EP Support | Zahlungen erfassen

Zahlungen, Rückzahlungen & Startguthaben erfassen

Um geleistete Zahlungen im System zu erfassen, können diese manuell eingegeben oder aus Excel / CSV oder einem elektronischen Kontoauszug importiert werden.
Die manuelle Eingabe sowie der Excel-Import eignen sich für Barzahlungen und Startguthaben, während Zahlungen via Überweisung oder Lastschrift auch über einen elektronischen Kontoauszug importiert werden können.

Info
Überzahlungsbeträge bzw. Rückstände aus dem alten Schuljahr können als (negatives) Startguthaben im neuen Schuljahr erfasst werden.
Es ist auch eine direkte Übertragung aus dem alten Schuljahr möglich; s. Schuljahreswechsel: Daten des Zahlungsmoduls übertragen.
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Rückzahlungen werden benötigt, wenn Zahlungen von Benutzern zu hoch ausfallen oder aus anderen Gründen ein Guthaben besteht.
Sie werden als negative Zahlungen erfasst und reduzieren (oder begleichen) somit den Überzahlungsbetrag / das Guthaben des Benutzers:
  1. Bei der manuellen Eingabe wird ein - vor den Betrag gesetzt.
  2. Beim Import aus Excel wird das - bereits in der Excel-Tabelle vor den Betrag gesetzt.
  3. Beim Import eines Kontoauszugs sind Rückzahlungen bereits im Kontoauszug als negativer Betrag dargestellt, sodass sie auch auf diesem Weg direkt importiert werden können.

1. Zahlungen manuell eingeben & zuordnen

Bei der manuellen Erfassung können optional Zahlungen mehrerer Benutzer in einem Schritt erfasst werden.
  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Zahlungen hinzufügen > Manuell eingeben.
    1. Nun öffnet sich die Eingabemaske für Zahlungen.

  2. Wählen Sie die Art der Bezahlung, den Zahlungsplan und das Schulkonto, auf das die Zahlung einging, bzw. die Barzahlung aus.
  3. Geben Sie den Betrag ein.
  4. Wählen Sie einen Zahler aus, indem Sie den Namen in das Feld Benutzer eingeben und den Zahler aus den daraufhin angezeigten Vorschläge auswählen.
    1. Um weitere Zahler im selben Eingabebereich (also mit demselben Eingangsdatum, ggf. Ref. ID(s), Verwendungszweck etc.)  zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:
      1. Wählen Sie mehr Zahler.
        1. Um einzelne weitere Zeilen ohne Vorauswahl der Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie (jeweils) auf die Option +Hinzufügen direkt unterhalb der Zeile.
        2. Alternativ können Sie Benutzer oder auch ganze Klassen / Benutzergruppen bzw. eine Auswahl daraus auf einmal hinzuzufügen:
          1. Klicken Sie erneut auf mehr Zahler, wählen Sie die gewünschten Klassen / Benutzergruppen / Benutzer aus und bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
      2. Wählen Sie in jeder Zeile den Benutzer - falls nicht vorausgewählt - sowie den Zahlungsplan aus und geben Sie den Betrag ein.
        1. Der Betrag kann optional in alle Zeilen kopiert (und bei Bedarf anschließend individuell angepasst) werden, indem Sie oben neben dem Feld Betrag auf das Kopieren-Symbol klicken.
  5. Passen Sie auf der rechten Seite des Eingabebereichs ggf. das Eingangsdatum an und geben Sie optional weitere Informationen wie bspw. Ref. ID(s) etc. an.
  6. Optional können über die beiden Buttons + Hinzufügen und mehr Zahler links unten im Fenster weitere Zahlungen in separaten Eingabebereichen erfasst werden.
    1. Gehen Sie dabei vor wie beim Hinzufügen von weiteren Zahlern zum selben Bereich beschrieben und bearbeiten Sie optional auch die rechte Seite der hinzugefügten Eingabebereiche.

  7. Klicken Sie auf Speichern, um die eingegebenen Zahlungen zu übernehmen.



2. Zahlungen aus Excel / CSV importieren

Eine Import-Vorlage finden Sie am Ende dieses Artikels.
  1. Öffnen Sie im Zahlungsmodul Zahlungen hinzufügen > Import - Excel.
  2. Kopieren Sie die Daten in Ihrer Excel-Tabelle inkl. der Spaltenüberschriften und fügen Sie sie in das Eingabefeld des Import-Fensters ein.

  3. Klicken Sie auf Fortfahren.
  4. Spaltenüberschriften, die mit den Bezeichnungen der Parameter in EduPage übereinstimmen, werden automatisch erkannt.
    1. Bei Differenzen müssen die Spaltenüberschriften der Import-Daten (links) den entsprechenden Parametern in EduPage (rechts) manuell zugeordnet werden.
      1. Ziehen Sie dazu die Spaltenüberschriften per Drag & Drop in das Feld des jeweils zugehörigen Parameters.

  5. Klicken Sie auf Fortfahren.
  6. Überprüfen Sie in der nun angezeigten Zusammenfassung die Import-Daten.
    1. Felder in grünen Spalten können in diesem Schritt optional editiert werden.

  7. Klicken Sie auf Fortfahren.
  8. Sie befinden sich nun in derselben Übersicht wie bei der manuellen Eingabe - mit dem Unterschied, dass in diesem Fall die importierten Daten bereits enthalten sind.

  9. Bearbeiten Sie die Daten ggf. oder fügen Sie weitere Angaben zu wie in Abschnitt 5.1 beschrieben.
  10. Klicken Sie auf Speichern.

3. Zahlungen aus elektronischem Kontoauszug importieren

3.1 Automatische Vorzuordnung einstellen

Pro Schulkonto sowie für die Barzahlung kann eingestellt werden, anhand welcher Kriterien Zahlungen automatisch zu Nutzern (und Zahlungsplänen) zugeordnet werden. Die Zuordnung kann anschließend bei Bedarf manuell angepasst werden.
  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Zahlungseinstellungen.
  2. Bewegen Sie den Cursor über den Bereich eines Kontos oder der Barzahlung und klicken Sie auf das Stift-Symbol, das rechts oben in diesem Bereich erscheint.

  3. Wählen Sie aus, welche Kriterien für eine Zuordnung übereinstimmen müssen.
    1. Achtung: Wenn Sie mehrere Kriterien auswählen, bedeutet dies, dass alle gewählten Kriterien übereinstimmen müssen.
    2. Bei mehreren offenen Beträgen eines Zahlers wird eine Zahlung automatisch der ältesten Fälligkeit zugeordnet.
  4. Speichern Sie die Einstellungen.

3.2 Import des Kontoauszugs

Die Bankverbindung und das Format des Kontoauszugs müssen einmalig hinterlegt werden. Wenden Sie sich diesbezüglich bitte an den EduPage-Support.
  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Zahlungen hinzufügen > Import - Kontoauszug.

  2. Wählen Sie die Bank und das entsprechende Format aus.
  3. Falls keine IBANs importiert werden sollen, haken Sie die Option IBAN Nicht importieren an.
  4. Klicken Sie auf Datei auswählen und laden Sie die Datei hoch.
    1. Mit Zahlungen anzeigen können Sie sich eine Vorschau der zu importierenden Zahlungen anzeigen lassen.
  5. Klicken Sie auf Importieren.

3.3 Automatische Vorzuordnung überprüfen & importierte Zahlungen zuweisen

Aus einem Kontoauszug importierte Zahlungen werden zunächst (u.a.)in der Kategorie Nicht zugewiesene Zahlungen angezeigt.
  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Nicht zugewiesene Zahlungen.

  2. Überprüfen Sie die Vorzuordnung der importierten Zahlungen anhand des Symbols auf der rechten Seite und verfahren Sie entsprechend weiter:
    1. Diskette mit grünem Haken: Die automatische Vorzuordnung war eindeutig.
      1. Überprüfen Sie sicherheitshalber trotzdem alle Parameter der Zuordnung, indem Sie auf das Werkzeug-Symbol in der letzten Spalte klicken und Editieren wählen.
      2.  Wenn alle Parameter korrekt bzw. angepasst sind, weisen Sie die Zahlung per Klick auf das Disketten-Symbol zu.
      3. Mit Klick auf das Disketten-Symbol oben links können Sie wahlweise auch alle / alle eindeutig vorzugeordneten Zahlungen gesammelt zuweisen.
    2. Diskette mit gelbem Warndreieck: Die automatischen Vorzuordnung könnte fehlerhaft sein.
      1. Überprüfen Sie alle Parameter der Zuordnung, indem Sie auf das Werkzeug-Symbol in der letzten Spalte klicken und Editieren wählen.
      2.  Wenn alle Parameter korrekt bzw. angepasst sind, weisen Sie die Zahlung per Klick auf das Disketten-Symbol zu.
      3. Mit Klick auf das Disketten-Symbol oben links können Sie wahlweise auch alle vorzugeordneten Zahlungen (mit Warndreieck) gesammelt zuweisen.
    3. Rotes Durchfahrt-verboten-Symbol: Die Zahlung konnte nicht automatisch vorzugeordnet werden.
      1. Ordnen Sie die Zahlung manuell zu (s.u. Schritt 3).
  3. Um nicht zugeordnete Zahlungen zuzuordnen bzw. fehlerhafte Zuordnungen zu korrigieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
    1. Klicken Sie in das Feld des nicht bzw. fehlerhaft zugeordneten Zahlers.
    2. Geben Sie den Namen ein und wählen Sie den passenden Benutzer aus den nun angezeigten Vorschlägen aus.
      1. Nun wird ein Disketten-Symbol mit einem Männchen angezeigt, das die manuelle Zuordnung signalisiert.
    3. Bestätigen Sie die Zuordnung per Klick auf das Disketten-Symbol.
      1. Mit Klick auf das Disketten-Symbol oben links können Sie wahlweise auch alle manuell zugeordneten Zahlungen gesammelt zuweisen.
  4. Wenn eine Gesamtsumme für mehrere Schüler überwiesen wurde (bspw. für Geschwisterkinder), gehen Sie vor wie folgt:
    1. Klicken Sie auf das Werkzeug-Symbol in der letzten Spalte und wählen Sie Editieren.
    2. Im Abschnitt Zuweisungen klicken Sie auf mehr Zahler.
    3. Wählen Sie die betroffenen Schüler und teilen Sie die Beträge auf.
    4. Speichern Sie die Änderungen.



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