EP Support | Administrative Einstellungen für Zeugnisse

Zeugnisse: Administrative Einstellungen

Im Folgenden werden alle Einstellungen beschrieben, die Sie als Administrator vornehmen bzw. überprüfen müssen, damit die Zeugnisse korrekt erstellt werden können.
Beachten Sie, dass ggf. nicht alle Einstellungen für Ihre Schule bzw. Zeugnisvorlagen relevant sind  - bspw. sind Leistungsniveaus für die Zeugnisvorlagen von Grundschulen  i.d.R. nicht relevant und müssen in dem Fall auch nicht eingestellt werden.
Gehen Sie die Punkte der Reihe nach durch und überspringen Sie Einstellungen, die für Ihre Zeugnisvorlagen nicht relevant sind.

1. Grundlegende Schuldaten

1.1 Adresse der Schule

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Grundlegende Schulinfo > Kontaktdaten bearbeiten.
    1. Alternativ gelangen Sie auch über Start zu diesen Einstellungen.
  2. Geben Sie in das Feld Adresse der Schule - Straße  nur Straße und Hausnummer der Schule ein.
  3. Tragen Sie Stadt und Postleitzahl in die dafür vorgesehenen Felder darunter ein.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

1.2 Schulart

Die hinterlegte Schulart ist u.a. entscheidend für die Auswahl der Zeugnisvorlagen.
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Codelisten > Schulen.
  2. Wählen Ihre Schule aus oder fügen Sie diese hinzu, falls sie noch nicht angelegt ist (Neu > Schuldaten eingeben > OK).
  3. Stellen Sie sicher, dass die Schulart korrekt eingestellt ist.

  4. Klicken Sie auf den Reiter Einstellungen > Schuldaten.
  5. Wählen Sie bei Unsere Schule die entsprechende Schule aus.
  6. Speichern Sie mit OK.

2. Einstellungen für Klassen

2.1 Klassen zu Schulen/ Schulbereichen zuordnen

Wenn Sie Ihre Schule wie in Abschnitt 1.2 beschrieben als Unsere Schule definiert haben, sind die Klassen automatisch dieser Schule zugeordnet.
Lediglich Abweichungen müssen manuell eingestellt werden (z.B. bei Schulen/ Schulzentren, bei denen mehrere Schularten oder Schulbereiche vertreten und in den Codelisten als eigene Schulen angelegt sind).
Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Klassen.
  2. Öffnen Sie den Datensatz einer Klasse (per Doppelklick oder per Klick auf die Klasse > Editieren).
  3. Wählen Sie im Feld Schule (Untermenü Grundlagen) die zugehörige Schule aus.

  4. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
  5. Gehen Sie so bei allen Klassen vor.
    1. Sie können auch über die Funktion Massenänderung (Befehl Anpassen: Schule) mehrere oder alle Klassen auf einmal bearbeiten, s. Daten manuell anlegen, bearbeiten & löschen Abschnitt 3.2.

2.2 Jahrgang hinterlegen

Die Hinterlegung des Jahrgangs ist bspw. für Zeugnisvorlagen relevant, auf denen das Schulbesuchsjahr angegeben wird.
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Klassen.
  2. Öffnen Sie den Datensatz einer Klasse (per Doppelklick oder per Klick auf die Klasse > Editieren).
  3. Wählen Sie im Feld Jahrgang (Untermenü Grundlagen) den passenden Jahrgang aus.
    1. Bei Jahrgangsgemischten Klassen wählen Sie den Jahrgang aus, der auf die Mehrzahl der Schüler zutrifft, und passen bei den übrigen Schülern den Jahrgang im Schülerdatensatz (Untermenü Schulzeit) an.
  4. Speichern Sie mit OK.

3. Einstellungen für Schulfächer

3.1 Name auf Zeugnis

Wenn sich der Name des Schulfachs, der auf dem Zeugnis stehen soll, von dem Namen des Schulfachs in EduPage unterscheidet, können Sie den Namen für das Zeugnis folgendermaßen festlegen:
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Schulfächer.
  2. Klicken Sie auf das gewünschte Schulfach und anschließend auf Editieren (Reiter Hauptmenü).
  3. Klicken Sie bei Name auf dem Zeugnis in das Feld automatisch (Name) und geben Sie den gewünschten Namen ein.

  4. Speichern Sie mit OK.

3.2 Fremdsprachen zuordnen

Wenn bestimmte Fremdsprachen auf der gewählten Zeugnisvorlage als 1. oder 2. (/3./ 4.) Fremdsprache bezeichnet werden sollen, müssen diese in EduPage entsprechend verknüpft werden -zuerst mit der entsprechenden Fremdsprache einer fest in EduPage hinterlegten Liste und anschließend in der Auswahl des jeweiligen Schülers, s. Abschnitt 4.
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Schulfächer.
  2. Klicken Sie auf das gewünschte Schulfach und anschließend auf Editieren (Reiter Hauptmenü).
  3. Klicken Sie in das Feld bei Fremdsprache und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die passende Fremdsprache aus.

  4. Speichern Sie mit OK.

4. Schülerdaten

Stellen Sie sicher, dass die relevanten Schülerdaten gepflegt sind.

4.1 Stammdaten

  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Schüler.
  2. Klicken Sie einen Schüler an und wählen Sie Editieren.
  3. Überprüfen Sie die folgenden Stammdaten und pflegen Sie diese ggf. nach:
    1. Im grauen Bereich oben:
      1. Familienname
      2. Vorname
      3. Klasse
    2. Im Untermenü Grundlagen:
      1. Geburtsdatum
      2. Geschlecht
        1. Die Hinterlegung des Geschlechts ist relevant für die korrekte Verwendung geschlechtsabhängiger Begriffe und Pronomina in Textbausteinen.

4.2 Fremdsprachen festlegen

Damit die 1. und 2. (optional auch 3. & 4.) Fremdsprache eines Schülers korrekt als solche im Zeugnis ausgezeichnet werden, müssen diese im Datensatz des jeweiligen Schülers zugeordnet werden:
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Schüler.
  2. Klicken Sie einen Schüler an und wählen Sie Editieren.
  3. Wählen Sie unter Schulzeit > Fremdsprache die jeweilige(n) Fremdsprache(n) aus.

  4. Speichern Sie mit OK.

4.3 Voraussichtlicher Schulabschluss

Falls dieser auf Ihren Zeugnisvorlagen abgedruckt wird, hinterlegen Sie den voraussichtlichen Schulabschluss Ihrer Schüler:
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Schüler.
  2. Klicken Sie einen Schüler an und wählen Sie Editieren.
  3. Wählen Sie unter Schulzeit bei Schulabschluss die zutreffende Option aus.
  4. Speichern Sie mit OK.

5. Bildungsfelder hinterlegen

Um die Schulfächer zu Bildungsfeldern zuordnen zu können, müssen diese hinterlegt werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Codelisten > Bildungsfelder.
  2. Erstellen Sie die benötigten Bildungsfelder.
    1. Klicken Sie dazu jeweils auf Neu.
    2. Geben Sie den gewünschten Namen ein.

    3. Speichern Sie die Eingabe mit OK.

6. Lerngruppeneinstellungen

Die Lerngruppeneinstellungen können von Ihnen als Administrator oder den Lehrkräften selbst vorgenommen werden. Es empfiehlt sich jedoch, sie zumindest zu überprüfen und ggf. nachzufassen.

6.1 Jahrgangsstufe hinterlegen

Wenn Sie mit Textbausteinen für verbale Bewertungen arbeiten möchten (s.u. Abschnitt 11.), muss in den Lerngruppen die entsprechende Jahrgangsstufe ausgewählt sein. Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Textbausteine für Zeugnisse, Abschnitt 2.

6.2 Kredits/ Gewichtung

Wenn ein Schulfach höher gewichtet werden soll als die anderen, wird dies ebenfalls in den jeweiligen Lerngruppen eingestellt.
  1. Navigieren Sie zu Übersicht > Lerngruppen - Tabelle.
  2. Klicken Sie eine Lerngruppe an und wählen Sie Lerngruppeneinstellungen.
  3. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen anzeigen.
  4. Unter Zeugnis finden Sie die Einstellung Kredits. Diese beträgt standardmäßig 1. 

  5. Klicken Sie in das Feld und nutzen Sie die Pfeiltaste nach oben, um eine höhere Gewichtung einzustellen, oder geben Sie manuell einen anderen Wert ein.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

7. Fehlzeiten

Wenn Ihre Zeugnisvorlagen Fehlzeiten enthalten, beachten Sie, dass diese entsprechend gepflegt sein müssen.
Konkret bedeutet dies:
  1. Damit eine Fehlzeit gezählt wird, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
    1. Die Abwesenheit muss erfasst sein; s. Schüler-Abwesenheiten erfassen.
    2. Es muss ein Abwesenheitstyp zugeordnet sein; s. Kategorisierung der Fehlstunden: Abwesenheitstypen zuordnen.
  2. Fehltage werden nur dann als solche gezählt, wenn die Abwesenheit alle vorhandenen Schulstunden des Tages betrifft. Ansonsten zählen nur die einzelne Fehlstunden.
    1. Prüfen Sie bei Unstimmigkeiten, ob es an den entsprechenden Tagen einzelne Stunden gibt, in denen keine Abwesenheit erfasst ist.
      1. Hierzu empfiehlt sich die detaillierte Ansicht, die Sie in Schüler-Abwesenheit > Abwesenheit Schuljahr per Klick auf das Augen-Symbol rechts oben aufrufen können:

8. Zeiträume für Schuljahresabschnitte

In EduPage können an unterschiedlicher Stelle Anfangs- und Enddatum für Schuljahresabschnitte festgelegt werden - für das Klassenbuch, für Schüler-Abwesenheiten und für Bewertungen.
Wenn Abwesenheiten auf dem Zeugnis nicht mit den Abwesenheiten im Modul Schüler-Abwesenheit übereinstimmen, liegt dies häufig daran, dass diese Zeiträume unterschiedlich definiert sind.
Überprüfen Sie daher, ob die folgenden Angaben übereinstimmen:
  1. Angabe der Zeiträume unter Klassenbuch > Einstellungen > Zeitraum bzw. Unterricht > Schüler-Abwesenheit > Einstellungen > Zeitraum:

  2. Angabe der Zeiträume unter Bewertungen > Einstellungen > Zeitraum:
    1. Wenn Ihr Schuljahr in Halbjahre aufgeteilt ist, empfiehlt sich bei Schuljahr ist aufgespalten in die Einstellung Halbjahre + ganzes Jahr:

    2. Mit dieser Einstellung kann für beide Halbjahre jeweils der entsprechende Zeitraum eingestellt werden:


9. Benotungstypen definieren & Leistungsniveaus festlegen

Stellen Sie den zugrundeliegenden Benotungstyp ein.
Wenn Sie mit verschiedenen Leistungsniveaus (manchmal auch Anforderungsniveaus/ Anforderungsebenen/ .... genannt) arbeiten und diese auf dem Zeugnis dargestellt werden sollen, müssen diese ebenfalls entsprechend hinterlegt sein.
Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Benotungstypen (Endnoten/ Zeugnisnoten/ Durchschnitt) & Leistungsniveaus.

10. Kopfnoten einstellen

In EduPage gibt es das automatisch angelegte Fach Verhalten. Wenn Ihnen eine Verhaltensnote im Zeugnis genügt, brauchen Sie nichts weiter einzustellen. Falls Sie hier mehrere Noten benötigen (bspw. Fleiß, Mitarbeit etc.), können Sie stattdessen Kopfnoten nutzen. Folgen Sie dazu der Anleitung in diesem Artikel: Kopfnoten, Abschnitt 1.

11. Verbale Bewertungen & Klauseln im Zeugnis

Manche Schulen benötigen verbale Bewertungen (zusätzlich oder statt Zeugnisnoten) oder/und Klauseln im Zeugnis. Hier können Sie als Administrator Textbausteine vordefinieren, die von Lehrkräften genutzt und ggf. angepasst werden können. 
S. dazu Textbausteine für Zeugnisse.

12. Zeugnisfächer definieren

Legen Sie pro Klasse die Schulfächer fest, die auf dem Zeugnis angezeigt werden sollen:
  1. Navigieren Sie zu Dokumentation > Dokumentation > Zeugnisse/Abschriften.
  2. Klicken Sie in der Zeile einer Klasse in der Spalte Schulfächer auf Einstellen.

  3. Fügen Sie die Fächer über Hinzufügen ein (hier stehen die in Agenda Online hinterlegten Fächer zur Auswahl) oder verwenden Sie die Importfunktion, um die Fächer aus dem Stundenplan zu übernehmen.
  4. Nehmen Sie über Editieren (oder beim manuellen Hinzufügen direkt) für jedes Fach folgende Einstellungen vor:
    1. Legen Sie fest, ob es sich um ein Pflicht-, Wahlpflicht- oder Wahlfach handelt.
    2. Stellen Sie ein, in welchem Halbjahr das Fach im Zeugnis erscheinen soll.
      1. Sie können hier auch beide Halbjahre auswählen.
    3. Legen Sie fest, wann/ unter welchen Umständen das Fach auf dem Zeugnis gedruckt werden soll (immer/ automatisch/ nie).
      1. automatisch bedeutet, dass das Fach nur dann gedruckt wird, wenn der jeweilige Schüler es tatsächlich belegt hat.
    4. Geben Sie optional den Fachbereich oder/und das Bildungsfeld an.

    5. Speichern Sie die Angaben mit OK.
      1. Achtung: Sie müssen auch im vorherigen Fenster der Schulfächerliste auf Speichern klicken, um die ausgewählten Fächer mit den jeweiligen Einstellungen zu speichern.
  5. Optional können Sie die Reihenfolge der Fächer (und Bildungsfelder - dazu den Reiter Bildungsfelder auswählen)  innerhalb der Kategorien (Pflicht-/ Wahlpflicht-/ Wahlfach) ändern, indem Sie ein Fach anklicken und mit den entsprechenden Schaltflächen nach oben bzw. unten bewegen.

    1. Die Fächer sind je nach Kategorie farbig hinterlegt.
      1. Weiß: Pflichtfächer
      2. Gelb: Wahlpflichtfächer
      3. Türkis: Wahlfächer
    2. Sie können mit der Sortierung nur die Fächer der jeweiligen Kategorie relativ zueinander beeinflussen.
      1. Wenn Sie ein Fach der untersten Kategorie (Wahlfach) in eine darüberliegende Kategorie verschieben, erscheint es auf dem Zeugnis dennoch in der untersten Kategorie; dort jedoch an oberster Stelle.
  6. Verfahren Sie ebenso mit den weiteren Klassen.
    1. Die in einer Klasse angelegten Fächer inkl. der Einstellungen können auch auf andere Klassen kopiert (und dort ggf. angepasst) werden: Import > Kopieren nach Klassen > Klasse(n) wählen > OK.

13. Ausstellungsdatum

Das Ausstellungsdatum ist standardmäßig automatisch auf den 31.01. (1. Halbjahr) bzw. 31.07. (2. Halbjahr) eingestellt und kann manuell angepasst werden.
Klassenlehrkräfte, die die Zeugnisse erstellen, können dieses Datum selbst anpassen. Dennoch kann es sinnvoll sein, ein manuelles Datum voreinzustellen; insbesondere wenn die meisten Zeugnisse am selben Tag ausgegeben werden und dieser nicht dem 31.01. bzw. 31.07. entspricht.
  1. Navigieren Sie zu Dokumentation > Dokumentation > Zeugnisse / Abschriften
  2. Markieren Sie alle Klassen, indem Sie obersten Haken in der ersten Spalte (in der Überschriften-Zeile) setzen.
    1. Klassenlehrkräfte können hier nur auf die eigene(n) Klasse(n) zugreifen.
  3. Klicken Sie auf Ausstellungsdatum ändern (in der oberen Menüleiste).
  4. Öffnen Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie Manuelle Eingabe.
  5. Geben Sie das gewünschte Datum ein.

  6. Klicken Sie auf Anpassen, um das Datum zu speichern.


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