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Vorbereitung für ASV-Import

Um die Daten aus ASV reibungslos in EduPage importieren zu können, gibt es - insbesondere, wenn Sie bereits mit EduPage arbeiten, aber erstmalig aus ASV importieren - mehrere Schritte, die vorbereitend unternommen werden müssen. Anschließend können die Daten aus ASV exportiert und in EduPage importiert werden.

1. Hintergrund

In EduPage wird der Übergang ins neue Schuljahr üblicherweise mit einer Übertragung der Daten des alten Schuljahrs inkl. einer Hochstufung der Klassen vollzogen. Wenn Sie mit ASV arbeiten, fällt dieser Schritt jedoch weg, da Sie die Daten für das neue Schuljahr vollständig aus ASV importieren können.
Um sicherzustellen, dass die Datensätze der Schüler und Lehrkräfte, die vom alten ins neue Schuljahr wechseln, beim Import korrekt mit ihren Pendants aus dem alten Schuljahr verknüpft werden, muss im Datensatz dieser Personen in Agenda Online jeweils eine sog. “SIS-ID” (SIS#) vorhanden sein.
  1. Die SIS-ID ist die einzigartige Kennung des Schulverwaltungsprogramms für solche Datensätze und wird in ASV als Lokales Differenzierungsmerkmal bezeichnet.
  2. Ist die SIS-ID noch nicht in EduPage hinterlegt, muss diese vor dem Import in den Datensätzen des alten Schuljahrs nachgepflegt werden.

2. SIS-IDs überprüfen

Überprüfen Sie in Agenda Online, ob für alle bisherigen Schüler und Lehrkräfte eine SIS-ID hinterlegt ist.

  1. Gehen Sie in Agenda Online auf Schüler bzw. Lehrkräfte.

  2. Öffnen Sie in der oberen Menüleiste den Reiter Ansicht.

  3. Gehen Sie auf Spalten und wählen Sie in dem sich nun öffnenden Fenster den Reiter Anderes aus.

  4. Setzen Sie einen Haken bei SIS# und bestätigen Sie.
    Tipp: Sie können diese Ansicht speichern, indem Sie in der oberen Menüleiste auf Speichern klicken. So wird Ihnen die Spalte zukünftig automatisch angezeigt.


  5. Nun wird Ihnen die Spalte SIS# angezeigt. Überprüfen Sie, ob für alle Schüler bzw. Lehrkräfte eine SIS-ID hinterlegt ist.

3. SIS-IDs nachpflegen

Sie können die SIS-IDs händisch in EduPage nachpflegen - dies empfehlen wir bei Lehrkräften und, wenn es sich nur um wenige Datensätze handelt, auch bei Schülern.
Wenn Sie allerdings bei allen (oder vielen) Schülern die SIS-IDs nachpflegen müssen (weil Sie bspw. vorher nicht aus ASV importiert haben), ist es einfacher, die Stammdaten der Schüler inklusive der SIS-IDs aus ASV zu exportieren und anschließend in EduPage zu importieren.

3.1 SIS-IDs von Lehrkräften nachpflegen

Bei Lehrkräften empfehlen wir die manuelle Nachpflege der SIS-IDs. Um die SIS-IDs einzusehen, müssen diese über einen Bericht ausgegeben oder im Exportformat ausgelesen werden.
Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Exportformatbibliothek [Amtliche Schulverwaltung - Dokumentation].

3.2 SIS-IDs von Schülern importieren

  1. Schülerdaten aus ASV exportieren:

    • Öffnen Sie ASV und navigieren Sie zu Schüler > Modulbezogene Funktionen > Stammdatenexport.

    • Entfernen Sie Filter, falls vorhanden, sodass alle Klassen und Jahrgangsstufen angezeigt werden.

    • Wählen Sie alle Schüler aus mit Auswahl (alle/keinen) und übernehmen Sie die Auswahl (durch einen Klick auf den oberen Button zwischen den Fenstern mit nach rechts zeigenden Pfeilspitzen).

    • Klicken Sie auf Export durchführen.


  2. Öffnen Sie die exportierte XLS-Datei, markieren Sie alles außer den Spaltenüberschriften (z.B. indem Sie die erste Zeile ausblenden und dann alles mit Strg+A markieren) und kopieren Sie die Daten (Strg+C).

  3. Schülerdaten in EduPage importieren:

    • Navigieren Sie zu Agenda Online.

    • Gehen Sie auf Datei (Reiter in der oberen Menüleiste) > Import > Import aus Zwischenablage.

    • Bei Tabelle wählen Sie Schüler aus.

    • Bei Schuljahr muss das alte Schuljahr ausgewählt sein.

    • Fügen Sie die kopierten Daten in das dafür vorgesehene Feld ein (Strg+V).

    • Setzen Sie KEINEN Haken bei In der ersten Zeile stehen die Spaltenbeschriftungen! Klicken Sie stattdessen im Spaltenkopf der Klassen-Spalte auf ??? und wählen Sie aus dem sich öffnenden Menü Klasse aus. Ebenso wählen Sie für die Familiennamen-Spalte Familiennname, für die Vornamen- oder die Rufnamenspalte entsprechend Vorname bzw. Rufname und für die Spalte der SIS-IDs (ganz rechts)
      SIS# aus, denn nur diese Spalten sollen beim Import übernommen werden.


    • Klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Bestätigen.


4. FAQ

Beim Import der Schülerdaten zum Nachpflegen SIS-IDs kommt in der Import-Maske die Meldung, dass Vornamen (oder Rufnamen) nicht übereinstimmen. Wie kann das gelöst werden?
  1. ​Öffnen Sie EduPage in einem zweiten Browserfenster und gleichen Sie die Namen in Agenda Online an. Dann wechseln Sie erneut ins erste Browserfenster und aktualisieren die Daten, indem Sie in der Importmaske einmal auf Zurück und dann erneut auf Vorwärts klicken. Die Meldung sollte nun verschwunden sein.



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