EP Support | Zahlungen

Zahlungen

Mit dem Modul Zahlungen können Schulgebühren, Beiträge und sonstige Zahlungsverpflichtungen von Schülern und Lehrkräften zentral verwaltet werden.
Das Zahlungsmodul kann vom Administrator oder Mitarbeitenden mit dem administrativen Benutzerrecht Zahlungen - Administration verwaltet werden. Zur Vergabe von Benutzerrechten, s. Benutzerrechte für Lehrkräfte und Mitarbeitende verwalten.

Voraussetzungen
  1. notwendig
    Um Zahlungen auf ein Bankkonto der Schule einfordern zu können, muss dieses zunächst hinterlegt werden; s. Abschnitt 1.1.
  2. notwendig
    Damit Schüler und gesetzlichen Vertreter offene Zahlungen einsehen können, muss für die Bankverbindung(en) der Schule und für die Barzahlung die Sichtbarkeit aktiviert werden; s. Abschnitt 1.

1. Administrative Einstellungen: Bankverbindungen der Schule, Berechtigungen & Sichtbarkeit

Damit Zahlungen korrekt zugeordnet werden können, muss die Bankverbindung der Schule hinterlegt werden.
Für jede Bankverbindung der Schule sowie die Barzahlung können separate Berechtigungs- und Sichtbarkeitseinstellungen vorgenommen werden.
  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen.
  2. Wählen Sie Zahlungseinstellungen (obere Menüleiste).
  3. Klicken Sie bei Bankkonten der Schule auf + hinzufügen.
    1. Alternativ kann die Bankverbindung der Schule auch bei der Erstellung eines Zahlungsplans hinterlegt werden; s. Abschnitt 2.

  4. Tragen Sie im Bereich Konto die geforderten Daten der Bankverbindung ein.
  5. Im Bereich Berechtigungen können Sie optional die Berechtigungseinstellungen für Lehrkräfte im Bezug auf die eingetragene Bankverbindung anpassen:
    1. Standardmäßig sind alle Lehrkräfte berechtigt, das betreffende Konto in einem Zahlungsplan festzulegen und die Gebühren und Zahlungen ihrer Schüler einzusehen. 
      1. Ist dies nicht gewünscht, klicken Sie in die Zelle und passen Sie die Auswahl an oder löschen Sie die Berechtigung, indem Sie rechts daneben auf das Mülleimer-Symbol klicken.
    2. Um weitere Berechtigungen für alle oder auch einzelne Lehrkräfte hinzuzufügen, klicken Sie unterhalb der bestehenden Berechtigungen auf + Hinzufügen.
      Auf diese Weise kann bspw. ausgewählten Lehrkräften die volle Berechtigung für dieses Konto/ die Barzahlung vergeben werden.
      1. Klicken Sie in der neuen Zeile in die Spalte Benutzer und wählen Sie die gewünschte Lehrkraft (oder Benutzergruppe) aus.
      2. Klicken Sie in derselben Zeile in die Spalte Berechtigungen und wählen Sie die gewünschte(n) Berechtigung(en) aus.
        1. Die Benutzerangabe unterhalb der jeweiligen Berechtigungen (Alle / Lehrkräfte des Schülers /  Klassenlehrkraft) ist nur dann relevant, wenn als Benutzer die Gruppe der Lehrkräfte ausgewählt ist.
  6. Stellen Sie im Bereich Sichtbar für Zahler ein, ob die Zahler ihre Gebühren und Zahlungen in ihrem EduPage-Konto sehen sollen oder nicht.
    1. Die von Lehrkräften eingestellten Gebühren und Zahlungen sind immer sichtbar.
  7. Im Bereich Zuordnungen von Zahlungen (nur bei Konten verfügbar) kann eingestellt werden, anhand welcher Kriterien Zahlungen zu Nutzern zugeordnet werden, wenn eine automatische Vorzuordnung durchgeführt wird; vgl. Abschnitt 5.3.

Wenn mehrere Schulkonten hinterlegt werden, kann optional eins der Konten als Standard definiert werden.

2. Zahlungspläne erstellen

  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Zahlungspläne.
  2. Wählen Sie + Zahlungsplan hinzufügen.

  3. Geben Sie bei Name die Bezeichnung des Zahlungsplans ein.
  4. Stellen Sie bei Konto die Zahlungsart ein:
    1. Bei einer Barzahlung wählen Sie Schule - Barzahlung.
    2. Bei einer Banküberweisung wählen Sie ein bereits angelegtes Konto oder legen Sie ein neues an. Dazu gehen Sie vor wie folgt:
      1. Wählen Sie + Hinzufügen.
      2. Klicken Sie im nächsten Fenster bei Bankkonten der Schule ebenfalls auf + hinzufügen.
      3. Geben Sie die geforderten Daten der Bankverbindung ein und klicken Sie auf Änderungen speichern.
      4. Wählen Sie bei Konto das nun verfügbare Konto aus.
  5. Damit der Zahler die Forderung einsehen kann, muss bei Sichtbarkeit die Option Sichtbar für Zahler aktiviert (angehakt) sein.
  6. Geben Sie bei Gebühren die Zahlungsweise (Einmalzahlung / Monate/ ...), die Fälligkeit sowie den Betrag an.
    1. Optional kann bei Zeitabschnitt eine Bezeichnung für den Zeitabschnitt eingegeben werden.
    2. Wenn der Betrag nicht bei allen Zahlern gleich hoch ist, können Modifikationen oder Zuschüsse eingestellt werden; s. Abschnitt 4.
  7. Optional können bei Zahler in diesem Schritt bereits Nutzer zugewiesen werden. Dies ist aber auch im Nachgang möglich. S. dazu Abschnitt 3.
  8. Klicken Sie auf Speichern.

3. Schülern / Lehrkräften Zahlungspläne zuweisen

Ein Nutzer kann pro Zahlungsplan nur einmal ausgewählt werden. Er kann jedoch mehreren unterschiedlichen Plänen zugewiesen werden.
  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Zahlungspläne.
  2. Klicken Sie in der Zeile des Plans auf das Benutzer-Symbol in der letzten Spalte.
  3. Wählen Sie Zahler hinzufügen.

  4. Wählen Sie die gewünschten Klassen oder einzelne Schüler aus.
    1. Um einzelne Schüler auszuwählen, klicken Sie auf die Klasse. Daraufhin öffnet sich eine Übersicht der Schüler in der Klasse.
    2. Ebenso wie bei Klassen und Schülern können Sie auch die Gruppe Lehrkräfte oder einzelne Lehrkräfte auswählen.
  5. Bestätigen Sie mit Speichern.

4. Modifikationen und Zuschüsse

Modifikationen ermöglichen individuelle Anpassungen der Gebühren (z.B. Geschwisterrabatte). Zuschüsse reduzieren die Gebühr, z.B. durch Trägerzahlungen.

4.1 Modifikation hinzufügen

  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Zahlungspläne.
  2. Klicken Sie in der Zeile des Plans auf das Zahnrad-Symbol in der letzten Spalte.
  3. Wählen Sie Modifikation hinzufügen.

  4. Geben Sie Namen, Kürzel und Beschreibung ein. und bestätigen Sie mit OK.
  5. Tragen Sie den veränderten Betrag in die nun vorhandene Spalte Änderungen (Betrag) ein.
  6. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

4.2 Zuschuss hinzufügen

  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Zahlungspläne.
  2. Klicken Sie in der Zeile des Plans auf das Zahnrad-Symbol in der letzten Spalte.
  3. Wählen Sie Zuschuss/Beitrag hinzufügen.

  4. Geben Sie bei Name eine Bezeichnung für den Zuschuss ein.
  5. Optional können eine Abkürzung oder Beschreibung eingegeben und eine Farbe ausgewählt werden.
  6. Wählen Sie bei Beitragszahler den Beitragszahler aus oder legen Sie diesen - falls noch nicht vorhanden - folgendermaßen an:
    1. Klicken Sie auf + Hinzufügen.
    2. Geben Sie bei Grundlegende Informationen den Namen ein und speichern Sie diesen.
    3. Hinterlegen Sie bei Bankkonten die Bankverbindung des Beitragszahlers und speichern Sie diese.
    4. Schließen Sie das Fenster.
  7. Übernehmen Sie die Auswahl des Beitragszahlers mit OK.
  8. Geben Sie in die Spalte des Zuschusses den Betrag ein, der vom Beitragszahler übernommen wird.

  9. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

4.3 Modifikation/Zuschuss zuweisen

  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Zahlungspläne.
  2. Klicken Sie in der Zeile des Plans auf das Benutzer-Symbol in der letzten Spalte.
  3. Klicken Sie in der jeweiligen Schülerzeile in die Spalte Änderung  (1) bzw. Zuschuss/Beitrag (2) und wählen Sie die gewünschte Option aus.
    1. Wird eine Modifikation gewählt, so ersetzt diese den ursprünglichen Betrag.
    2. Wird ein Zuschuss gewählt, so wird der Betrag um den Zuschuss reduziert.
      1. Es können mehrere Zuschüsse kombiniert werden. Klicken Sie dazu nach Auswahl des ersten Zuschusses erneut in das entsprechende Feld und wählen Sie eine weitere Option aus - diese wird nun mit einem vorangestellten + angezeigt.
    3. Es kann auch eine Kombination aus einer Modifikation und einem oder mehreren Zuschüssen angewendet werden.


5. Zahlungen (& Startguthaben) hinzufügen & zuordnen

Zahlungen können manuell eingegeben oder aus Excel / CSV oder einem elektronischen Kontoauszug importiert werden.
Die manuelle Eingabe sowie der Excel-Import eignen sich für Barzahlungen und Startguthaben*, während Zahlungen via Überweisung oder Lastschrift auch über einen elektronischen Kontoauszug importiert werden können.
Für den Import kann eine automatische Vorzuordnung anhand einstellbarer Kriterien genutzt werden.

* Überzahlungsbeträge bzw. Rückstände aus dem alten Schuljahr können als (negatives) Startguthaben im neuen Schuljahr erfasst werden. Es ist auch eine direkte Übertragung aus dem alten Schuljahr möglich; s. Abschnitt 8.

5.1 Zahlungen / Startguthaben manuell eingeben & zuordnen

Bei der manuellen Erfassung können optional Zahlungen mehrerer Benutzer in einem Schritt erfasst werden.
  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Zahlungen hinzufügen > Manuell eingeben.
    1. Nun öffnet sich die Eingabemaske für Zahlungen.

  2. Wählen Sie die Art der Bezahlung, den Zahlungsplan und das Schulkonto, auf das die Zahlung einging, bzw. die Barzahlung aus.
  3. Geben Sie den Betrag ein.
  4. Wählen Sie einen Zahler aus, indem Sie den Namen in das Feld Benutzer eingeben und den Zahler aus den daraufhin angezeigten Vorschläge auswählen.
    1. Um weitere Zahler im selben Eingabebereich (also mit demselben Eingangsdatum, ggf. Ref. ID(s), Verwendungszweck etc.)  zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:
      1. Wählen Sie mehr Zahler.
        1. Um einzelne weitere Zeilen ohne Vorauswahl der Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie (jeweils) auf die Option +Hinzufügen direkt unterhalb der Zeile.
        2. Alternativ können Sie Benutzer oder auch ganze Klassen / Benutzergruppen bzw. eine Auswahl daraus au einmal hinzuzufügen:
          1. Klicken Sie erneut auf mehr Zahler, wählen Sie die gewünschten Klassen / Benutzergruppen / Benutzer aus und bestätigen Sie die Auswahl mit OK.
      2. Wählen Sie in jeder Zeile den Benutzer - falls nicht vorausgewählt - sowie den Zahlungsplan aus und geben Sie den Betrag ein.
        1. Der Betrag kann optional in alle Zeilen kopiert (und bei Bedarf anschließend individuell angepasst) werden, indem Sie oben neben dem Feld Betrag auf das Kopieren-Symbol klicken.
  5. Passen Sie auf der rechten Seite des Eingabebereichs ggf. das Eingangsdatum an und geben Sie optional weitere Informationen wie bspw. Ref. ID(s) etc. an.
  6. Optional können über die beiden Buttons + Hinzufügen und mehr Zahler links unten im Fenster weitere Zahlungen in separaten Eingabebereichen erfasst werden.
    1. Gehen Sie dabei vor wie beim Hinzufügen von weiteren Zahlern zum selben Bereich beschrieben und bearbeiten Sie optional auch die rechte Seite der hinzugefügten Eingabebereiche.

  7. Klicken Sie auf Speichern, um die eingegebenen Zahlungen zu übernehmen.

5.2 Zahlungen aus Excel / CSV importieren

Eine Import-Vorlage finden Sie am Ende dieses Artikels.
  1. Öffnen Sie im Zahlungsmodul Zahlungen hinzufügen > Import - Excel.
  2. Kopieren Sie die Daten in Ihrer Excel-Tabelle inkl. der Spaltenüberschriften und fügen Sie sie in das Eingabefeld des Import-Fensters ein.

  3. Klicken Sie auf Fortfahren.
  4. Spaltenüberschriften, die mit den Bezeichnungen der Parameter in EduPage übereinstimmen, werden automatisch erkannt.
    1. Bei Differenzen müssen die Spaltenüberschriften der Import-Daten (links) den entsprechenden Parametern in EduPage (rechts) manuell zugeordnet werden.
      1. Ziehen Sie dazu die Spaltenüberschriften per Drag & Drop in das Feld des jeweils zugehörigen Parameters.

  5. Klicken Sie auf Fortfahren.
  6. Überprüfen Sie in der nun angezeigten Zusammenfassung die Import-Daten.
    1. Felder in grünen Spalten können in diesem Schritt optional editiert werden.

  7. Klicken Sie auf Fortfahren.
  8. Sie befinden sich nun in derselben Übersicht wie bei der manuellen Eingabe - mit dem Unterschied, dass in diesem Fall die importierten Daten bereits enthalten sind.

  9. Bearbeiten Sie die Daten ggf. oder fügen Sie weitere Angaben zu wie in Abschnitt 5.1 beschrieben.
  10. Klicken Sie auf Speichern.

5.3 Zahlungen aus elektronischem Kontoauszug importieren


5.3.1 Automatische Vorzuordnung einstellen
Pro Schulkonto sowie für die Barzahlung kann eingestellt werden, anhand welcher Kriterien Zahlungen automatisch zu Nutzern (und Zahlungsplänen) zugeordnet werden. Die Zuordnung kann anschließend bei Bedarf manuell angepasst werden.
  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Zahlungseinstellungen.
  2. Bewegen Sie den Cursor über den Bereich eines Kontos oder der Barzahlung und klicken Sie auf das Stift-Symbol, das rechts oben in diesem Bereich erscheint.

  3. Wählen Sie aus, welche Kriterien für eine Zuordnung übereinstimmen müssen.
    1. Achtung: Wenn Sie mehrere Kriterien auswählen, bedeutet dies, dass alle gewählten Kriterien übereinstimmen müssen.
    2. Bei mehreren offenen Beträgen eines Zahlers wird eine Zahlung automatisch der ältesten Fälligkeit zugeordnet.
  4. Speichern Sie die Einstellungen.

5.3.2 Import des Kontoauszugs
Die Bankverbindung und das Format des Kontoauszugs müssen einmalig hinterlegt werden. Wenden Sie sich diesbezüglich bitte an den EduPage-Support.
  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Zahlungen hinzufügen > Import - Kontoauszug.

  2. Wählen Sie die Bank und das entsprechende Format aus.
  3. Klicken Sie auf Datei auswählen und laden Sie die Datei hoch.
    1. Mit Zahlungen anzeigen können Sie sich eine Vorschau der zu importierenden Zahlungen anzeigen lassen.
  4. Klicken Sie auf Importieren.

5.3.3 Automatische Vorzuordnung überprüfen & importierte Zahlungen zuweisen
Aus einem Kontoauszug importierte Zahlungen werden zunächst (u.a.)in der Kategorie Nicht zugewiesene Zahlungen angezeigt.
  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen > Nicht zugewiesene Zahlungen.

  2. Überprüfen Sie die Vorzuordnung der importierten Zahlungen anhand des Symbols auf der rechten Seite und verfahren Sie entsprechend weiter:
    1. Diskette mit grünem Haken: Die automatische Vorzuordnung war eindeutig.
      1. Überprüfen Sie sicherheitshalber trotzdem alle Parameter der Zuordnung, indem Sie auf das Werkzeug-Symbol in der letzten Spalte klicken und Editieren wählen.
      2.  Wenn alle Parameter korrekt bzw. angepasst sind, weisen Sie die Zahlung per Klick auf das Disketten-Symbol zu.
      3. Mit Klick auf das Disketten-Symbol oben links können Sie wahlweise auch alle / alle eindeutig vorzugeordneten Zahlungen gesammelt zuweisen.
    2. Diskette mit gelbem Warndreieck: Die automatischen Vorzuordnung könnte fehlerhaft sein.
      1. Überprüfen Sie alle Parameter der Zuordnung, indem Sie auf das Werkzeug-Symbol in der letzten Spalte klicken und Editieren wählen.
      2.  Wenn alle Parameter korrekt bzw. angepasst sind, weisen Sie die Zahlung per Klick auf das Disketten-Symbol zu.
      3. Mit Klick auf das Disketten-Symbol oben links können Sie wahlweise auch alle vorzugeordneten Zahlungen (mit Warndreieck) gesammelt zuweisen.
    3. Rotes Durchfahrt-verboten-Symbol: Die Zahlung konnte nicht automatisch vorzugeordnet werden.
      1. Ordnen Sie die Zahlung manuell zu (s.u. Schritt 3).
  3. Um nicht zugeordnete Zahlungen zuzuordnen bzw. fehlerhafte Zuordnungen zu korrigieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
    1. Klicken Sie in das Feld des nicht bzw. fehlerhaft zugeordneten Zahlers.
    2. Geben Sie den Namen ein und wählen Sie den passenden Benutzer aus den nun angezeigten Vorschlägen aus.
      1. Nun wird ein Disketten-Symbol mit einem Männchen angezeigt, das die manuelle Zuordnung signalisiert.
    3. Bestätigen Sie die Zuordnung per Klick auf das Disketten-Symbol.
      1. Mit Klick auf das Disketten-Symbol oben links können Sie wahlweise auch alle manuell zugeordneten Zahlungen gesammelt zuweisen.
  4. Wenn eine Gesamtsumme für mehrere Schüler überwiesen wurde (bspw. für Geschwisterkinder), gehen Sie vor wie folgt:
    1. Klicken Sie auf das Werkzeug-Symbol in der letzten Spalte und wählen Sie Editieren.
    2. Im Abschnitt Zuweisungen klicken Sie auf mehr Zahler.
    3. Wählen Sie die betroffenen Schüler und teilen Sie die Beträge auf.
    4. Speichern Sie die Änderungen.

6. Bankeinzug: Konto-, Lastschriftdaten und Ref. IDs von Benutzern hinterlegen

Sowohl Bankverbindungen als auch Lastschriftdaten und Ref.IDs können manuell hinterlegt oder aus einer Excel- oder CSV-Datei importiert werden. Ref. IDs können zusätzlich systemgeneriert werden.
Eine Import-Vorlage finden Sie am Ende dieses Artikels (Tabellenblatt 1: Bankverbindungen / Tabellenblatt 2: Lastschriftdaten /Tabellenblatt 3: Ref. IDs).

6.1 Daten manuell einpflegen

  1. Navigieren Sie zu Zahlungen > Benutzer.
  2. Öffnen Sie den Datensatz des gewünschten Nutzers per Klick auf den Namen.
    1. Nutzen Sie ggf. die Suchfunktion.
  3. Wählen Sie Lastschriften bzw. Bankkonten oder Ref. ID.
  4. Klicken Sie auf + Hinzufügen.
    1. Dieser Schritt ist bei der Ref. ID nicht nötig; sie kann direkt eingegeben werden.

  5. Geben Sie die benötigten Daten ein und klicken Sie auf Speichern.
    1. Falls kein Speicher-Button angezeigt wird, klicken Sie auf ein anderes Feld oder einen anderen vertikaler Reiter im selben Fenster (z.B. Ref. ID).
      1. Nun wird die Speicher-Option angezeigt.

6.2 Daten importieren

  1. Navigieren Sie zu Zahlungen > Benutzer.
  2. Klicken Sie auf das Werkzeug-Symbol und wählen Sie Konto - Importieren von Excel bzw. Lastschrift - Importieren von Excel oder Ref. ID erzeugen - Importieren von Excel.

  3. Kopieren Sie die Daten in Ihrer Excel-/ CSV-Tabelle (Strg+C) inkl. der Spaltenüberschriften.
  4. Fügen Sie die kopierten Daten in das Eingabefeld des Import-Fensters ein (Strg+V).

  5. Klicken Sie auf Fortfahren.
  6. Spaltenüberschriften, die mit den Bezeichnungen der Parameter in EduPage übereinstimmen, werden automatisch erkannt.
    1. Bei Differenzen müssen die Spaltenüberschriften der kopierten Daten (links) den entsprechenden Parametern in EduPage (rechts) manuell zugeordnet werden.
      1. Ziehen Sie dazu die Spaltenüberschriften per Drag & Drop in das Feld des jeweiligen Parameters.

  7. Wenn alle Spaltenbezeichnungen zugeordnet sind, klicken Sie auf Fortfahren.
  8. Prüfen Sie, ob die importierten Benutzer mit den bestehenden in EduPage verknüpft werden - bei nicht verknüpft sollte 0 stehen (1).
    1. Bei Bankverbindungen gibt es die Option Rückzahlungen immer auf dieses Konto überweisen, bei der per Standard-Einstellung Nein ausgewählt ist (2).
      1. Diese Einstellung kann per Klick auf Nein optional zu Ja verändert werden.
      2. Die Einstellung gilt für alle zu importierenden Nutzer.
      3. Eine nutzerindividuelle Anpassung kann nach dem Import manuell vorgenommen werden.

  9. Klicken Sie auf Fortfahren.
    1. Sie sehen eine tabellarische Übersicht der zu importierenden Daten.
  10. Wenn alle Daten korrekt angezeigt werden, wählen Sie Speichern.

6.3 Ref. IDs generieren lassen

Um Ref. IDs automatisch zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Navigieren Sie zu Zahlungen > Benutzer.
  2. Wählen Sie die Benutzer aus, für die Sie eine Ref. ID erzeugen möchten, indem Sie sie anhaken (1. Spalte).
    1. Sie können auch alle auswählen, indem Sie den Haken in der Überschriftenzeile setzen, und optional einzelne Nutzer von der Auswahl entfernen.
  3. Klicken Sie auf das Werkzeug-Symbol und wählen Sie Ref. ID erzeugen.


7. (Sammel-) Lastschriften erstellen

Wenn die Bankverbindung der Schule sowie Bankverbindung, Ref. ID und entsprechende Lastschriftmandate der der betroffenen Nutzer  im System hinterlegt sind, können Sie (Sammel-) Lastschriften erzeugen und exportieren, die Sie wiederum bei Ihrer Bank einreichen können.
Eine Lastschrift kann in den Formaten SEPA-XML oder SEPA PAIN.008 erstellt werden. Sollten Sie ein anderes Format benötigen, wenden Sie sich bitte an den EduPage-Support.
  1. Navigieren Sie zu Zahlungen > Übersicht der Zahlungen von Benutzern.
  2. Markieren Sie die Nutzer, für die Sie eine Lastschrift generieren möchten.
    1. Nutzen Sie ggf. die Filterfunktionen, um sich bspw. nur die Nutzer mit einem entsprechenden Lastschrift-Mandat / Gläubiger-ID anzeigen zu lassen.
  3. Klicken Sie auf das blaue Bank-Symbol und wählen Sie die betreffende Gläubiger-ID aus.
    1. Gläubiger-IDs werden angezeigt, sobald bei mind. einem Nutzer ein Lastschrift-Mandat mit dieser Gläubiger-ID hinterlegt ist.
    2. Wenn für alle gewählten Nutzer ein Lastschrift-Mandat mit der gewählten Gläubiger-ID hinterlegt ist, öffnet sich direkt die Eingabemaske für die Lastschrift.
    3. Ansonsten haben Sie die Option, Nutzer ohne passendes Lastschrift-Mandat von der Auswahl zu entfernen.
      1. Alternativ können Sie das Fenster schließen, die fehlenden Lastschrift-Daten hinterlegen (falls entsprechende Lastschriftmandate vorhanden sind) und den Vorgang wiederholen.

  4. Wählen Sie das Konto der Schule aus, auf das die Zahlungen eingezogen werden sollen, oder legen Sie ein neues Konto an.
  5. Passen Sie optional den automatisch erstellten Verwendungszweck an.
    1. Über Objekt einfügen können Sie (weitere) Variablen hinzufügen.
  6. Wenn Sie möchten, dass die betroffenen Zahlungen mit der Erstellung der Lastschrift automatisch erstellt, also als geleistete Zahlungen hinterlegt werden, haken Sie die Option Zahlungen in EduPage [...] erstellen [...] an.
    1. Das Datum kann optional angepasst werden.
    2. Wenn Sie diese Option aktivieren, darf die Zahlung nicht mehr importiert werden, da sie sonst doppelt verbucht wird.
  7. Generieren Sie die Lastschrift und exportieren Sie sie.

8. Schuljahreswechsel: Relevante Daten ins neue Schuljahr übertragen

8.1 Zahlungspläne / Überzahlungen & Rückstände / Benutzerdaten übertragen

Wenn Zahler im vorherigen Schuljahr zu viel oder zu wenig bezahlt haben, kann der Überzahlungsbetrag bzw. der Rückstand als (negatives) Startguthaben ins neue Schuljahr übertragen werden.
Alternativ können solche Startguthaben manuell erfasst oder aus Excel / CSV importiert werden; s. dazu Abschnitt 5.1.
Ebenso können Zahlungspläne des alten Schuljahrs sowie diverse Benutzerdaten in das neue Schuljahr übertragen werden.
  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen.
  2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste links auf das Schuljahr und wählen Sie das neue Schuljahr aus.
  3. Öffnen Sie die Zahlungseinstellungen in der oberen Menüleiste und wählen Sie Importieren.

  4. Per Standard-Einstellung sind alle übertragbaren Elemente markiert.

    1. Entfernen Sie die Haken der Elemente, die Sie NICHT ins neue Schuljahr übertragen möchten.
    2. Klicken Sie auf Speichern und bestätigen Sie die Übertragung der gewählten Daten.

8.2 Zahlungen in ein anderes Schuljahr verschieben

Wenn Zahlungen getätigt bzw. erfasst/importiert wurden, die zu einem Zahlungsplan eines anderen Schuljahrs gehören, können Sie diese manuell in ein anderes Schuljahr verschieben.
  1. Navigieren Sie zu Kommunikation > Zahlungen.
  2. Wählen Sie in der oberen Menüleiste links das Schuljahr aus, in dem die Zahlung erfasst / importiert wurde.
  3. Klicken Sie auf Zahlungen in der oberen Menüleiste.
  4. Haken Sie die Zahlungen an, die Sie in ein anderes Schuljahr verschieben möchten.
  5. Klicken Sie auf das Werkzeug-Symbol links oben und wählen Sie die Option Verschieben ins [...] mit dem gewünschten Schuljahr.

  6. Bestätigen Sie die Verschiebung mit OK.


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