EP Support | E-Mail-/Druckvorlagen Zahlungen

E-Mail- & Druckvorlagen für Zahlungen

Wenn Schüler / gesetzliche Vertreter einen EduPage-Account besitzen (und nutzen), können sie über das Modul Zahlungen ihre ausstehenden wie geleisteten Zahlungen, Überzahlungen etc. direkt einsehen.
Ist dies nicht gegeben oder soll eine zusätzliche schriftliche Information erfolgen, so kann auf Druck- bzw. E-Mail-Vorlagen zurückgegriffen werden.
EduPage stellt zu diesem Zweck vorgefertigte Vorlagen bereit, die optional angepasst und als neue Vorlagen abgespeichert werden können. Zudem können eigene Vorlagen konfiguriert werden.
Notes
Voraussetzungen
  1. notwendig
    Für den E-Mail-Versand müssen die E-Mail-Adressen der Schüler bzw. gesetzlichen Vertreter in Agenda Online hinterlegt sein.

1. E-Mail-Vorlagen bearbeiten / erstellen

1.1 Navigation

  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Übersicht der Zahlungen von Benutzern.
  2. Klicken Sie auf das E-Mail-Symbol links oben.
  3. Öffnen Sie im Bereich Vorlage das Dropdown-Menü, indem Sie in das Feld Gebühren und Zahlungen des Schülers klicken.

  4. In diesem Dropdown-Menü können Sie auf die beiden von EduPage bereitgestellten Vorlagen (blau) sowie ggf. eigene Vorlagen (schwarz) zugreifen.

1.2 Vorlagen bearbeiten/erstellen

Die von EduPage bereitgestellten Vorlagen können verändert und als Kopie (mit demselben Namen) oder unter einem anderen Namen abgespeichert werden.
  1. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie anpassen möchten, oder klicken Sie auf + Neue Vorlage, um eine neue Vorlage zu erstellen.
  2. Klicken Sie auf das Stift-Symbol rechts.
  3. Geben Sie nun den Namen der neuen Vorlage ein bzw. überschreiben Sie den Namen der ausgewählten Vorlage, damit die angepasste Vorlage nicht unter demselben Namen abgespeichert wird
  4. In den Bereichen Betreff und Nachricht können Sie den Text des Betreffs bzw. der Nachricht bearbeiten.
    1. Beachten Sie, dass der Text der Nachricht Objekte (Variablen) enthalten kann - fest Datenbank-Bezeichnungen in eckigen Klammern und Doppelpunkten [:  :].
      1. Durch diese Objekte wird der jeweilige zutreffende Text eingefügt, bspw. der Familienname des Schülers / gesetzlichen Vertreters oder die URL der EduPage.
  5. Über das Dropdown-Menü Objekt einfügen können Sie optional weitere Objekte hinzufügen.

  6. Speichern Sie die neue / veränderte Vorlage per Klick auf das Disketten-Symbol im Bereich Vorlage.

2. Zugriffsrechte für Email-Vorlagen verwalten

  1. Wählen Sie eine Vorlage aus.
  2. Im Bereich Berechtigungen - Konto können Sie zwischen den Optionen Administrator - Zahlungen, Administrator - Kantine sowie der/den angelegten Bankverbindung(en) der Schule wählen.

    1. Bei Auswahl einer Administrator-Option können nur Mitarbeitende mit dem entsprechenden administrativen Benutzerrecht die gewählte Vorlage verwenden und bearbeiten.
    2. Bei Auswahl einer Bankverbindung der Schule entsprechen die Berechtigungseinstellungen zur Verwendung und Bearbeitung der gewählten Vorlage denen der gewählten Bankverbindung. Vgl. Zahlungen, Abschnitt 1.

3. E-Mails (oder/und Nachrichten) versenden

  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Übersicht der Zahlungen von Benutzern.
  2. Wählen Sie die Benutzer aus, an die Sie die Email / Nachricht senden möchten, indem Sie diese anhaken.
  3. Klicken Sie auf das E-Mail-Symbol links oben.
  4. Wählen Sie bei Vorlage die gewünschte Vorlage aus (1).
  5. Bei Befehl können Sie auswählen, ob Sie die Nachricht per Email, per Nachricht oder über beide Wege versenden möchten (2).
    1. Unterhalb der jeweiligen Option kann optional eingestellt werden, dass nur die gesetzlichen Vertreter die E-Mail / Nachricht erhalten sollen.
  6. Klicken Sie auf Senden (3) und bestätigen Sie den Versand der Nachricht mit OK.


4. Vorlagen drucken

Als Druckvorlagen sind neben den E-Mail-Vorlagen weitere Vorlagen bzw. Berichte verfügbar. 
  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Drucken.
  2. Wählen Sie einen Bericht aus.
    1. Die vorgefertigten sowie eigenen E-Mail-Vorlagen finden Sie unter E-Mail.

  3. Wählen Sie bei Benutzer > Anzeigen/Bearbeiten die Benutzer aus, für die Sie den Bericht drucken möchten.
    1. Optional können durch Anhaken der Option nur Nichtzahler Personen von der getroffenen Auswahl entfernt werden, die bereits bezahlt haben.
  4. Je nach Bericht unterscheiden sich die weiteren Einstellungsoptionen, so können bspw. Zeitraum, Zahlungen oder Zahlungspläne ausgewählt werden etc.
  5. Wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben, klicken Sie auf Aktualisieren, um diese anzuwenden.
  6. Über die Optionen Kopfzeile und Fußzeile können optional Text oder Bild-Dateien hinzugefügt werden.
    1. So kann bspw. das Schullogo in der Kopfzeile gedruckt werden o.ä.
  7. Im unteren Bereich des Fensters kann optional das Format angepasst werden.
  8. Drucken Sie den Bericht nun über die Option Drucken oder speichern Sie ihn als PDF ab (Speichern als PDF).

5. Finanzamt-Bescheinigung

Eine Finanzamt-Bescheinigung muss für jede Schule individuell generiert werden.
Falls Sie eine Finanzamt-Bescheinigung benötigen, wenden Sie sich deshalb bitte an den EduPage-Support.

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