EP Support | Bedarfsermittlung

Betreuung: Betreuungsbedarf ermitteln (Administrator)

Der grundlegenden Betreuungsbedarf pro Schüler kann über eine Umfrage bzw. Anmeldeliste (oder mehrere) ermittelt werden.
Ein großer Vorteil dieser Vorgehensweise besteht darin, dass später anhand der Ergebnisse eine automatisierte Übertragung der Schüler in Betreuungsgruppen (BGs) vorgenommen werden kann (vgl. Betreuung: Einteilung der Schüler in Betreuungsgruppen).
Idea
Für die Anmeldeliste steht eine Vorlage zur Verfügung, die an den Bedarf der Schule angepasst werden kann.
Alternativ kann eine eigene Umfrage angelegt werden.

1. Umfrage erstellen

Je nachdem, wie sich Ihre Betreuungsgruppen zusammensetzen sollen, kann es sinnvoll sein, pro Klasse oder Jahrgang jeweils eine separate Umfrage anzulegen.
Bei sehr vielen/komplexen Betreuungszeiten können auch separate Umfragen nach Betreuungszeiten vorteilhaft sein (z.B. nach Wochentagen oder für Vor- und Nachmittag getrennt).
mit Vorlage
ohne Vorlage
mit Vorlage
  1. Navigieren Sie zu Betreuung > Betreuungsbedarf ermitteln.
    1. Alternativ können Sie zu Kommunikation > Anmeldungen/ Umfragen navigieren.
  2. Klicken Sie auf den roten Button +Neu.

  3. Wählen Sie Erfassung des Betreuungsbedarfs VORLAGE.

  4. Passen Sie in der sich nun öffnenden Eingabemaske bei Name die Bezeichnung der Umfrage an (1).
  5. Passen Sie bei Notiz ggf. den Infotext für die Teilnehmer an (2).
  6. Passen Sie Startzeit und Endzeit des Zeitraums an, in dem die Teilnehmer an der Umfrage teilnehmen können (3).

  7. Klicken Sie bei Teilnehmer auf + Klassen hinzufügen.
  8. Wählen Sie die betreffende(n) Klasse(n) aus und speichern Sie die Auswahl mit Fertig.
  9. Im Bereich Fragen / Auswahloptionen [...] sind zwei Auswahl-Elemente angelegt: Eine Auswahl für den Betreuungszeitraum vor und eine für den Betreuungszeitraum nach dem Unterricht.
    Als Auswahloptionen sind jeweils Kein Bedarf sowie verschiedene Uhrzeiten angelegt, sodass die gesetzlichen Vertreter jeweils auswählen können, ob bzw. ab wann sowie bis wann ihr Kind das tägliche Betreuungsangebot wahrnimmt.

    1. Passen Sie bei Bedarf den Titel der bestehenden Auswahl-Elemente sowie der zugehörigen Auswahloptionen an.
    2. Ebenso können Sie die Anzahl der Auswahloptionen ändern, indem Sie Auswahloptionen löschen (per Klick auf das x rechts oben im Feld der Auswahloption) oder neue hinzufügen (über die Option + eigene Auswahloption hinzufügen ganz unten in der Auswahl).
    3. Falls Sie weitere Auswahl-Elemente benötigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
      1. Fügen Sie diese jeweils über die Option + Auswahl hinzu.

      2. Geben Sie bei Titel eingeben [...] einen Titel für die Auswahl ein (1).
      3. Klicken Sie für jede benötigte Auswahloption auf + eigene Auswahloption hinzufügen (2).

      4. Geben Sie für jede neue Auswahloption einen Namen bzw. eine Uhrzeit ein.
        1. Denken Sie daran, ggf. auch Kein Bedarf als Auswahloption anzugeben.
  10. Im Bereich Regeln sind zwei Regeln* eingestellt, die optional angepasst oder ergänzt werden können. Zur Anpassung bzw. Erstellung von Regeln s. Abschnitt 2.
    1. Die voreingestellten Regeln begrenzen die minimale und maximale Anzahl der wählbaren Optionen, sodass jeder Teilnehmer in beiden Auswahl-Elementen jeweils exakt eine Option auswählen kann und muss.
    2. Falls Sie weitere Auswahl-Elemente angelegt haben, erstellen Sie für diese ebenfalls entsprechende Regeln; s. Abschnitt 2.

  11. Bei Sichtbarkeit für Lehrkräfte können Sie optional bestimmten Lehrkräften Einsicht in die Ergebnisse der Umfrage ermöglichen (1).
  12. Unter Andere Einstellungen können Sie festlegen, ob die Teilnehmer jeweils sehen können, von wie vielen Personen eine Option bereits gewählt wurde (2).
    1. Es werden dabei keine Namen angezeigt.
  13. Wenn Sie später die automatisierte Gruppeneinteilung anhand der Umfrageergebnisse nutzen möchten, ist es wichtig, dass die Umfrage NICHT anonym ist. Setzen Sie deshalb KEINEN Haken bei der Option Anonyme Auswahl [...] (3).

  14. Klicken Sie auf Speichern und wählen Sie aus, ob die Umfrage direkt veröffentlich werden soll oder (noch) nicht.

    1. Bei der Veröffentlichung werden die Teilnehmer automatisch benachrichtigt.
    2. Nicht veröffentlichte Umfragen können jederzeit unter Kommunikation > Anmeldungen/ Umfragen > Verwaltung Ihrer Umfragen und Anmeldelisten / Ergebnisse bearbeitet und veröffentlicht werden.
ohne Vorlage
  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Anmeldungen/ Umfragen.
  2. Klicken Sie auf den roten Button +Neu.
  3. Wählen Sie Neue Anmeldeliste/ Fragebogen/ Umfrage.

  4. Geben Sie in die sich nun öffnende Eingabemaske bei Name die Bezeichnung der Umfrage ein (1).
  5. Bei Notiz können Sie einen Infotext für die Teilnehmer hinzufügen (2).
  6. Startzeit und Endzeit des Bearbeitungszeitraums durch die Teilnehmer sind automatisch angegeben und können optional angepasst werden (3).
  7. Wählen Sie bei Gesetzliche Vertreter die gewünschte Option Bestätigung nur von gesetzlichen Vertretern erforderlich aus (4).
  8. Behalten Sie die Status-Einstellung In Vorbereitung [...] bei (5).

  9. Klicken Sie bei Teilnehmer auf + Klassen hinzufügen.
  10. Wählen Sie die betreffenden Klassen aus und speichern Sie die Auswahl mit Fertig.
  11. Klicken Sie bei Fragen / Auswahloptionen [...] auf + Auswahl.

  12. Geben Sie bei Titel eingeben [...] einen Titel für die Auswahl ein.
  13. Klicken Sie auf + eigene Auswahloption hinzufügen.
  14. Geben Sie einen Namen für die Auswahloption ein.
  15. Fügen Sie auf dieselbe Weise weitere Auswahloptionen innerhalb der Auswahl hinzu.
    1. Denken Sie ggf. daran, auch Kein Bedarf als Auswahloption anzulegen.

  16. Mit + Auswahl können Sie optional weitere Auswahlelemente hinzufügen, für die Sie wiederum mehrere Auswahloptionen anlegen können.
    1. Falls Sie nur eine "Auswahlebene" benötigen, genügt eine einzige Auswahl mit mehreren Auswahloptionen.
      1. Beispiel: Die Auswahloptionen sind "Vor dem Unterricht" / "Nach dem Unterricht" oder "Montag" / "Dienstag" / "Donnerstag". Diese können Sie als Optionen einer einzigen Auswahl abbilden.
    2. Falls Sie mehrere "Auswahlebenen" benötigen, legen Sie mehrere Auswahl-Elemente mit jeweils mehreren Auswahloptionen an.
      1. Beispiel: Es soll nicht nur angegeben werden, ob am Vor- oder/und am Nachmittag Betreuung benötigt wird, sondern auch die Uhrzeit genauer eingegrenzt werden. In diesem Fall legen Sie eine Auswahl für den Vormittag und eine für den Nachmittag an und geben die verschiedenen Uhrzeiten entsprechend als Auswahloptionen an.
  17. Optional können Regeln für die Auswahloptionen wie bspw. eine minimale oder maximale Anzahl an wählbaren Optionen hinterlegt werden (1); s. Abschnitt 2.
  18. Bei Sichtbarkeit für Lehrkräfte können Sie optional bestimmten Lehrkräften Einsicht in die Ergebnisse der Umfrage ermöglichen (2).
  19. Unter Andere Einstellungen können Sie festlegen, ob die Teilnehmer jeweils sehen können, von wie vielen Personen eine Option bereits gewählt wurde (3).
    1. Es werden dabei keine Namen angezeigt.
  20. Wenn Sie später die automatisierte Gruppeneinteilung anhand der Umfrageergebnisse nutzen möchten, ist es wichtig, dass die Umfrage NICHT anonym ist. Setzen Sie deshalb KEINEN Haken bei der Option Anonyme Auswahl [...] (4).

  21. Klicken Sie auf Speichern und wählen Sie aus, ob die Umfrage direkt veröffentlich werden soll oder (noch) nicht.
    1. Bei der Veröffentlichung werden die Teilnehmer automatisch benachrichtigt.
    2. Nicht veröffentlichte Umfragen können jederzeit unter Kommunikation > Anmeldungen/ Umfragen > Verwaltung Ihrer Umfragen und Anmeldelisten / Ergebnisse bearbeitet und veröffentlicht werden.
 

2. Regeln für Auswahloptionen einstellen

Regeln können wahlweise für alle oder auch für einzelne Reservierungsziele eingestellt werden.
Es kann bspw. festgelegt werden, wie viele Auswahloptionen die Teilnehmer mindestens wählen müssen oder oder maximal wählen können; s. Bsp. 1.
Es kann auch eine Regel anhand der Gesamtgewichtung, also der Summe der für jede Auswahloption separat einstellbaren Gewichtung für alle oder bestimmte Auswahlelemente bzw. Auswahloptionen eingestellt werden.
  1. Legen Sie eine Umfrage mit mindestens einem Reservierungsziel und mehreren Auswahloptionen an wie in Abschnitt 1. beschrieben oder bearbeiten Sie eine bestehende (noch nicht veröffentlichte) Umfrage.
  2. Scrollen Sie in der Eingabemaske ganz nach unten und klicken Sie im Abschnitt Regeln auf + Regel hinzufügen.

  3. Geben Sie bei Name einen Namen für die Regel ein.
  4. Wenn die Auswahl eines Teilnehmers gegen die Regel verstößt, kann sie nicht gespeichert werden. Bei Fehlermeldung können Sie Text eingeben, der dem Teilnehmer in diesem Fall angezeigt wird.
  5. Wählen Sie bei Betroffene Ziele aus, ob die Regel für alle Auswahlziele gilt oder nur für bestimmte.
    1. Soll sie nur für bestimmte Ziele gelten, wählen Sie Betrifft nur folgende Ziele.
      1. Wählen Sie anschließend die Auswahlziele aus, für die die Regel gelten soll.
        1. Optional können statt eines ganzen Auswahlziels auch nur einzelne Auswahloptionen ausgewählt werden.
  6. Ebenso können Sie bei Betroffene Gruppen optional einschränken, für welche Klassen die Regel gelten soll.
  7. Im unteren Bereich der Eingabemaske kann nun die Anzahl oder/und die Gesamtgewichtung der Ziele eingeschränkt werden.
    1. Beispiele für beide Fälle finden Sie am Ende dieses Abschnitts.
  8. Speichern Sie die Einstellungen.
Bsp. 1: Die Teilnehmer sollen pro Auswahl genau eine Option wählen.
Im obigen Beispiel mit 2 Auswahlelementen werden somit 2 Regeln benötigt, die jeweils auf eine Auswahl angewendet werden:
Einstellungen der Regel für die Auswahl Vor dem Unterricht:

Einstellungen der Regel für die Auswahl Nach dem Unterricht:


3. Ergebnisse einsehen

  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Anmeldungen/ Umfragen > Verwaltung von Anmeldungen und Umfragen/ Ergebnissen.
  2. Öffnen Sie die gewünschte Umfrage/ Anmeldeliste.
  3. In der oberen Menüleiste können Sie zwischen der Auflistung der (Zwischen-) Ergebnisse nach Teilnehmer, nach Ziel oder einer tabellarischen Darstellung wechseln oder den Verlauf einsehen.
    1. Für die Ermittlung des Betreuungsbedarfs ist insbesondere die Ansicht Große Tabelle zu empfehlen. In dieser Ansicht wird in der untersten Zeile pro Auswahloption angezeigt, von wie vielen Personen diese ausgewählt wurde.
  4. Diese Ergebnisse können nun zur Erstellung der Betreuungsgruppen (s. Betreuung: Betreuungsgruppen anlegen & bearbeiten) und der Einteilung der Schüler in diese Gruppen (s. Betreuung: Einteilung der Schüler in Betreuungsgruppen) genutzt werden.