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Zeugnisse

EduPage bietet eine Vielzahl an Zeugnisvorlagen und Einstellungsmöglichkeiten.
Um Zugriff auf die passenden Zeugnisvorlagen zu erhalten und diese an den individuellen Bedarf der Schule, Jahrgangsstufen etc. anzupassen, müssen einige administrative Einstellungen vorgenommen werden.
Anschließend können die Zeugnisse von den (Klassen-) Lehrkräften erstellt und gedruckt oder/und digital für die jeweiligen Schüler und deren gesetzliche Vertreter veröffentlicht werden.
Idea
Welche Zeugnisvorlagen Ihnen zur Auswahl stehen, hängt vom jeweiligen Bundesland und ggf. der Schulart ab.
Sie können die Vorlagen folgendermaßen einsehen:
  1. Navigieren Sie zu Dokumentation > Dokumentation > Zeugnisse / Abschriften.
  2. Wählen eine Klasse oder einen Schüler aus (durch einen Haken in der ersten Spalte).
  3. Klicken auf PDF-Zeugnis / Abschrift generieren in der oberen Menüleiste.

1. Einstellungen (Administrator)

Im Folgenden werden alle Einstellungen beschrieben, die Sie als Administrator vornehmen bzw. überprüfen müssen, damit die Zeugnisse korrekt erstellt werden können.
Beachten Sie, dass ggf. nicht alle Einstellungen für Ihre Schule relevant sind  - bspw. sind Leistungsniveaus für Grundschulen  i.d.R. nicht relevant und müssen in dem Fall auch nicht eingestellt werden.
Gehen Sie die Punkte der Reihe nach durch und überspringen Sie Einstellungen, die für Ihre Schule nicht relevant sind.

1.1 Grundlegende Schuldaten

1.1.1 Adresse der Schule
  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Grundlegende Schulinfo > Kontaktdaten bearbeiten.
    1. Alternativ gelangen Sie auch über Start zu diesen Einstellungen.
  2. Geben Sie in das Feld Adresse der Schule - Straße  nur Straße und Hausnummer der Schule ein.
  3. Tragen Sie Stadt und Postleitzahl in die dafür vorgesehenen Felder darunter ein.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

1.1.2 Schulart
Die hinterlegte Schulart ist u.a. entscheidend für die Auswahl der Zeugnisvorlagen.
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Codelisten > Schulen.
  2. Wählen Ihre Schule aus oder fügen Sie diese hinzu, falls sie noch nicht angelegt ist (Neu > Schuldaten eingeben > OK).
  3. Stellen Sie sicher, dass die Schulart korrekt eingestellt ist.

  4. Klicken Sie auf den Reiter Einstellungen > Schuldaten.
  5. Wählen Sie bei Unsere Schule die entsprechende Schule aus.
  6. Speichern Sie mit OK.

1.2 Klassen zu Schulen/ Schulbereichen zuordnen

Wenn Sie Ihre Schule wie in Abschnitt 1.1.2 beschrieben als Unsere Schule definiert haben, sind die Klassen automatisch dieser Schule zugeordnet.
Lediglich Abweichungen müssen manuell eingestellt werden (z.B. bei Schulen/ Schulzentren, bei denen mehrere Schularten oder Schulbereiche vertreten und in den Codelisten als eigene Schulen angelegt sind). Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Klassen.
  2. Öffnen Sie den Datensatz einer Klasse (per Doppelklick oder per Klick auf die Klasse > Editieren).
  3. Wählen Sie im Feld Schule (Untermenü Grundlagen) die zugehörige Schule aus.

  4. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
  5. Gehen Sie so bei allen Klassen vor.
    1. Sie können auch über die Funktion Massenänderung (Befehl Anpassen: Schule) mehrere oder alle Klassen auf einmal bearbeiten, s. Daten manuell anlegen, bearbeiten & löschen Abschnitt 3.2.

1.3 Lerngruppeneinstellungen

Die Lerngruppeneinstellungen können von Ihnen als Administrator oder den Lehrkräften selbst vorgenommen werden. Es empfiehlt sich jedoch, sie zumindest zu überprüfen und ggf. nachzufassen.

1.3.1 Jahrgangsstufe hinterlegen
Wenn Sie mit Textbausteinen für verbale Bewertungen arbeiten möchten (s.u. Abschnitt 1.11), muss in den Lerngruppen die entsprechende Jahrgangsstufe ausgewählt sein. Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Textbausteine für Zeugnisse, Abschnitt 2.

1.3.2 Kredits/ Gewichtung
Wenn ein Schulfach höher gewichtet werden soll als die anderen, wird dies ebenfalls in den jeweiligen Lerngruppen eingestellt.
  1. Navigieren Sie zu Übersicht > Lerngruppen - Tabelle.
  2. Klicken Sie eine Lerngruppe an und wählen Sie Lerngruppeneinstellungen.
  3. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen anzeigen.
  4. Unter Zeugnis finden Sie die Einstellung Kredits. Diese beträgt standardmäßig 1. 

  5. Klicken Sie in das Feld und nutzen Sie die Pfeiltaste nach oben, um eine höhere Gewichtung einzustellen, oder geben Sie manuell einen anderen Wert ein.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

1.4 Bildungsfelder hinterlegen

Um die Schulfächer zu Bildungsfeldern zuordnen zu können, müssen diese hinterlegt werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Codelisten > Bildungsfelder.
  2. Erstellen Sie die benötigten Bildungsfelder.
    1. Klicken Sie dazu jeweils auf Neu.
    2. Geben Sie den gewünschten Namen ein.

    3. Speichern Sie die Eingabe mit OK.

1.5 Einstellungen für Schulfächer

1.5.1 Name auf Zeugnis
Wenn sich der Name des Schulfachs, der auf dem Zeugnis stehen soll, von dem Namen des Schulfachs in EduPage unterscheidet, können Sie den Namen für das Zeugnis folgendermaßen festlegen:
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Schulfächer.
  2. Klicken Sie auf das gewünschte Schulfach und anschließend auf Editieren (Reiter Hauptmenü).
  3. Klicken Sie bei Name auf dem Zeugnis in das Feld automatisch (Name) und geben Sie den gewünschten Namen ein.

  4. Speichern Sie mit OK.

1.5.2 Fremdsprachen zuordnen
Wenn bestimmte Fremdsprachen auf der gewählten Zeugnisvorlage als 1. oder 2. (/3./ 4.) Fremdsprache bezeichnet werden sollen, müssen diese in EduPage entsprechend verknüpft werden -zuerst mit der entsprechenden Fremdsprache einer fest in EduPage hinterlegten Liste und anschließend in der Auswahl des jeweiligen Schülers, s. Abschnitt 1.6.
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Schulfächer.
  2. Klicken Sie auf das gewünschte Schulfach und anschließend auf Editieren (Reiter Hauptmenü).
  3. Klicken Sie in das Feld bei Fremdsprache und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die passende Fremdsprache aus.

  4. Speichern Sie mit OK.

1.6 Fremdsprachen bei Schülern festlegen

Damit die 1. und 2. (optional auch 3. & 4.) Fremdsprache eines Schülers korrekt als solche im Zeugnis ausgezeichnet werden, müssen diese im Datensatz des jeweiligen Schülers zugeordnet werden. Dazu gehen Sie vor wie folgt:
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Schüler.
  2. Klicken Sie einen Schüler an und wählen Sie Editieren.
  3. Wählen Sie unter Schulzeit > Fremdsprache die jeweilige(n) Fremdsprache(n) aus.

  4. Speichern Sie mit OK.

1.7 Fächer zu Klassen zuweisen

Legen Sie pro Klasse die Schulfächer fest, die auf dem Zeugnis angezeigt werden sollen:
  1. Navigieren Sie zu Dokumentation > Dokumentation > Zeugnisse/Abschriften.
  2. Klicken Sie in der Zeile einer Klasse in der Spalte Schulfächer auf Einstellen.

  3. Fügen Sie die Fächer über Hinzufügen ein (hier stehen die in Agenda Online hinterlegten Fächer zur Auswahl) oder verwenden Sie die Importfunktion, um die Fächer aus dem Stundenplan zu übernehmen.
  4. Nehmen Sie über Editieren (oder beim manuellen Hinzufügen direkt) für jedes Fach folgende Einstellungen vor:
    1. Legen Sie fest, ob es sich um ein Pflicht-, Wahlpflicht- oder Wahlfach handelt.
    2. Stellen Sie ein, in welchem Halbjahr das Fach im Zeugnis erscheinen soll.
      1. Sie können hier auch beide Halbjahre auswählen.
    3. Legen Sie fest, wann/ unter welchen Umständen das Fach auf dem Zeugnis gedruckt werden soll (immer/ automatisch/ nie).
      1. automatisch bedeutet, dass das Fach nur dann gedruckt wird, wenn der jeweilige Schüler es tatsächlich belegt hat.
    4. Geben Sie optional den Fachbereich oder/und das Bildungsfeld an.

    5. Speichern Sie die Angaben mit OK.
      1. Achtung: Sie müssen auch im vorherigen Fenster der Schulfächerliste auf Speichern klicken, um die ausgewählten Fächer mit den jeweiligen Einstellungen zu speichern.
  5. Optional können Sie die Reihenfolge der Fächer (und Bildungsfelder - dazu den Reiter Bildungsfelder auswählen)  innerhalb der Kategorien (Pflicht-/ Wahlpflicht-/ Wahlfach) ändern, indem Sie ein Fach anklicken und mit den entsprechenden Schaltflächen nach oben bzw. unten bewegen.

    1. Die Fächer sind je nach Kategorie farbig hinterlegt.
      1. Weiß: Pflichtfächer
      2. Gelb: Wahlpflichtfächer
      3. Türkis: Wahlfächer
    2. Sie können mit der Sortierung nur die Fächer der jeweiligen Kategorie relativ zueinander beeinflussen.
      1. Wenn Sie ein Fach der untersten Kategorie (Wahlfach) in eine darüberliegende Kategorie verschieben, erscheint es auf dem Zeugnis dennoch in der untersten Kategorie; dort jedoch an oberster Stelle.
  6. Verfahren Sie ebenso mit den weiteren Klassen.
    1. Die in einer Klasse angelegten Fächer inkl. der Einstellungen können auch auf andere Klassen kopiert (und dort ggf. angepasst) werden: Import > Kopieren nach Klassen > Klasse(n) wählen > OK.

1.8 Benotungstypen definieren

Stellen Sie den zugrundeliegenden Benotungstyp ein. Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Bewertung: Übersicht & Grundeinstellungen, Abschnitt 2.1.

1.9 Leistungsniveaus festlegen

Wenn Sie mit verschiedenen Leistungsniveaus (manchmal auch Anforderunsniveaus/ Anforderungsebenen/ .... genannt) arbeiten und diese auf dem Zeugnis dargestellt werden sollen, müssen sie entsprechend hinterlegt sein. S. dazu Bewertung: Übersicht & Grundeinstellungen, Abschnitt 2.2.

1.10 Kopfnoten einstellen

In EduPage gibt es das automatisch angelegte Fach Verhalten. Wenn Ihnen eine Verhaltensnote im Zeugnis genügt, brauchen Sie nichts weiter einzustellen. Falls Sie hier mehrere Noten benötigen (bspw. Fleiß, Mitarbeit etc.), können Sie stattdessen Kopfnoten nutzen. Folgen Sie dazu der Anleitung in diesem Artikel: Kopfnoten, Abschnitt 1.

1.11 Verbale Bewertungen & Klauseln im Zeugnis

Manche Schulen benötigen verbale Bewertungen (zusätzlich oder statt Zeugnisnoten) oder/und Klauseln im Zeugnis. Hier können Sie als Administrator Textbausteine vordefinieren, die von Lehrkräften genutzt und ggf. angepasst werden können. 
S. dazu Textbausteine für Zeugnisse, Abschnitt 1.

1.12 Ausstellungsdatum

Das Ausstellungsdatum ist standardmäßig automatisch auf den 31.01. (1. Halbjahr) bzw. 31.07. (2. Halbjahr) eingestellt und kann manuell angepasst werden.
Klassenlehrkräfte, die die Zeugnisse erstellen, können dieses Datum selbst anpassen. Dennoch kann es sinnvoll sein, ein manuelles Datum voreinzustellen; insbesondere wenn die meisten Zeugnisse am selben Tag ausgegeben werden und dieser nicht dem 31.01. bzw. 31.07. entspricht.
  1. Navigieren Sie zu Dokumentation > Dokumentation > Zeugnisse / Abschriften
  2. Markieren Sie alle Klassen, indem Sie obersten Haken in der ersten Spalte (in der Überschriften-Zeile) setzen.
    1. Klassenlehrkräfte können hier nur auf die eigene(n) Klasse(n) zugreifen.
  3. Klicken Sie auf Ausstellungsdatum ändern (in der oberen Menüleiste).
  4. Öffnen Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie Manuelle Eingabe.
  5. Geben Sie das gewünschte Datum ein.

  6. Klicken Sie auf Anpassen, um das Datum zu speichern.

2. Zeugnisse erstellen (Klassenlehrkraft/ Administrator)

Die Vorbereitungen sowie Erstellung und Druck von Zeugnissen ist nur im Browser möglich.

Eine Übersicht über die einzelnen Schritte finden Sie auch in EduPage unter Dokumentation > Dokumentation > Zeugnisse / Abschriften auf der rechten Seite. Bei obligatorischen Schritten wird hier farblich und symbolisch dargestellt, ob sie bereits erledigt sind  (grüner Haken) oder noch ausstehen (rotes Warndreieck):

2.1 Vorbereitungen (Klassenlehrkraft)

Damit Zeugnisse erstellt werden können, müssen alle Zeugnisnoten eingegeben und die relevanten administrativen Einstellungen vorgenommen worden sein, s.o. (Abschnitt 1.).
Die Zeugnisnoten werden i.d.R. von den jeweiligen Fachlehrkräften eingestellt (s. Zeugnisnoten eingeben/ berechnen). Als Klassenlehrkraft haben Sie noch weitere Optionen. Prüfen Sie, was davon für Ihre Schule/ Klasse gewünscht bzw. gefordert ist:
  1. Stellen Sie die Zeugnisnoten der Kopfnoten ein, falls Kopfnoten verwendet werden; s. Kopfnoten, Abschnitt 3.2.
  2. Fügen Sie ggf. Klauseln für Zeugnisse ein; s. Textbausteine für Zeugnisse, Abschnitt 3.2.
  3. Passen Sie ggf. das Ausstellungsdatum für die Zeugnisse an, wie in Abschnitt 1.12 beschrieben.
AGs müssen nicht manuell eingefügt werden, sondern werden - falls in der Vorlage vorgesehen - automatisch übernommen.

2.2 Zeugnisse generieren & speichern

Achtung: Für jeden Schüler kann pro Halbjahr max. ein Zeugnis aus jeder Kategorie (Halbjahres- & Jahreszeugnisse/ Abgangs-, Abschluss- & Übergangszeugnisse/ Zertifikat Medienkompetenz) gespeichert werden. Werden z.B. zwei Zeugnisse für das 1. Halbjahr für denselben Schüler erstellt, so wird beim Speichern des 2. Zeugnis' das erste überschrieben.
  1. Navigieren Sie zu Dokumentation > Dokumentation > Zeugnisse / Abschriften.
  2. Klicken Sie in der Zeile Ihrer Klasse auf Schüler.
    1. Falls Sie für alle Schüler der Klasse auf einmal Zeugnisse erstellen möchten, setzen Sie stattdessen ein Häkchen in der ersten Spalte der Zeile Ihrer Klasse und klicken Sie in der oberen Menüleiste auf PDF-Zeugnis / Abschrift generieren. In diesem Fall überspringen Sie den nächsten Schritt.
  3. Wählen Sie einen oder mehrere Schüler aus, indem Sie ein Häkchen in der ersten Spalte der entsprechenden Zeile(n) setzen.
  4. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf PDF-Zeugnis / Abschrift generieren. 

  5. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie die passende Zeugnisvorlage aus.
    1. Sprechen Sie sich diesbezüglich mit Ihrem Administrator ab, da je nach Zeugnisvorlage im Vorfeld bestimmte administrative Einstellungen vorgenommen werden müssen.
  6. Abhängig von der Zeugnisvorlage finden Sie auf der linken Seite einige Bearbeitungsoptionen (bspw. die Möglichkeit, ein Logo hinzuzufügen o.ä.).

  7. Überprüfen Sie in der Vorschau auf der rechten Seite, ob alles korrekt angezeigt wird, und klicken Sie auf Dokumente erstellen und speichern.
  8. Optional können die Zeugnisse anschließend direkt gedruckt werden.


3. Zeugnisse drucken / exportieren / veröffentlichen (Klassenlehrkraft/ Administrator)

3.1 Zeugnisse drucken

Um bereits erstellte Zeugnisse zu drucken, gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Navigieren Sie zu Dokumentation > Dokumentation > Zeugnisse / Abschriften.
  2. Markieren Sie die Klasse(n), für die Sie Zeugnisse drucken möchten, durch ein entsprechendes Häkchen in der ersten Spalte.
    1. Bei Klassenlehrkräften ist dies per Standardeinstellung nur für die eigene Klasse möglich.
  3. Klicken Sie auf Drucken und folgen Sie den weiteren Anweisungen.

3.2 Zeugnisse als PDF-Dokumente speichern

Zur Archivierung, als Nachdruckmöglichkeit oder für den digitalen Versand können Sie die erstellten Zeugnisse einzeln oder auch gesammelt als PDF-Dokument(e) herunterladen.

3.2.1 Einzelne PDF-Dokumente speichern

Um das Zeugnis eines Schülers als PDF-Dokument zu speichern oder zu drucken, gehen Sie vor wie folgt:
  1. Navigieren Sie zu Dokumentation > Dokumentation > Zeugnisse / Abschriften.
  2. Klicken Sie in die Zeile der gewünschten Klasse, um die Schüleransicht zu öffnen.
  3. In der Spalte Zeugnis / Abschrift werden die erstellten Zeugnisse angezeigt. Klicken Sie auf das Zeugnis, das Sie speichern/ drucken möchten.
  4. Das PDF-Dokument wird nun in Ihrem Browser geöffnet und kann mit den jeweiligen Optionen gedruckt oder gespeichert werden.

3.2.2 Sammel-PDF generieren

Sie können die Zeugnisse einer, mehrerer oder auch aller Klassen zu einem PDF-Dokument zusammengefasst abspeichern.
  1. Markieren Sie die gewünschte(n) Klasse(n) durch ein entsprechendes Häkchen in der ersten Spalte.
  2. Klicken Sie auf Erzeugte Zeugnisse aus PDFs drucken (rechts).
  3. Falls Sie die Zeugnisse beidseitig drucken und es Zeugnisse mit ungerader Seitenanzahl gibt, können Sie die Option wählen, in diesen Fällen jeweils auf eine gerade Anzahl aufzufüllen (durch Einfügen einer Leerseite).
  4.  Klicken Sie auf OK, fortfahren > Dokumente anzeigen / drucken.
  5. Das PDF-Dokument wird nun in Ihrem Browser geöffnet und kann mit den jeweiligen Optionen gedruckt oder gespeichert werden.

3.3 Zeugnisse veröffentlichen

Zeugnisse können - genau wie Zeugnisnoten - klassenweise oder individuell für die jeweiligen Schüler und deren gesetzliche Vertreter veröffentlicht werden.

3.3.1 Zeugnisse klassenweise veröffentlichen
  1. Navigieren Sie zu Dokumentation > Dokumentation > Zeugnisse/Abschriften.
  2. In der Spalte Veröffentlicht wird angezeigt, ob die Zeugnisse veröffentlicht sind oder nicht.
    1. Wenn einzelne Zeugnisse veröffentlicht sind und andere nicht, wird die jeweilige Anzahl angezeigt.
  3. Um die Zeugnisse einer Klasse zu veröffentlichen, gehen Sie folgendermaßen vor:
    1. Klicken Sie auf Veröffentlichen bzw. die Anzeige der (un-) veröffentlichten Zeugnisse der Klasse.
    2. Nun werden die Sichtbarkeitseinstellungen der Zeugnisnoten sowie der Zeugnisdokumente angezeigt.
      Aktivieren Sie die Option Ausgewählte Ausdrucke / Zeugnisse für Schüler und Eltern veröffentlichen.

    3. Speichern Sie die Einstellungen.
  4. Alternativ oder um die Zeugnisse für mehrere Klassen auf einmal zu veröffentlichen, können Sie folgendermaßen vorgehen:
    1. Haken Sie die gewünschte(n) Klasse(n) in der ersten Spalte an.
    2. Wählen Sie die nun sichtbare Option Veröffentlichen in der oberen Menüleiste.
    3. Nun werden die Sichtbarkeitseinstellungen der Zeugnisnoten sowie der Zeugnisdokumente angezeigt.
      Aktivieren Sie die Option Ausgewählte Ausdrucke / Zeugnisse für Schüler und Eltern veröffentlichen.
    4. Speichern Sie die Einstellungen.
  5. Um eine Veröffentlichung rückgängig zu machen, gehen Sie ebenso vor und wählen Sie im Fenster Veröffentlichen die Option Ausgewählte Ausdrucke / Zeugnisse für Schüler und Eltern zurückziehen.
3.3.2 Zeugnisse individuell veröffentlichen
  1. Navigieren Sie zu Dokumentation > Dokumentation > Zeugnisse/Abschriften.
  2. Klicken Sie in der Spalte Name auf den Namen der gewünschten Klasse.
    1. Sie befinden Sie nun in der Übersicht nach Schülern.
  3. In der Spalte Zeugnis wird das Erstellungsdatum des Zeugnisses angezeigt.
    1. Bei einem veröffentlichten Zeugnis wird ist das Datum grün und mit einem Weltkugel-Symbol versehen.
    2. Bei einem nicht veröffentlichten Zeugnis ist das Datum blau es wird ein durchgestrichenes Auge angezeigt.
  4. Um ein Zeugnis zu veröffentlichen, gehen Sie folgendermaßen vor:
    1. Klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf das Datum in der Spalte Zeugnis.
    2. Wählen Sie bei Status die Option Veröffentlicht.
    3. Speichern Sie die Einstellungen.
  5. Alternativ oder um die Zeugnisse für mehrere Schüler auf einmal zu veröffentlichen, können Sie folgendermaßen vorgehen:
    1. Haken Sie den/ die gewünschten Schüler in der ersten Spalte an.
    2. Wählen Sie die nun sichtbare Option Veröffentlichen in der oberen Menüleiste.
    3. Nun werden die Sichtbarkeitseinstellungen der Zeugnisnoten sowie der Zeugnisdokumente angezeigt.
      Aktivieren Sie die Option Ausgewählte Ausdrucke / Zeugnisse für Schüler und Eltern veröffentlichen.

    4. Speichern Sie die Einstellungen.
  6. Um eine Veröffentlichung rückgängig zu machen, gehen Sie ebenso und wählen Sie im Fenster Veröffentlichen die Option Ausgewählte Ausdrucke / Zeugnisse für Schüler und Eltern zurückziehen.



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