EP Support | Kommunikation mit Schülern/g.V. des neuen Schuljahrs

Kommunikation mit Schülern / gesetzlichen Vertretern des neuen Schuljahrs

Datensätze und Konten für Schüler des neuen Schuljahrs sowie deren gesetzliche Vertreter (g.V.) können jederzeit, auch bereits im alten Schuljahr, angelegt werden.
Häufig ist es auch gewünscht, mit diesen Schülern/g.V. noch vor Beginn des neuen Schuljahrs über EduPage zu kommunizieren.
Wie dies umgesetzt werden kann und was dabei zu beachten ist, wird im Folgenden beschrieben.

1. Variante 1: Anlage der zukünftigen Schüler/g.V. im neuen Schuljahr

Diese Variante bietet folgende Vorteile:
  1. Die Datensätze der Schüler/g.V. werden direkt im richtigen Schuljahr angelegt, es muss keine Dummy-Klasse angelegt werden.
  2. Wenn Sie die Schulanmeldung nutzen, können Sie die Daten aus den Anmeldungen direkt übertragen. Diese werden dann automatisch im entsprechenden Schuljahr angelegt, es ist kein weiterer Datentransfer nötig.
Zu beachten sind folgende Punkte:
  1. Es kann im alten Schuljahr nur über Mitteilungen und nicht per Chat mit den neuen Schülern/g.V. kommuniziert werden.
  2. Neue Nachrichten an die neuen Schüler/g.V. können nur über den Browser und nicht über die App versendet werden.
  3. Wenn im alten Schuljahr Nachrichten an die ganze Schule bzw. die Schüler oder g.V. aller Klassen gesendet werden, erhalten auch die Schüler/g.V. des neuen Schuljahrs diese Nachrichten.
    1. Dies kann umgangen werden, indem bei der Empfängerauswahl statt der Option Alle Klassen die Option Mehrere Klassen gewählt wird und alle Klassen des alten Schuljahrs manuell ausgewählt werden.

1.1 Administrative Voraussetzungen

Damit Nachrichten an Schüler/g.V. des neuen Schuljahrs bzw. deren gesetzliche Vertreter gesendet werden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
  1. Die Datensätze der Schüler / gesetzlichen Vertreter müssen im neuen Schuljahr angelegt oder importiert werden - dies kann jederzeit gemacht werden, auch im alten Schuljahr.
    1. Zur manuellen Anlage, s. Daten manuell anlegen, bearbeiten & löschen.
      1. Beachten Sie, dass vorher manuell ins neue Schuljahr gewechselt werden muss; s. Umstellung des Schuljahrs (manuell).
    2. Zum Import aus Excel/CSV, s. Daten aus Excel/ CSV importieren.
      1. Achten Sie beim Import darauf, das neue Schuljahr auszuwählen.
    3. Zum Import aus dem Schulverwaltungsprogramm, s. Datenimport aus Schulverwaltungsprogramm.
      1. Achten Sie beim Import darauf, das neue Schuljahr auszuwählen.
  2. Die angelegten/importierten Schüler müssen einer Klasse zugeteilt werden.
    1. Klassen können ebenfalls manuell angelegt oder importiert werden.
  3. Für die neuen Schüler/g.V., mit denen kommuniziert werden soll, müssen Konten erstellt und Zugangsdaten bereitgestellt werden; s. Konten anlegen & Zugangsdaten bereitstellen.
  4. Die benötigten Kommunikationswege müssen generell aktiviert sein; s. Kommunikationsrechte.

1.2 Nachrichten an zukünftige Schüler/g.V. senden (Lehrkraft / Administrator)

  1. Loggen Sie sich über einen Browser in Ihren EduPage-Account ein.
  2. Navigieren Sie zu Mitteilungen.
  3. Wechseln Sie über das Dropdown-Menü links unten ins neue Schuljahr, vgl. Umstellung des Schuljahrs (manuell).
  4. Verfassen und versenden Sie Nachrichten wie gewohnt (s. Nachrichten & Chat, Abschnitt 2).
    1. Bei der Empfängerauswahl stehen Ihnen nun die Klassen des neuen Schuljahrs zur Verfügung.

2. Variante 2: Anlage der zukünftigen Schüler/g.V. im alten Schuljahr

Diese Variante bietet folgende Vorteile:
  1. Es kann sowohl über Mitteilungen als auch per Chat mit den neuen Schülern/g.V. kommuniziert werden.
  2. Neue Nachrichten an die neuen Schüler/g.V. können im Browser oder auch über die App versendet werden.
Zu beachten sind folgende Punkte:
  1. Es muss im alten Schuljahr eine Dummy-Klasse für die neuen Schüler eingerichtet werden; s. Abschnitt 2.1.
  2. Wenn Sie die Schulanmeldung nutzen und die Daten daraus nach Agenda Online übertragen, werden diese automatisch in das Schuljahr übertragen, das in der Anmeldung ausgewählt wurde.
    In diesem Fall müssten ggf. Daten aus dem entsprechenden Schuljahr ex- und in das alte Schuljahr importiert werden.

2.1 Administrative Voraussetzungen

Damit Nachrichten an Schüler/g.V. des neuen Schuljahrs bzw. deren gesetzliche Vertreter gesendet werden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
  1. Die Datensätze der neuen Schüler/g.V. müssen im alten Schuljahr angelegt oder importiert werden.
    1. Zur manuellen Anlage, s. Daten manuell anlegen, bearbeiten & löschen.
      1. Zum Import aus Excel/CSV, s. Daten aus Excel/ CSV importieren.
      2. Zum Import aus dem Schulverwaltungsprogramm, s. Datenimport aus Schulverwaltungsprogramm.
    2. Die neuen Schüler müssen einer Klasse zugeteilt werden. Hier empfiehlt sich, eine Dummy-Klasse (z.B. Vorklasse o.ä.) anzulegen.
      1. Klassen können ebenfalls manuell angelegt oder importiert werden.
    3. Für die neuen Schüler/g.V., mit denen kommuniziert werden soll, müssen Konten erstellt und Zugangsdaten bereitgestellt werden; s. Konten anlegen & Zugangsdaten bereitstellen.
    4. Die benötigten Kommunikationswege müssen generell aktiviert sein; s. Kommunikationsrechte.
    5. Um die Daten der neuen Schüler am Ende des alten Schuljahrs ins neue zu übertragen, kann die Dummy-Klasse mit den neuen Schülern ebenso hochgestuft werden wie die anderen Klassen.

    2.2 Nachrichten an zukünftige Schüler/g.V. senden (Lehrkraft / Administrator)

    1. Navigieren Sie zu Mitteilungen.
    2. Verfassen und versenden Sie Nachrichten wie gewohnt (s. Nachrichten & Chat, Abschnitt 2).
      1. Bei der Empfängerauswahl steht die Dummy-Klasse genauso wie die anderen Klassen zur Auswahl.

      • Related Articles

      • Quick-Start-Guide für Eltern/ gesetzliche Vertreter

        EduPage ermöglicht Ihnen als Elternteil bzw. gesetzlichem Vertreter eine schnelle Kommunikation mit Lehrkräften und anderen Eltern, Einsicht in Stunden- und Vertretungsplan, Hausaufgaben sowie die Bewertungen Ihres Kindes. Sie können Ihr Kind direkt ...

      • Nachrichten & Chat

        Um mit Eltern, Schülern sowie innerhalb des Kollegiums direkt über EduPage zu kommunizieren zu können, bietet die Software mehrere Kommunikationsmittel. Die Unterschiede, Funktionsweisen und präferierten Verwendungszwecke werden in diesem Artikel ...

      • Konten anlegen & Zugangsdaten bereitstellen

        Damit Ihre Lehrkräfte, Schüler und deren gesetzliche Vertreter EduPage nutzen können, müssen entsprechende Konten anlegt und Zugangsdaten* bereitgestellt werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie dies für einzelne Personen oder auch für ganze ...

      • Umstellung des Schuljahrs (manuell)

        Die Umstellung des Schuljahrs findet in EduPage immer vom 31.07. auf den 01.08. statt. Dies stimmt häufig nicht mit dem tatsächlichen Schuljahreswechsel überein. Dennoch müssen Sie sich nicht abhetzen, um das alte Schuljahr rechtzeitig abzuschließen ...

      • Kommunikationsrechte

        Als Administrator können Sie verschiedene Berechtigungseinstellungen vornehmen, was die Kommunikation zwischen Nutzern/ Nutzergruppen betrifft. 1. Kommunikationsrechte allgemein (Grundeinstellungen) Die Grundeinstellungen für die Kommunikationsrechte ...