EP Support | Betreuung

--- Betreuung: Einleitung & Übersicht ---

EduPage ermöglicht die Verwaltung von Betreuungszeiten und -formen verschiedenster Art (Hausaufgaben-/Nachmittagsbetreuung, Hort, offener Ganztag etc.).
Der folgende Leitfaden führt Sie in sinnvoller Reihenfolge durch die verschiedenen Funktionen und Möglichkeiten des Betreuungsmoduls.
Idea
Bitte beachten Sie, dass beim geschlossenen Ganztag die Anlage der Betreuungszeiten über den Stundenplan analog zum Unterricht sinnvoller sein kann als über das Betreuungsmodul.
Dies ist von den jeweiligen Gegebenheiten abhängig (bspw. davon, ob die Betreuung von Mitarbeitenden der Schule oder einer externen Einrichtung übernommen wird, ob Fehlzeiten in statistische Auswertungen einfließen sollen etc.).

1. Betreuungsbedarf ermitteln

Bei Schülern bzw. gesetzlichen Vertretern, die bereits einen Zugang zu Ihrer EduPage haben, kann der grundlegenden Betreuungsbedarf über eine Umfrage (oder mehrere) ermittelt werden; s. Betreuungsbedarf ermitteln.
Diese Vorgehensweise bietet den Vorteil, dass später anhand der Ergebnisse eine automatisierte Übertragung der Schüler in Betreuungsgruppen (BGs) vorgenommen werden kann; vgl. Abschnitt 5.
Um den Betreuungsbedarf bei Schülern / gesetzlichen Vertretern zu ermitteln, die noch keine  EduPage-Zugang besitzen (bspw. bei den zukünftigen Erstklässlern) kann ein Formular ähnlich der Schulanmeldung genutzt werden. S. Betreuung: Betreuungsbedarf ermitteln bei zukünftigen Schülern.

2. Betreuungsträger anlegen

Damit Betreuungskräfte mit entsprechender Rolle und Rechten angelegt werden können, ist die Zuordnung zu einer Firma bzw. dem Betreuungsträger notwendig, welcher zu diesem Zweck hinterlegt werden muss.
Eine Anleitung finden Sie hier: Betreuungsträger anlegen.

3. Betreuungskräfte anlegen

Betreuungskräfte werden genauso wie Lehrkräfte in Agenda Online angelegt.
Durch die Zuordnung einer Rolle sowie einer Firma werden die entsprechenden Rechte bzw. Einschränkungen zugewiesen, sodass Betreuer bspw. nur die relevanten Daten der Schüler ihrer eigenen Betreuungsgruppe(n) sehen können etc.
Eine Anleitung finden Sie hier: Betreuungskräfte anlegen.

4. Betreuungsgruppen erstellen

Betreuungsgruppen (kurz: BGs) sind notwendig für die Erfassung der Ankunfts- und Abholzeiten der betreuten Schüler sowie die Sichtbarkeit der relevanten Daten für die Betreuungskräfte.
Eine Anleitung für die Erstellung und Bearbeitung finden Sie hier: Betreuungsgruppen erstellen & bearbeiten

5. Einteilung der Schüler in Betreuungsgruppen (Übertragung aus Bedarfsermittlung)

Wenn Sie eine Umfrage zur Ermittlung des Betreuungsbedarfs durchgeführt und Betreuungsgruppen (kurz: BGs) angelegt haben, können Sie die Schüler anhand der Umfrageergebnisse automatisiert in die entsprechenden BGs übertragen.
S. dazu Einteilung der Schüler in Betreuungsgruppen.

6. Zeitraster für Betreuungszeiten erweitern

Wenn Ihr Betreuungsangebot vor dem Unterricht beginnt oder/und am Nachmittag über die reguläre Unterrichtszeit hinausgeht, ist es notwendig, das Zeitraster in Agenda Online entsprechend anzupassen. 
S. dazu Zeitraster für Betreuungszeiten erweitern.

7. Antragsart für Abholungs-Bevollmächtigung aktivieren

Damit gesetzliche Vertreter Bevollmächtigungen für andere Personen zur Abholung ihres Kindes ausstellen können, kann eine entsprechende Antragsart aktiviert werden.
Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Bevollmächtigung zur Abholung des Kindes aktivieren.

8. Detaillierte Betreuungszeiten hinterlegen

Neben der generellen Ermittlung des Betreuungsbedarfs können für jeden Schüler individuell detaillierte Betreuungszeiten hinterlegt werden.
Darüber können Betreuungskräfte direkt einsehen, wann ein bestimmter Schüler an einem bestimmten Wochentag in die Betreuung kommt und wann er diese verlässt.
Auch Abweichungen, Unterbrechungen und Änderungen können auf diese Weise eingegeben werden.
Detaillierte Betreuungszeiten können von den gesetzlichen Vertretern selbst, von der zuständigen Betreuungskraft oder auch vom Administrator bzw. berechtigen Mitgliedern des Kollegiums hinterlegt werden.

9. Änderungen erfassen

Wenn es während des Schuljahrs in einer Betreuungsgruppe zum Wechsel eines Schülers oder einer Lehrkraft kommt, kann dieser tagesgenau erfasst werden.
Dies ermöglicht eine korrekte und lückenlose Datenpflege.
Eine Anleitung finden Sie hier: Änderungen in Lerngruppen/ AGs / BGs erfassen.


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