EP Support | Abwesenheitserfassung

Schüler-Abwesenheiten erfassen

Das Grundprinzip der Abwesenheitserfassung In EduPage sieht vor, dass in jeder Unterrichtsstunde die Abwesenheiten von der unterrichtenden Lehrkraft im Klassenbuch erfasst werden. Wie Sie als Lehrkraft dabei vorgehen, wird in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Info
Grundprinzip & Begriffserklärungen
  1. Abwesenheiten werden in jeder Stunde durch die unterrichtende Lehrkraft erfasst.
    1. Dies können Fehlstunden, Verspätungen und vorzeitiges Verlassen des Unterrichts sein.
    2. Eine Ausnahme zu diesem Prinzip bildet die administrative Einstellungsoption Ganztägige Abwesenheitserfassung durch Klassenlehrkräfte, mit der Klassenlehrkräfte die erfassten Abwesenheiten in alle Folgestunden des Tages übertragen können; s. Ganztägige Abwesenheitserfassung für Klassenlehrkräfte ("Klassenleiterprinzip").
  2. Entschuldigungen und Abwesenheitsnotizen sind nicht dasselbe.
    1. Wenn eine elektronische Abwesenheitsnotiz angenommen wird (i.d.R. durch die Klassenlehrkraft), zählt sie als Entschuldigung.
    2. Eine Entschuldigung kann aber auch ohne das Vorliegen einer Abwesenheitsnotiz hinterlegt werden.
    3. Jede Klassenlehrkraft entscheidet selbst darüber, ob elektronische Abwesenheitsnotizen in ihrer Klasse genutzt werden können oder nicht.
  3. Als abwesend erfasste Schüler sind nicht automatisch entschuldigt.
    1. Eine Entschuldigung kann von Klassenlehrkräften für die eigene Klasse für beliebige Stunden (und von Fachlehrkräften für die eigenen Stunden) hinterlegt werden.
    2. Eine Entschuldigung ordnet einer Fehlzeit (standardmäßig) den Abwesenheitstyp Entschuldigte Stunden zu.
  4. Damit die Fehlzeiten korrekt kategorisiert und aufsummiert werden, muss jeweils der passende Abwesenheitstyp und damit eine Abwesenheitsart zugeordnet werden.
    1. Bei Fehlstunden ist dafür i.d.R. die Klassenlehrkraft zuständig; s. Klassenlehrkräfte: Einsichts- und Bearbeitungsberechtigungen.
    2. Die Zuordnung kann durch eine Entschuldigung oder manuell erfolgen; s. Kategorisierung der Fehlstunden: Abwesenheitstypen zuordnen.
    3. Bei Verspätungen und vorzeitigem Verlassen wird vom Administrator eingestellt, ob und welche Abwesenheitsart standardmäßig zugewiesen wird oder ob dies manuell gemacht wird; s. Schüler-Abwesenheiten: Übersicht & Einstellungen, Abschnitt 2.1.
    4. Per Standardeinstellung sind die Abwesenheitstypen Entschuldigte Stunden, Unentschuldigte Stunden und Repräsentation hinterlegt. Es können vom Administrator auch benutzerdefinierte Abwesenheitstypen angelegt werden; s. Schüler-Abwesenheiten: Übersicht & Einstellungen, Abschnitt 2.2.

1. Symbol-Legende (Klassenbuch)

Wenn Sie in der App oder im Browser das Klassenbuch öffnen, können Ihnen bei der Abwesenheit folgende Symbole begegnen:

Symbol
Bedeutung

Die Abwesenheit wurde noch nicht kontrolliert (und es wurde noch kein Lehrstoff eingetragen).

Die Abwesenheit wurde noch nicht kontrolliert, es wurde jedoch schon Lehrstoff eingetragen.

Die Abwesenheit wurde kontrolliert.
Die Unterrichtsstunde hat noch nicht begonnen und die Abwesenheit wurde noch nicht kontrolliert.

Die Zahl, z.B. 2/17, bedeutet, dass bei einer Gesamtzahl von 17 Schülern 2 als abwesend (oder verspätet etc.) erfasst wurden. 

2. Abwesenheiten/ Verspätungen etc. eintragen

in der App
im Browser
in der App
  1. Wählen Sie auf der Startseite die Kachel Klassenbuch / Stundenplan.
    1. Bleiben Sie in der Tagesansicht, die sich automatisch öffnet.
  2. Tippen Sie auf die gewünschte Unterrichtsstunde.
  3. Wählen Sie Schüler-Abwesenheit.
  4. Falls niemand abwesend ist, wählen Sie Niemand ist abwesend. Ansonsten fahren Sie mit den folgenden Schritten fort.
  5. Wenn Schüler bereits in einer vorherigen Stunde als abwesend erfasst wurden, wird dies in der Kachel rechts oben angezeigt:

  6. Um einen Schüler als abwesend zu erfassen, genügt es, ihn einmal anzutippen. Er ist daraufhin rot hinterlegt und mit dem Abwesenheits-Symbol versehen.
    1. Durch erneutes Antippen können Sie die Abwesenheitsmarkierung wieder entfernen.
  7. Um eine Verspätung oder vorzeitiges Verlassen des Unterrichts zu erfassen, tippen Sie lange auf den Schüler. Nun öffnet sich ein Menü mit verschiedenen Optionen.

    1. Wählen Sie die zutreffende Option aus.
    2. Bei einer Verspätung ist der Schüler gelb hinterlegt und mit dem Verspätungs-Symbol versehen.

  8. Wenn alle Abwesenheiten erfasst sind, tippen Sie auf Abwesenheit speichern.

im Browser

  1. Navigieren Sie zum Klassenbuch.
  2. Klicken Sie bei der gewünschten Unterrichtsstunde rechts auf das Schüler-Symbol.

  3. Wählen Sie Schüler-Abwesenheit.
  4. Falls niemand abwesend ist, wählen Sie Niemand ist abwesend. Ansonsten fahren Sie mit den folgenden Schritten fort.
  5. Wenn in einer vorherigen Stunde (oder mehreren) bereits Abwesenheiten erfasst wurden, können Sie diese übernehmen (1).
    1. Welche Schüler dies sind, wird in der Kachel durch ein kleines Abwesenheits-Symbol angezeigt (2).

  6. Abwesenheit/ Verspätung/ ... angeben:
    1. Um einen Schüler als abwesend zu erfassen, genügt es, ihn einmal anzuklicken. Er ist daraufhin rot hinterlegt und mit dem Abwesenheits-Symbol versehen.

    2. Durch einen zweiten bzw. dritten Klick kann eine Verspätung oder vorzeitiges Verlassen des Unterrichts zu erfasst werden.
      1. Die Zeit kann dabei mit Klick auf Zeitdauer ausgewählt werden.

    3. Durch einen vierten Klick können Sie die jeweilige Markierung wieder entfernen.
    4. Alternativ können Sie per Klick auf den Pfeil nach unten in der jeweiligen Schüler-Kachel > Editieren die An-/ Abwesenheit beliebig manuell anpassen.

  7. Wenn alle Abwesenheiten erfasst sind, tippen Sie rechts unten auf Speichern.


 Eine Übersicht über weiterer Möglichkeiten zur Abwesenheitserfassung finden Sie hier: Schüler-Abwesenheiten: Übersicht & Einstellungen​.

3. Abwesenheitsnotizen & Entschuldigungen

3.1 Unterschied

Wenn die Klasse, in der Sie unterrichten, elektronische Abwesenheitsnotizen nutzt, werden diese von der Klassenlehrkraft empfangen und angenommen oder abgelehnt (s. Klassenlehrkräfte: Einsichts- und Bearbeitungsberechtigungen).
Eine angenommene Abwesenheitsnotiz zählt als Entschuldigung. Es können aber auch ohne Abwesenheitsnotiz Entschuldigungen hinterlegt werden, s.u. (Abschnitt 3.2).

Abwesenheitsnotizen (1) und Entschuldigungen (2) werden bei der Abwesenheitserfassung im Klassenbuch als kleine Symbole beim jeweiligen Schüler angezeigt:


3.2 Entschuldigung hinterlegen

Als Fachlehrkraft können Sie im Browser für Ihre Stunden Entschuldigungen hinterlegen. Klassenlehrkräften ist dies für alle Stunden ihrer Klasse möglich. 
  1. Öffnen Sie bei der Abwesenheitserfassung das Dropdown-Menü des entsprechenden Schülers (Nach unten zeigender Pfeil rechts oben in der Schüler-Kachel).
  2. Klicken Sie auf Neue Entschuldigung.

  3. Geben Sie den Abwesenheitsgrund ein.
    1. Achten Sie darauf, keine Gesundheitsdaten des Schülers preiszugeben.
  4. Datum und Stunde sind bereits eingestellt und können bei Bedarf angepasst werden.
  5. Optional können Sie über Sammelentschuldigung mehrere Schüler auf einmal entschuldigen.
  6. Speichern Sie die Entschuldigung mit OK.

4. Abwesenheitsübersicht (Modul Schüler-Abwesenheit)

Im Browser können Sie im Modul Schüler-Abwesenheit  (Kachel auf Startseite oder Unterricht > Schülerabwesenheit) die Abwesenheiten der einzelnen Klassen in einer Übersicht einsehen und die Abwesenheiten Ihrer Stunden bearbeiten.
  1. Navigieren Sie zu Unterricht > Schüler-Abwesenheit > Abwesenheit Klasse.
  2. Wählen Sie die gewünschte Klasse aus.
    1. Die Symbole in Ihren Schulstunden sind dunkler als die der übrigen Stunden.
    2. Grün hinterlegte Felder sind Stunden, für die eine Entschuldigung hinterlegt ist.
      1. Sobald der betreffende Schüler in diesen Stunden als abwesend erfasst ist, wird zudem ein e unter dem Abwesenheitssymbol angezeigt.
  3. Markieren Sie die Felder, für die sie eine Abwesenheit hinterlegen möchten, mit gedrückter Shift- bzw. Strg- Taste wie in einer Excel-Tabelle (wenn Sie nur ein Feld bearbeiten möchten, überspringen Sie diesen Schritt ).
    1. Wenn Sie den Browser auf einem Smartphone oder Tablet geöffnet haben, tippen Sie stattdessen lange auf die erste Kachel und ziehen Sie den Finger dann über die weiteren Kacheln, die Sie markieren möchten.
    2. Die markierten Felder werden gelb angezeigt.
  4. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf das markierte Feld bzw. eins der markierten Felder und wählen Sie Abwesend oder eine andere Option aus.
    1. Wenn Sie den Browser auf einem Smartphone oder Tablet geöffnet haben, tippen Sie stattdessen lange auf die (bzw. eine der) ausgewählte(n) Kachel(n).
    2. Wenn Sie an dieser Stelle Abwesenheitstyp > (e) Entschuldigte Stunden wählen, können Sie auch hier eine Entschuldigung hinterlegen.



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