1.1 Klassenbuch

1. Unterrichtende Lehrkräfte erfassen die Abwesenheiten ihrer Schüler i.d.R. im Klassenbuch.
   
1. Als Administrator können Sie ebenfalls Abwesenheiten im Klassenbuch einsehen und bearbeiten, geeigneter ist hier jedoch das Modul Schüler-Abwesenheit.
   
2. Bei der Abwesenheitserfassung im Klassenbuch werden Schüler, für die eine Abwesenheitsnotiz oder eine Entschuldigung vorliegt, mit einem kleinen Icon markiert.
   

1.2 Schüler-Abwesenheit

1. Als Administrator können Sie Abwesenheiten in allen Schulstunden klassen- oder schülerweise über das Modul Schüler-Abwesenheit (Unterricht > Schüler-Abwesenheit > Abwesenheit Klasse bzw. Abwesenheit Schuljahr) einsehen und bearbeiten.
   
1. Klassenlehrkräfte können hier die Abwesenheiten aller Stunden der eigenen Klasse einsehen und bearbeiten; s. Klassenlehrkräfte: Einsichts- und Bearbeitungsberechtigungen, Abschnitt 3.2.
   
2. Fachlehrkräfte können hier - genauso wie im Klassenbuch - ausschließlich die eigenen Stunden bearbeiten, s. Schüler-Abwesenheiten erfassen, Abschnitt 4.
2. In diesem Modul können auch Entschuldigungen eingetragen werden; s. Schüler-Abwesenheiten erfassen, Abschnitt 3.2.
   
3. Unabhängig vom Vorliegen einer Abwesenheitsnotiz oder Entschuldigung können (Fehl-) Stunden in diesem Modul einem bestimmten Abwesenheitstyp zugeordnet werden, s. Kategorisierung der Fehlstunden: Abwesenheitstypen zuordnen. 
   
4. Farblegende (bei Standard-Einstellungen):
   
1. Gelb: Feld ist markiert und kann bearbeitet werden.
2. Grün: Entschuldigte Stunden
   
1. Bei erfasster Abwesenheit wird zudem ein e angezeigt.
3. Dunkelrot: Unentschuldigte Stunden
   
1. Bei erfasster Abwesenheit wird zudem ein u angezeigt.
4. Grau: Repräsentation
   
1. Bei erfasster Abwesenheit wird zudem ein r angezeigt.
5. Hellrot: Fehlende Lerngruppe
   
5. Im Bereich Abwesenheit Schuljahr können Sie eine Übersicht der Fehlzeiten pro Schüler aufrufen.
   
1. Auch in dieser Ansicht können die angezeigten Stunden per Rechtsklick bearbeitet werden. Hier finden Sie u.a. eine Historie der jeweiligen Fehlzeit.
   
2. Per Klick auf das Augen-Symbol rechts oben können Sie eine Übersicht über alle Stunden (nicht nur Fehlzeiten) des Schülers einblenden.
   
   

1.3 Aktuelle Abwesenheiten (“Sekretariatstool”)

Das Modul Aktuelle Abwesenheiten (Startseite - Kachel Aktuelle Abwesenheiten) bietet Ihnen als Administrator eine auf den aktuellen Zeitpunkt bezogene, klassenübergreifende Übersicht über alle abwesenden Schüler und Lehrkräfte (letztere werden nur Ihnen als Administrator angezeigt) sowie der aktuellen Unterrichtsstunden.

1. Die Bearbeitungsmöglichkeiten sind hier allerdings begrenzt: Es können zwar Abwesenheitsnotizen sowie Entschuldigungen hinterlegt, jedoch keine Abwesenheiten eingestellt werden.
   
2. Es wird häufig vom Sekretariat genutzt - ggf. in Kombination mit dem Modul Schüler-Abwesenheit - weshalb es umgangssprachlich auch als “Sekretariatstool” bezeichnet wird.
   
3. Schüler und Lehrkräfte werden abhängig von ihrem Abwesenheitsstatus in unterschiedlichen Farben dargestellt. Der Farbcode bei Schülern ist dabei wie folgt:
   
1. Rot: Die Anwesenheit des Schülers wurde (noch) nicht von der Lehrkraft über das elektronische Klassenbuch bestätigt.
   
2. Gelb: Der Schüler wurde im Klassenbuch (oder in Schüler-Abwesenheit) als abwesend erfasst, es ist jedoch keine Abwesenheitsnotiz bzw. Entschuldigung hinterlegt.
   
3. Weiß: Der Schüler ist bereits als abwesend erfasst und entschuldigt.
   
4. Blau: Der Unterricht des Schülers beginnt erst später.
   
5. Hellgrün: Es wurde eine Abwesenheitsnotiz hinterlegt.
   
6. Dunkelgrün: Der Schüler hat nur einen Teil des Schultages gefehlt und ist nun anwesend.
   
4. Lehrkräfte werden automatisch vom System als anwesend erfasst, wenn sie in EduPage aktiv sind.
   
5. Die Farbzuordnung bei abwesenden Lehrkräften ist ähnlich, es gibt jedoch kleine Unterschiede zu den Schülern:
   

1. Rot: Die Lehrkraft ist (noch) nicht anwesend.
   

2. Rosa: Die Lehrkraft ist abwesend und es ist ein Grund für die Verspätung hinterlegt.
   

3. Gelb: Die Lehrkraft ist im Vertretungsmodul als abwesend erfasst.
   

4. Blau: Der Unterricht der Lehrkraft beginnt erst später.
   

5. Dunkelgrün: Die Lehrkraft ist mittlerweile anwesend.
   

6. Weiß: Die Lehrkraft hat aktuell keinen Unterricht (mehr).
   

6. In der oberen, dunkelblau hinterlegten Menüleiste des Moduls wird Ihnen farbig angezeigt, wie viele Schüler bzw. Lehrkräfte mit welchem Abwesenheitsstatus erfasst sind.
   
   

2.1 Verspätungen & vorzeitiges Verlassen (Administrator)

1. Navigieren Sie zu Unterricht > Schüler-Abwesenheit > Einstellungen.
   
1. Alternativ können Sie dieses Einstellungsmenü auch über das Klassenbuch aufrufen.
   
2. Wählen Sie den Reiter An- und Abwesenheit. Nun wird folgendes Menü angezeigt:
   
   
3. Wählen Sie bei Rundungsart (1) optional eine Rundungsart für Fehlzeiten aus.
   
1. Diese Einstellung greift neben Verspätungen und vorzeitigem Verlassen auch bei verkürzten Fehlstunden, s. Abschnitt 2.4
4. Bei Verspätungen und vorzeitiges Verlassen werden gezählt als (2) können Sie eine standardmäßig zugewiesene Abwesenheitsart einstellen. Diese kann bei Abweichungen durch die Zuordnung eines anderen Abwesenheitstyps jeweils überschrieben werden. 
   
1. Entschuldigte Stunden
   Verspätungen und vorzeitiges Verlassen werden standardmäßig als entschuldigte Fehlzeiten gezählt.
2. Unentschuldigte Stunden
   Verspätungen und vorzeitiges Verlassen werden standardmäßig als unentschuldigte Fehlzeiten gezählt.
3. Ungeklärt
   Verspätungen und vorzeitigem Verlassen wird standardmäßig kein Abwesenheitstyp zugeordnet. Sie werden zwar als Fehlzeit gezählt (es sei denn, in Schritt 4. ist nicht zählen ausgewählt), werden aber nicht als (un-) entschuldigte Fehlzeiten aufsummiert. 
1. Damit Verspätungen mit dieser Einstellung als entschuldigte bzw. unentschuldigte Fehlzeiten gezählt werden, muss jeweils manuell ein Abwesenheitstyp zugeordnet werden.
5. Bei Verspätungen und vorzeitiges Verlassen werden aufsummiert (3) können Sie zwischen den folgenden Optionen wählen:
   
1. Nach angegebenen Minuten
   Verspätungen und vorzeitiges Verlassen werden minutengenau aufsummiert.
1. Falls beim Erfassen der Verspätung keine Zeitangabe gemacht wird, wird sie mit 5 min gezählt.
   
2. x Stunde(n)
   Die gewählte Anzahl von Verspätungen/ vorzeitigem Verlassen wird als eine Fehlstunde gezählt.
3. Nicht zählen
   Verspätungen und vorzeitiges Verlassen werden gar nicht gezählt.
1. Mit dieser Einstellung werden Verspätungen und vorzeitiges Verlassen weder in der Kategorie Fehlstunde, noch in den Unterkategorien entschuldigte Fehlstunden bzw. unentschuldigte Fehlstunden aufsummiert.
   
2. Die Zuordnung eines Abwesenheitstyps ist damit rein informativ - egal ob der Abwesenheitstyp über die administrative Einstellung zugewiesen wird oder manuell.
   
6. Speichern Sie die Einstellungen mit OK.
   

2.2 Abwesenheitstypen (Administrator)

2.2.1 Standard-Abwesenheitstypen

1. Entschuldigte Stunden (basierend auf der Abwesenheitsart entschuldigt):
   
1. Fehlzeiten mit diesem Abwesenheitstyp werden als entschuldigte Fehlzeiten gewertet.
2. Repräsentation (basierend auf der Abwesenheitsart nicht zählen):
   
1. Fehlzeiten mit diesem Abwesenheitstyp werden nicht gewertet.
3. Unentschuldigte Stunden (basierend auf der Abwesenheitsart unentschuldigt)
   
1. Fehlzeiten mit diesem Abwesenheitstyp werden als unentschuldigte Fehlzeiten gewertet.

2.2.2 Benutzerdefinierte Abwesenheitstypen anlegen

1. Navigieren Sie zu Agenda Online > Codelisten > Abwesenheitstyp (Schüler).
   
2. Klicken Sie auf Neu und konfigurieren Sie den Abwesenheitstyp wie gewünscht.
   
1. Bei Abwesenheitstypen mit Art der Entschuldigung Entschuldigte Stunden kann ein Standardtyp für die Anlage von Entschuldigungen hinterlegt werden.
   
3. Speichern Sie die Einstellungen mit OK.
   

2.3 Abwesenheitsnotizen (Klassenlehrkräfte/ Administrator)

1. Diese Option kann nur von der Klassenlehrkraft (de-) aktiviert werden; s. Klassenlehrkräfte: Einsichts- und Bearbeitungsberechtigungen.
   
2. Als Administrator können Sie unter Schüler-Abwesenheit > Abwesenheit Schuljahr > Lehrkräfte, die die Abwesenheitsnotizen nutzen (in der oberen Menüleiste rechts mit Werkzeugsymbol) einsehen, welche Lehrkräfte die elektronischen Abwesenheitsnotizen für ihre Klasse freigeschaltet haben.
   

2.4 Verkürzte Fehlstunden einstellen

Wenn in einem Schulfach Fehlstunden nicht als ganze Stunden gewertet werden sollen, kann dies in Agenda Online im Datensatz des Schulfachs hinterlegt werden:

Je nachdem, ob elektronische Abwesenheitsnotizen genutzt werden oder nicht und wo bzw. bei wem die Eltern ihr Kind abwesend melden, unterscheiden sich die ersten Schritte der Vorgehensweise bei der Abwesenheitserfassung. Zudem ist es möglich, einem Mitarbeiter zentral die Aufgabe der Abwesenheitserfassung zuzuweisen.

3.1 Variante 1: Eltern melden ihr Kind via elektronische Abwesenheitsnotiz abwesend

1. Die Eltern stellen für ihr Kind in EduPage eine Abwesenheitsnotiz für den entsprechenden Zeitraum ein.

2. Die Klassenlehrkraft wird automatisch über das Vorliegen einer Abwesenheitsnotiz benachrichtigt und kann diese ablehnen oder bestätigen. Sobald die Abwesenheitsnotiz bestätigt ist, zählt sie als Entschuldigung.

3. Die Lehrkräfte prüfen die Abwesenheiten am Anfang jeder Stunde (die Entschuldigung oder Abwesenheitsnotiz wird als Symbol beim betreffenden Schüler angezeigt) und tragen den Schüler jeweils als abwesend ein.

4. Im Modul Erfassung der Abwesenheiten wird der Schüler nun weiß dargestellt. So weiß der Administrator bzw. das Sekretariat, dass der Schüler entschuldigt und als abwesend erfasst ist.

3.2 Variante 2: Eltern melden ihr Kind bei der Klassenlehrkraft abwesend

1. Die Klassenlehrkraft hinterlegt für den betreffenden Schüler in Schüler-Abwesenheit eine Entschuldigung für den entschuldigten Zeitraum (stellt ihn aber nicht auf abwesend).

2. Die Lehrkräfte prüfen die Abwesenheiten am Anfang jeder Stunde (die Entschuldigung oder Abwesenheitsnotiz wird als Symbol beim betreffenden Schüler angezeigt) und tragen den Schüler jeweils als abwesend ein.

3. Im Modul Erfassung der Abwesenheiten wird der Schüler nun weiß dargestellt. So weiß der Administrator bzw. das Sekretariat, dass der Schüler entschuldigt und als abwesend erfasst ist.

3.3 Variante 3: Eltern melden ihr Kind im Sekretariat abwesend

1. Das Sekretariat wählt im Tool Erfassung der Abwesenheiten den betreffenden Schüler über die Suchfunktion aus und hinterlegt eine Abwesenheitsnotiz für den entsprechenden Zeitraum. Hierfür muss der betreffende Mitarbeiter über das Benutzerrecht Schüler-Abwesenheit-Administration verfügen.

2. Die Klassenlehrkraft wird automatisch über das Vorliegen einer Abwesenheitsnotiz benachrichtigt und kann diese ablehnen oder bestätigen. Sobald die Abwesenheitsnotiz bestätigt ist, zählt sie als Entschuldigung.

3. Die Lehrkräfte prüfen die Abwesenheiten am Anfang jeder Stunde (die Entschuldigung oder Abwesenheitsnotiz wird als Symbol beim betreffenden Schüler angezeigt) und tragen den Schüler jeweils als abwesend ein.

4. Im Modul Erfassung der Abwesenheiten wird der Schüler nun weiß dargestellt. So weiß der Administrator bzw. das Sekretariat, dass der Schüler entschuldigt und als abwesend erfasst ist.

3.4 Alternative: Zentrale Abwesenheitserfassung durch einen “Abwesenheits-Administrator” (z.B. Sekretariat)

1. Der “Abwesenheits-Administrator” muss über das Benutzerrecht Schüler-Abwesenheit-Administration und ggf. Lehrkraft-Anwesenheit-Administration verfügen (s. Benutzerrechte für Lehrkräfte und Mitarbeitende verwalten).
   
2. Mit diesem Benutzerrecht kann er über Erfassung der Abwesenheiten die tagesaktuellen Abwesenheitsnotizen einsehen oder Abwesenheitsnotizen bzw. Entschuldigungen verfassen.
   
3. Theoretisch könnte er in Schüler-Abwesenheit auch die Abwesenheiten selbst erfassen. Wir empfehlen jedoch, dass diese von den Lehrkräften gepflegt oder zumindest überprüft werden, damit es nicht zu Differenzen kommen kann, falls bspw. ein abwesend gemeldeter Schüler wider Erwarten doch im Unterricht erscheint.
   
4. Ob der Abwesenheits-Administrator Schüler entschuldigen, evtl. sogar als abwesend eintragen oder nur Abwesenheitsnotizen verfassen soll und die Annahme bzw. Ablehnung von Abwesenheitsnotizen den Klassenlehrkräften obliegt, können Sie für Ihre Schule selbst entscheiden.