EP Support | Vorbereitung ASV-Import

Vorbereitung für ASV-Import

Um die Daten aus ASV reibungslos in EduPage importieren zu können, gibt es - insbesondere, wenn Sie bereits mit EduPage arbeiten, aber erstmalig aus ASV importieren - mehrere Schritte, die vorbereitend unternommen werden müssen. Anschließend können die Daten aus ASV exportiert und in EduPage importiert werden.

1. Hintergrund

In EduPage wird der Übergang ins neue Schuljahr üblicherweise mit einer Übertragung der Daten des alten Schuljahrs inkl. einer Hochstufung der Klassen vollzogen. Wenn Sie mit ASV arbeiten, fällt dieser Schritt jedoch weg, da Sie die Daten für das neue Schuljahr vollständig aus ASV importieren können.
Um sicherzustellen, dass die Datensätze der Schüler und Lehrkräfte, die vom alten ins neue Schuljahr wechseln, beim Import korrekt mit ihren Pendants aus dem alten Schuljahr verknüpft werden, muss im Datensatz dieser Personen in Agenda Online jeweils eine sog. “SIS-ID” (SIS#) vorhanden sein.
  1. Die SIS-ID ist die einzigartige Kennung des Schulverwaltungsprogramms für solche Datensätze und wird in ASV als Lokales Differenzierungsmerkmal bezeichnet.
  2. Ist die SIS-ID noch nicht in EduPage hinterlegt, muss diese vor dem Import in den Datensätzen des alten Schuljahrs nachgepflegt werden.

2. SIS-IDs überprüfen

Überprüfen Sie in Agenda Online, ob für alle bisherigen Schüler und Lehrkräfte eine SIS-ID hinterlegt ist.

  1. Gehen Sie in Agenda Online auf Schüler.

  2. Öffnen Sie in der oberen Menüleiste den Reiter Ansicht.

  3. Gehen Sie auf Spalten und wählen Sie in dem sich nun öffnenden Fenster den Reiter Anderes aus.

  4. Setzen Sie einen Haken bei SIS# und bestätigen Sie.
    Tipp: Sie können diese Ansicht speichern, indem Sie in der oberen Menüleiste auf Speichern klicken. So wird Ihnen die Spalte zukünftig automatisch angezeigt.


  5. Nun wird Ihnen die Spalte SIS# angezeigt. Überprüfen Sie, ob für alle Schüler eine SIS-ID hinterlegt ist.

  6. Überprüfen Sie das Vorhandensein der SIS-IDs auf dieselbe Weise für Ihre Lehrkräfte.

3. SIS-IDs nachpflegen

Sie können die SIS-IDs händisch in EduPage nachpflegen - dies empfehlen wir bei Lehrkräften und, wenn es sich nur um wenige Datensätze handelt, auch bei Schülern. Wenn Sie allerdings bei allen (oder vielen) Schülern die SIS-IDs nachpflegen müssen (weil Sie bspw. vorher nicht aus ASV importiert haben), ist es einfacher, die Stammdaten der Schüler inklusive der SIS-IDs aus ASV zu exportieren und anschließend in EduPage zu importieren.

3.1 SIS-IDs von Schülern importieren

  1. Schülerdaten aus ASV exportieren:

    • Öffnen Sie ASV und navigieren Sie zu Schüler > Modulbezogene Funktionen > Stammdatenexport.

    • Entfernen Sie Filter, falls vorhanden, sodass alle Klassen und Jahrgangsstufen angezeigt werden.

    • Wählen Sie alle Schüler aus mit Auswahl (alle/keinen) und übernehmen Sie die Auswahl (durch einen Klick auf den oberen Button zwischen den Fenstern mit nach rechts zeigenden Pfeilspitzen).

    • Klicken Sie auf Export durchführen.


  2. Öffnen Sie die exportierte XLS-Datei, markieren Sie alles außer den Spaltenüberschriften (z.B. indem Sie die erste Zeile ausblenden und dann alles mit Strg+A markieren) und kopieren Sie die Daten (Strg+C).

  3. Schülerdaten in EduPage importieren:

    • Navigieren Sie zu Agenda Online.

    • Gehen Sie auf Datei (Reiter in der oberen Menüleiste) > Import > Import aus Zwischenablage.

    • Bei Tabelle wählen Sie Schüler aus.

    • Bei Schuljahr muss das alte Schuljahr ausgewählt sein.

    • Fügen Sie die kopierten Daten in das dafür vorgesehene Feld ein (Strg+V).

    • Setzen Sie KEINEN Haken bei In der ersten Zeile stehen die Spaltenbeschriftungen! Klicken Sie stattdessen im Spaltenkopf der Klassen-Spalte auf ??? und wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü Klasse aus. Ebenso wählen Sie für die Familiennamen-Spalte Familiennname, für die Vornamen- oder die Rufnamenspalte entsprechend Vorname bzw. Rufname und für die Spalte der SIS-IDs (ganz rechts)
      SIS# aus, denn nur diese Spalten sollen beim Import übernommen werden.


    • Klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Bestätigen.


4. FAQ

Beim Import der Schülerdaten zum Nachpflegen SIS-IDs kommt in der Import-Maske die Meldung, dass Vornamen (oder Rufnamen) nicht übereinstimmen. Wie kann das gelöst werden?
  1. ​Öffnen Sie EduPage in einem zweiten Browserfenster und gleichen Sie die Namen in Agenda Online an. Dann wechseln Sie erneut ins erste Browserfenster und aktualisieren die Daten, indem Sie in der Importmaske einmal auf Zurück und dann erneut auf Vorwärts klicken. Die Meldung sollte nun verschwunden sein.



    • Related Articles

    • Import der Daten aus ASV

      Um die Daten aus ASV in Ihre EduPage zu übertragen, sind zwei Schritte notwendig: Der Export der ASV-Daten in eine XML-Datei und der Import dieser Datei in EduPage. 1. Datenexport aus ASV Wählen Sie auf der Startseite von ASV in der oberen Menüleiste ...

    • Übersicht: Schuljahreswechsel mit der ASV-Bayern

      1. Übersicht Diese Hilfeseite bietet Unterstützung für den Schuljahreswechsel und den ASV-Import in EduPage speziell für Bayern. Der Schuljahreswechsel ist entscheidend, um Schülerdaten und Stundenpläne ins neue Schuljahr zu übertragen bzw. zu ...

    • Import der Daten aus TSN

      In diesem Artikel werden Informationen bereitgestellt, die sich speziell auf den Import aus dem Schulverwaltungsprogramm TSN sowie die Vorbereitung darauf beziehen. Alle generellen Informationen zum Import aus einem Schulverwaltungsprogramm, die ...

    • Daten aus Excel/ CSV importieren

      Aus einer Excel- oder CSV-Datei können Sie Ihre Stammdaten wie Schulfächer-, Lehrkräfte-, Klassen-, Raum- und Schülerdaten mit wenigen Klicks per Copy/Paste in EduPage importieren. Bereits eingespielte Daten können mit den neu importierten Daten ...

    • Agenda Online: Übersicht

      Agenda Online ist neben dem Stundenplan das wichtigste Modul Ihrer EduPage, da es die Datenbank darstellt, aus der alle anderen Module gespeist werden. Dieser Artikel bietet eine Übersicht über die Struktur, wichtige Einstellungen und ...

    • Recent Articles

    • Elektronische Abwesenheitsnotizen & Entschuldigungen

      Dieser Artikel beschreibt die (De-) Aktivierung sowie die Annahme/ Ablehnung elektronischer Abwesenheitsnotizen bzw. Entschuldigungen. Zudem wird beschrieben, wie Entschuldigungen ohne vorliegende Abwesenheitsnotiz angelegt werden können. ...

    • Termine: Unterricht ersetzen (nur) für Lerngruppe

      Wird ein Termin für eine Lerngruppe angelegt mit den Einstelllungen Unterricht wird ersetzt, so wird der reguläre Unterricht per Standard-Einstellung für die ganze Klasse gelöscht (und alle werden über den Termin benachrichtigt) - selbst wenn die ...

    • Zeugnisse Lettland: Deutsche Schule Riga

      Dieser Artikel bietet eine Übersicht über die Zeugnisvorlagen für die Deutsche Schule Riga. Bei der Zeugniserstellung können Sie sich an dem allgemeinen Leitfaden Zeugnisse orientieren. Hinweise zu Besonderheiten der Vorlagen finden Sie in Abschnitt ...

    • Löschen von Daten aus EduPage

      Personenbezogene Daten können über die Funktion Daten DSGVO-konform löschen jeweils nach dem Ende des darauffolgenden Schuljahrs (bei manchen Daten bereits nach dem Ende des betreffenden Schuljahrs) vom Administrator gelöscht bzw. anonymisiert ...

    • Aufgaben

      Mit dem Modul Aufgaben können Sie als Lehrkraft (oder Administrator) Aufgaben für sich selbst oder für Kollegen erstellen. Je nach Stand der Bearbeitung wird der Aufgabe ein entsprechender Status zugewiesen (z.B. in Arbeit oder Fertig). So können ...