spalten
- Alles ausklappen
- Erweitert die Ansicht der Gruppierungen (Anzeige der enthaltenen Datensätze)
- Gruppieren nach
- Auswählen, nach welchen Kriterien gruppiert werden soll
- Spalten
- Angezeigte Spalten auswählen
- Abbrechen
- Sortierung zurücksetzen, die durch ein- bzw- zweimaliges Anklicken des jeweiligen Spaltenkopfs eingestellt werden kann
- Drucken
- Aktuelle Ansicht drucken
- Datum
- Ansicht eines bestimmten Datums auswählen (Darstellung ändert sich bspw., wenn Schüler die Schule verlassen oder eine Unterbrechung der Schulzeit vorliegt)
3.5 Optionen
- Duplizieren
- Ausgewählten Datensatz duplizieren (z.B. Inventar)
- Massenänderung
- Wählbare Änderungen für alle ausgewählten Datensätze durchführen
- ohne Markierung sind alle Datensätze der jeweiligen Liste/ Kategorie ausgewählt.
- Ordnen
- Reihenfolge der Datensätze ändern
- Fotos
- Fotos für Datensätze hinterlegen (bei Schülern und Lehrkräften möglich)
- Import ins neue Schuljahr
- Importfunktion für das neue Schuljahr inkl. Hochstufung der Klassen, s. Übergang ins neue Schuljahr: Hochstufung der Klassen.
- Administration
- Zugang zur API und Eintragen von Änderungen während des Schuljahrs/ ab bestimmtem Zeitpunkt (s. Datenpflege: Änderungen erfassen)
3.6 Einstellungen
- Schuldaten
- Auswahl der Schule (aus Codelisten - Schulen)
- Eingabe der Schulleitung
- Auswahl der Rechte innerhalb von Agenda Online für Klassenlehrkräfte
- Schuljahr
- Anzeige der Daten des gewählten Schuljahrs
3.7 Hilfe
- Fragen? ...
- Kontaktformular zu Schul-Admin oder EduPage-Support
- Kontakt
- Kontaktdaten des Herstellers von EduPage
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